Працівника мобілізували під час відрядження

Мобілізація під час відрядження: дії бухгалтера та кадровика, як оформити та оподаткувати, як подати звіт у 2025 році

Що робити?

Якщо працівник під час службової поїздки отримав повістку від ТЦКСП (особливо — бойову повістку), то продовження відрядження стає неможливим. У такому випадку роботодавець повинен відкликати працівника з відрядження.

Це не скасування поїздки, оскільки працівник вже виїхав і поніс витрати. Йдеться саме про відкликання — тобто дострокове припинення відрядження через непередбачувані обставини.

Які документи потрібно оформити?

1. Наказ про відкликання з відрядження

Підстави:

• доповідна записка працівника або його керівника;
• документи про мобілізацію (копія військового квитка з записом, контракт, витяг із наказу, довідка з військової частини).

📑 Відкликання з відрядження через мобілізацію: приклад наказу

2. Наказ про увільнення від роботи у зв’язку з мобілізацією

Після відкликання необхідно видати окремий наказ про увільнення працівника відповідно до законодавства про військову службу.

📝 Увільнення у зв’язку з мобілізацією: правила + приклад наказу

Витрати у відрядженні: чи компенсуються?

Так, якщо оформлено наказ про відрядження + наказ про відкликання, то:

• добові та інші витрати (проїзд, проживання) відшкодовуються у звичайному порядку;
• оплата праці за дні до дня мобілізації зберігається.

➡️ Таку позицію підтверджує лист Мінфіну від 14.05.2015 № 31-08030-16-10/15972.

Авансовий звіт

Працівник зобов’язаний подати:

1. Звіт про використання коштів, виданих на відрядження (форма Звіт про підзвітні кошти).
2. Оригінали підтвердних документів (квитки, рахунки, чеки тощо).
3. Повернути залишок коштів, якщо не всі витрати підтверджено.

📌 Інструкція № 59 не містить винятків щодо звітності при мобілізації. Тому вимоги зберігаються.

Якщо залишок підзвітних коштів не повернуто?

У такому разі:

Податковий наслідок	Норма
Включення неповерненого залишку до загального місячного (річного) доходу	п. 164.1 ПКУ
Обкладення ПДФО (18 %) з урахуванням «натурального» коефіцієнта	п. 164.5 ПКУ (коефіцієнт 1,219512)
Обкладення військовим збором (5 %) без коефіцієнта	п. 161 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ

👉 ПДФО і ВЗ утримуються із зарплати мобілізованого у тому ж або наступних місяцях до повного погашення.

Висновки

Питання	Відповідь
Чи компенсуються витрати працівника у разі мобілізації?	✅ Так, за умови відкликання з відрядження
Чи потрібно подавати звіт і повертати залишок коштів?	✅ Так, обов’язково
Що буде, якщо залишок не повернути?	⚠️ Сума включається до оподатковуваного доходу
Як оподатковується неповернута сума?	ПДФО 18 % (з коефіцієнтом), ВЗ 5 %
Чи потрібно видавати окремий наказ про увільнення у зв’язку з мобілізацією?	✅ Так, це обов’язково