Працівник-новачок: як оплатити відрядження

Відрядження: оплатні гарантії

Працівникам, які направлені у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до вимог ч. 4 ст. 121 КЗпП*.

* Виняток — держслужбовці. На період відрядження за такими працівниками зберігається звичайна зарплата (ч. 5 ст. 42 Закону України від 10.12.2015 № 889-VІІІ).

А саме: оплату праці відрядженого працівника здійснюють відповідно до умов, визначених у трудовому або колективному договорі, але не нижче середнього заробітку.

Щоб виконати ці вимоги, доведеться зробити три кроки:

1) розрахувати денний заробіток працівника;

2) розрахувати його середньоденний заробіток;

3) порівняти ці два показники і оплатити час відрядження виходячи з найбільшого.

Як саме розрахувати ці показники, тим паче для працівника-новачка, розкажемо далі.

Денний заробіток

Денний заробіток (ЗПден) визначають за формулою:

ЗПден = ЗПміс : РД,

де ЗПміс — зарплата, яку працівник отримає у місяці перебування у відрядженні;

РД — робочі дні за графіком роботи працівника в місяці, на який припало відрядження.

Але слід врахувати такі нюанси.

1. До розрахунку денного заробітку включають усі елементи зарплати, які працівник отримає згідно з умовами трудового або колективного договору у місяці перебування у відрядженні. Сюди входять, зокрема, оклад, доплати, надбавки, премії, які не носять разового характеру, суми індексації тощо (лист Мінсоцполітики від 26.04.2013 № 478/13/84-13).

Відповідно разові виплати (матдопомога, премії, що мають разовий характер, тощо) та виплати, розраховані виходячи з середнього заробітку (відпускні, лікарняні тощо), до денного заробітку не враховуються.

2. Денний заробіток визначають виходячи із припущення, що працівник повністю відпрацював весь місяць. Навіть якщо протягом такого місяця працівник хворів, був у відрядженні, відпустці тощо.

3. Окремого порядку включення премій у розрахунок денного заробітку немає. Тому всі премії (як щомісячні, так і квартальні, піврічні тощо) враховують:

— у заробітку того місяця, в якому вони нараховуються відповідно до умов трудового договору та положення про преміювання;

— у повній сумі (без пропорційного розподілу між місяцями).

4. Якщо відрядження припадає на два і більше місяців («перехідне» відрядження), то денний заробіток розраховують окремо за кожен місяць, на який припадає відрядження (лист Мінсоцполітики від 11.11.2016 № 1564/13/84-16).

Переходимо до наступного показника.

Середньоденний заробіток

Середньоденний заробіток розраховують відповідно до вимог Порядку № 100*. У загальному випадку виходячи з виплат за останні 2 календарні місяці (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю, в якому працівник був направлений у відрядження.

* Порядок обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 № 100.

При цьому премії враховуються при обчисленні середньої зарплати за спеціальними правилами*, а саме:

— такі виплати враховуються в заробіток періоду, який відповідає кількості місяців, за які вони нараховані, починаючи з місяця, в якому вони нараховані;

— якщо період, за який нараховано премію, відпрацьовано частково, під час обчислення середньої заробітної плати враховується сума у розмірі не більше фактично нарахованої суми премії.

* Подробиці у статті «Відрядження і премія: рахуємо середню за два місяці» // «Оплата праці», 2023, № 10.

Проте у ситуації, що розглядається, у працівника відсутній розрахунковий період. Оскільки чоловіка було прийнято на роботу у липні 2023 року (01.07.2023) і в тому ж місяці направлено у відрядження (29.07.2023).

У такому разі розрахунок середньоденної зарплати проводять виходячи з установленого працівнику в трудовому договорі посадового окладу, тарифної ставки (абз. 3 — 5 п. 4 Порядку № 100).

Увага! Якщо розмір посадового окладу є меншим від мінзарплати, середня заробітна плата розраховується з розміру МЗП, установленого на час проведення розрахунку.

Для розрахунку використовують формулу:

СЗП = ПО (МЗП) х 2 : РД,

де ПО — посадовий оклад працівника. Але якщо посадовий оклад менший за МЗП, то беруть розмір МЗП. Зауважте, розмір нарахованої працівнику щомісячної премії в цьому випадку враховувати не потрібно;

2 — кількість місяців умовного розрахункового періоду (останні 2 календарних місяці, що передують місяцю, у якому працівника направлено у відрядження);

РД — кількість робочих днів в умовному розрахунковому періоді відповідно до графіка роботи працівника.

Після того як обидва показники (денна виплата і середньоденна зарплата) визначені, залишається тільки їх порівняти й оплатити дні відрядження.

Розберемо, як це працює, на прикладі.

Приклад

Працівник прийнятий на роботу 01.07.2023. Посадовий оклад — 15000 грн. Щомісячна премія (нараховується місяць у місяць) — 2000 грн. З 24 по 26 липня 2023 року працівник був у відрядженні. Як оплатити дні службової поїздки?

Для оплати відрядження нашому працівнику визначимо його денний заробіток та середньоденну зарплату.

При розрахунку денного заробітку пам’ятаємо, що до нього включають усі елементи зарплати, які працівник отримає згідно з умовами трудового договору у місяці перебування у відрядженні. При цьому виходимо із припущення, що працівник повністю відпрацював весь такий місяць.

Тому денний заробіток працівника становитиме:

(15000 + 2000) : 23 = 739,13 грн,

де 15000 — посадовий оклад працівника;

2000 — щомісячна премія, нарахована за липень 2023 року;

23 — кількість робочих днів у липні 2023 року за графіком роботи працівника.

Щодо середньоденного заробітку, то цей показник розраховуємо виходячи з посадового окладу працівника (оскільки він більший за МЗП — 6700 грн). А все тому, що у чоловіка немає розрахункового періоду (він прийнятий на роботу та направлений у відрядження в одному місяці). Зауважте, суму щомісячної премії, що буде нарахована працівнику за липень 2023 року, тут не враховуємо.

Середньоденний заробіток дорівнює:

15000 × 2 : 43 = 697,67 грн,

де 43 — кількість робочих днів в умовному розрахунковому періоді (червень — липень 2023 року) відповідно до графіка роботи працівника.

Денний заробіток (739,13 грн) виявився більшим за середньоденний (697,67 грн), тому дні відрядження слід оплатити виходячи саме з денного заробітку.

Тобто за дні відрядження потрібно нарахувати:

739,13 × 3 = 2217,39 грн,

де 3 — кількість робочих днів тижня, що припадають на період відрядження (24.07.2023 — 26.07.2023).

Висновки

• Для оплати праці відрядженому працівнику потрібно: (1) розрахувати його денний та середньоденний заробіток, (2) порівняти ці два показники та (3) оплатити час відрядження виходячи з найбільшого.
• До розрахунку денного заробітку включають усі елементи зарплати, які працівник отримає згідно з умовами трудового або колективного договору у місяці перебування у відрядженні виходячи із припущення, що він повністю відпрацював весь такий місяць.
• Премії у розрахунок денного заробітку враховують у заробіток того місяця, в якому вони нараховуються, та у повній сумі (без пропорційного розподілу між місяцями).
• Оскільки у працівника-новачка відсутній розрахунковий період, розрахунок середньоденної зарплати проводять виходячи з установленого йому в трудовому договорі посадового окладу або МЗП (залежно від того, який показник вищий) без урахування премії.