Працівниця змінила прізвище: як показати у звіті з ЄСВ та 4ДФ
Чи треба у додатках Д1, Д5, 4ДФ показувати зміну прізвища працівниці, яка вийшла заміж?
Якщо працівниця змінила прізвище, це вплине на заповнення об’єднаної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ, яку подає роботодавець.
Однак зміни стосуватимуться лише певних додатків, і лише починаючи з місяця, коли оформлено відповідний наказ про зміну облікових і бухгалтерських даних працівниці.
Додаток Д1
У графі 11 додатка Д1, починаючи з місяця видання наказу про внесення змін до особової справи працівниці, потрібно вказувати вже нове прізвище.
Жодних уточнень чи виправлень у попередніх звітних періодах (до моменту зміни) вносити не потрібно.
Тобто, якщо наказ видано у жовтні, то вже в об’єднаній звітності за жовтень у графі 11 буде нове прізвище працівниці.
Додаток Д5
Д5 подають лише за наявності подій у звітному місяці: укладення або розірвання трудового договору, переведення, переміщення працівника тощо.
Зміна прізвища не входить до переліку таких подій, тому вона не відображається у Д5.
Подавати Д5 виключно через зміну прізвища — не потрібно.
Додаток 4ДФ
Додаток 4ДФ не містить реквізиту «Прізвище, ім’я, по батькові» працівника.
Ідентифікація фізичних осіб здійснюється виключно за РНОКПП (реєстраційним номером облікової картки платника податків).
Відповідно, зміна прізвища не впливає на зміст додатку 4ДФ, і жодних змін чи коригувань тут не вимагається.
Висновки для бухгалтера
| Додаток | Потрібна дія при зміні прізвища? | Коментар |
|---|---|---|
| Д1 | ✅ Так | З нового звітного місяця вказуємо нове прізвище в гр. 11 |
| Д5 | ❌ Ні | Не подається, якщо немає інших кадрових змін |
| 4ДФ | ❌ Ні | Прізвище не зазначається — змінювати нічого не потрібно |
