Працівник замінює директора

Коли працівник виконує обов’язки директора на період його відсутності, то зазвичай оформлюють тимчасове заступництво.

Умови тимчасового заступництва

Єдиним документом, що регламентує тимчасове заступництво, залишається Роз’яснення Держкомпраці та Секретаріату ВЦРПС «Про порядок оплати тимчасового заступництва» від 29.12.65 № 30/39. Попри те, що він був прийнятий ще за радянських часів, його окремі положення продовжують діяти в межах чинного законодавства України (відповідно до постанови ВРУ від 12.09.91 № 1545-ХІІ та роз’яснень Мінекономіки у листі від 14.08.2020 № 3512-06/50540-01).

Тимчасове заступництво можливе за умови, що:

• Працівник виконує службові обов’язки тимчасово відсутнього колеги зі звільненням від власних основних обов’язків (це не є переведенням, адже формально він залишається на своїй посаді) (абз. 1 п. 1 Роз’яснення № 30/39);
• Виконувані обов’язки належать до більш відповідальної посади (лист Мінсоцполітики від 21.07.2011 № 590/13/84-11);
• Тимчасове заступництво викликане виробничою необхідністю;
• Працівник, який виконує обов’язки тимчасового заступника, не є штатним заступником або помічником тимчасово відсутнього працівника (лист Мінсоцполітики від 27.01.2015 № 73/13/84-15).

Працівник, призначений тимчасовим заступником, не поєднує власні обов’язки з обов’язками тимчасово відсутнього колеги, а виконує виключно функції заступництва. Водночас його основна посада зберігається.

❗ Не вважається тимчасовим заступництвом ситуація, коли працівник виконує обов’язки за вакантною посадою. Виняток становлять випадки, коли для офіційного призначення на посаду потрібна згода вищого органу. Проте затвердження на посаді в цьому разі не може перевищувати двох місяців (лист Мінсоцполітики від 19.04.2011 № 126/06/186-11).

Оформлення

Призначення працівника на тимчасове виконання обов’язків оформлюється наказом (розпорядженням) керівника. Працівник має бути ознайомлений з наказом під підпис (абз. 2 п. 1 Роз’яснення № 30/39).

У наказі зазвичай зазначають:

• Посаду, на яку призначають тимчасового заступника;
• Строк заступництва (передбачену тривалість виконання обов’язків);
• Умову звільнення працівника від виконання основних обов’язків на період заступництва;
• Порядок оплати тимчасового заступництва.

⚠️ Без згоди працівника примушувати його виконувати обов’язки за іншою посадою не можна. Оптимальним рішенням буде подання ним заяви про згоду на виконання обов’язків на період заступництва.

Важливо: дані про тимчасове заступництво не вносяться до особової картки працівника та табеля обліку робочого часу.

Оплата праці

Працівнику, який тимчасово виконує обов’язки за іншою посадою, виплачується різниця між його посадовим окладом та окладом працівника, якого він замінює (абз. 2 п. 1 Роз’яснення № 30/39).

Щодо доплат і надбавок у документі немає чітких вказівок, проте, оскільки працівник залишається на своїй основній посаді, його надбавки та доплати мають зберігатися в повному обсязі. Це підтверджено і у листі Мінсоцполітики від 21.07.2011 № 590/13/84-11.

Також працівник може отримувати премії відповідно до умов і розмірів, передбачених для посади тимчасово відсутнього працівника. Премія нараховується на посадовий оклад заступника та на різницю в окладах (абз. 3 п.п. «б» п. 1 Роз’яснення № 30/39).

Облік робочого часу

У табелі обліку використання робочого часу фіксується час роботи працівника на посаді, яку він заміщує відповідно до графіка роботи за цією посадою.

Дані про заступництво (замісництво) до особової картки № П-2 не вносимо.

У трудовій книжці нічого не заповнюємо.