Працівниця змінила прізвище: алгоритм дій

Працівниця вийшла заміж і змінила прізвище. Які дії роботодавця? Що має зробити кадровик (внести зміни до трудової книжки, особової картки) та бухгалтер (показати у звітності)?

📖 Детально – у статті Працівниця змінила прізвище: дії кадровика та бухгалтера

Отримання документів від працівниці

• Заява про зміну прізвища.

• Копії документів, що підтверджують зміну прізвища (свідоцтво про шлюб, паспорт з новим прізвищем, реєстраційний номер облікової картки платника податків).

Примітка: бажано отримати підпис працівниці і працівника відділу кадрів на копіях документів.

Завірення отриманих документів

• Порівняти копії документів з оригіналами.
• Поставити відмітку «Згідно з оригіналом», зазначити свою посаду, ініціали та прізвище, підпис та дату засвідчення.
• Зареєструвати заяву у журналі вхідної документації (вхідний номер та дата реєстрації).

Дії відділу кадрів

Трудовий договір:

• Зміни до трудового договору можуть бути внесені окремим додатком. Законодавство не вимагає окремого порядку змін, проте це можна зробити через додаток.

Трудова книжка:

• Якщо трудова книжка зберігається у роботодавця, то необхідно:
  • Закреслити старе прізвище і вписати нове на титульному аркуші та внутрішньому боці обкладинки.
  • Зробити посилання на свідоцтво про шлюб: номер, дата видачі та орган, який видав.
  • Засвідчити підписом керівника або спеціально уповноваженої особи.
• Якщо трудова книжка у працівниці, роботодавець має внести зміни лише за її запитом.

Особова картка:

• У п. 1 розд. I закреслити старе прізвище та вписати нове.
• В графі «Додаткові відомості» зазначити реквізити документа, на підставі якого були внесені зміни.

Особова справа:

• Оновити особовий листок працівниці, титульний аркуш та внутрішній опис особової справи.

Інші облікові документи:

• Внести зміни до табеля обліку робочого часу, графіка відпусток тощо.

Дії щодо військового обліку

Якщо працівниця перебуває на військовому обліку, то слід:

• Повідомити працівницю про необхідність отримати новий військовий квиток з новим прізвищем.
• Внести зміни до списків персонального військового обліку.
• Повідомити ТЦКСП про зміну прізвища працівниці.

Дії бухгалтера

Об’єднана звітність:

• З початку місяця, в якому видано наказ про зміну прізвища, зазначити нове прізвище в додатку Д1 до Об’єднаної звітності.
• Не потрібно коригувати додатки Д1 за попередні періоди.
• У зв’язку зі зміною прізвища запис не вносять до додатку Д5, оскільки такої події не передбачено.
• Внесення змін у додаток 4ДФ не потрібно, оскільки прізвище не є реквізитом.

Зарплата

• Якщо зарплата виплачується безготівковим шляхом, потрібно оновити банківську картку працівниці.