Працівник замінив паспорт-книжечку на ID-картку

Працівник замінює паспорт-книжечку на ID-картку. Які дії роботодавця? Він має своєчасно відреагувати й внести зміни до кадрової документації.

Така зміна є юридично значимою, адже паспортні дані використовуються в багатьох документах, пов’язаних з оформленням трудових відносин. Щоб уникнути помилок і забезпечити коректне ведення облікових документів, варто дотримуватися чіткого алгоритму.

Дії працівника

Законодавством не встановлено строку, протягом якого працівник зобов’язаний повідомити роботодавця про зміну паспорта.

Проте стаття 29 КЗпП покладає на працівника обов’язок надавати достовірну інформацію про себе. Тому після отримання ID-картки він повинен якнайшвидше письмово поінформувати роботодавця, додавши до заяви копію нового документа, що посвідчує особу.

Дії роботодавця — покроково

1️⃣ Прийміть заяву від працівника
Заява має бути короткою, наприклад: «Прошу внести зміни до моїх персональних даних у зв’язку з заміною паспорта на ID-картку». До неї додається копія ID-картки (з обох сторін), а також витяг з реєстру, якщо це потрібно для ідентифікації місця реєстрації.

Зразки заповнення та бланки документів є у статті 👉 Працівник змінив паспорт-книжечку на ID-картку: заява та наказ

2️⃣ Видайте наказ
На підставі заяви і копій документів оформлюється наказ про внесення змін до облікових документів працівника. Важливо:

• наказ оформлюється датою подання заяви, навіть якщо паспорт замінено раніше;
• у тексті наказу варто вказати причину зміни, старі та нові дані.

3️⃣ Внесіть зміни до кадрових документів
Після видання наказу відповідальна особа має оновити:

• особову картку (форма П-2);
• табелі, реєстри, внутрішні облікові бази;
• інші документи, де використовувалися паспортні дані працівника (наприклад, особові справи або реєстри інструктажів).

На що ще звернути увагу?

• Місце реєстрації у ID-картці не вказується. Якщо ця інформація потрібна, працівник має надати окремо витяг з реєстру територіальної громади.
• Зміна паспорта не впливає на трудовий договір, тому укладати новий не потрібно.
• Не забувайте зберігати копії нових документів у належному порядку відповідно до Переліку типових документів (Наказ Мін’юсту № 578/5).