Працівник купив ТМЦ за власні гроші: чи є ПДФО та військовий збір?
Чи оподатковується компенсація працівнику, якщо він купив товари, роботи, послуги за власні кошти для підприємства?
📌 Суть питання
Чи виникає об’єкт оподаткування ПДФО та військовим збором, якщо працівник підприємства придбав товари (роботи, послуги) за власні кошти, а потім отримав компенсацію від роботодавця?
Це актуальне питання для бухгалтерів, оскільки йдеться про визнання витрат, податкові ризики та оформлення підзвітних операцій без авансу.
Як трактує ситуацію податкове та трудове законодавство
🔹 Якщо витрати пов’язані з виконанням трудових обов’язків
На думку ДПС якщо працівник здійснює придбання ТМЦ, робіт чи послуг у межах своїх трудових функцій, то:
- незалежно від того, чи було видано йому кошти під звіт, чи він витратив власні кошти,
- сума, яку роботодавець компенсує працівнику, не вважається доходом для цілей оподаткування.
🔍 Податковий наслідок:
Такі суми не підлягають обкладенню ПДФО і військовим збором,
✅ за умови наявності документів, які підтверджують доцільність і обґрунтованість витрат.
📌 Важливо: ця позиція ґрунтується на тому, що працівник діє в інтересах роботодавця під час виконання своїх посадових обов’язків.
🔸 Якщо витрати не пов’язані з трудовими функціями
Якщо придбання працівником товарів, робіт або послуг не є частиною його трудових обов’язків, тобто:
- він не мав офіційного завдання чи погодження;
- ця діяльність не передбачена посадовою інструкцією або трудовим договором,
то компенсація, отримана ним від підприємства, вважається доходом.
🔍 Податковий наслідок:
- така сума включається до оподатковуваного доходу працівника;
- оподатковується як «інший дохід» за ставками:
- 18 % ПДФО;
- 5 % військового збору.
Як уникнути оподаткування
✅ Внесіть відповідний обов’язок до посадової інструкції
Щоб витрати працівника, здійснені за власні кошти, не обкладалися ПДФО та ВЗ, у посадовій інструкції чи трудовому договорі працівника варто прямо зазначити:
Обов’язок працівника здійснювати придбання необхідних товарів, робіт чи послуг за дорученням роботодавця (у т.ч. за власні кошти з подальшою компенсацією).
Це допоможе:
- чітко довести зв’язок витрат з виконанням трудової функції;
- уникнути спірних ситуацій при перевірках;
- зберегти безоподатковий характер компенсації.
‼️ Також необхідною є наявність підтверджуючих документів на придбані товари, роботи, послуги.
Висновки
- Якщо працівник діє в межах трудових обов’язків, компенсація за витрати не оподатковується.
- Якщо витрати здійснено поза межами трудових функцій, компенсація вважається іншим доходом з оподаткуванням ПДФО та ВЗ.
- Найкращий спосіб убезпечити компенсації — включити відповідний пункт у посадову інструкцію або видати письмове доручення.
