Правила оформлення первинних, організаційно-розпорядчих документів підприємства

Згідно з Законом України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” та Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, первинні документи представляють собою документи, що містять інформацію про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення.

Значення первинних документів для обліку на підприємстві є критичним, оскільки вони становлять основу для формування бухгалтерських записів. Важливо дотримуватись правил оформлення первинних документів та забезпечувати їх належне зберігання.

Оформлення первинних документів передбачає наявність обов’язкових реквізитів, які забезпечують ідентифікацію та відображення всієї необхідної інформації про господарську операцію. Недотримання правил оформлення може призвести до помилок у бухгалтерському обліку та звітності.

Організаційно-розпорядчі документи підприємства включають різноманітні документи, пов’язані з внутрішнім управлінням, плануванням, керуванням ресурсами, укладенням договорів, затвердженням рішень, інструкціями та положеннями. Важливо, щоб організаційно-розпорядчі документи були оформлені чітко, акуратно та містили всю необхідну інформацію.

Підприємства повинні дотримуватись правил зберігання документів, зокрема первинних та організаційно-розпорядчих, згідно з вимогами законодавства. Важливо встановити систему архівного зберігання, щоб забезпечити доступність та збереженість документів протягом необхідного строку.

Дотримання правил оформлення та зберігання документів сприяє забезпеченню ефективного обліку та контролю на підприємстві і допомагає уникнути можливих проблем при перевірках та аудиті.

Первинні документи в електронній формі

Статус та юридичну силу первинного документа в електронній формі визначає ст. 8 Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг”. Згідно з цим законом, юридична сила та допустимість первинного електронного документа не можуть бути заперечені лише через те, що він має електронну форму. Таким чином, електронні документи належним чином оформлені та збережені мають таку ж силу для бухгалтерського обліку господарських операцій, як і традиційні паперові документи.

Підприємства мають право самостійно обирати форму бухгалтерського обліку, включаючи систему регістрів обліку, порядок та спосіб реєстрації та узагальнення інформації в них. Відповідно до Закону про бухгалтерський облік, підприємства також мають затвердити правила документообігу, включаючи правила оформлення первинних документів, які складаються в електронній формі.

Первинні документи, які були складені в електронній формі, мають такий же статус, як і традиційні паперові документи, якщо вони відповідають вимогам законодавства про електронні документи та електронний документообіг. Для забезпечення їх правильності та законності, електронні первинні документи повинні містити обов’язкові реквізити, такі як назва документа, дата складання, назва підприємства, зміст та обсяг господарської операції, посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та інші необхідні дані для ідентифікації.

Організаційно-розпорядчі документи: поняття, організація документообігу

Крім первинних документів, підприємства також створюють та використовують управлінську (службову) документацію, яку іноді називають організаційно-розпорядчою документацією. Ця документація використовується для забезпечення управлінських функцій та виконання організаційних та розпорядчих завдань.

Організаційно-розпорядчі документи є підсистемою управлінської документації, яка включає в себе документи, необхідні для виконання організаційних та керівництва функцій на підприємстві. Вони включають різноманітні документи, пов’язані з плануванням, здійсненням розпорядчих заходів, затвердженням рішень, інструкціями та положеннями.

Забезпечення належного документообігу та збереження організаційно-розпорядчих документів допомагає забезпечити ефективне управління та контроль на підприємстві, зберегти документальні дані та інформацію, необхідну для прийняття рішень і реалізації ділових процесів.

Зауважимо, що існує детальна класифікація управлінської документації, яка наведена в Класифікаторі управлінської документації НК 010:2021, затвердженому Мінекономіки України. Цей класифікатор встановлює систему класифікації управлінської документації та містить коди різних видів документів, які використовуються для створення управлінських документів уніфікованих форм (бланків).

КУД НК 010:2021 застосовуються всіма юридичними особами незалежно від їх організаційно-правової форми та форми власності.

Організаційно-розпорядчі документи мають свій код в УСД (Класифікатор управлінської документації), який є одним з багатьох кодів, визначених для різних видів документації. Організаційно-розпорядча документація має код 01, а далі йдуть інші коди для інших видів документів.

У більшості підприємств, окрім бухгалтерів, спеціально підібрані працівники займаються діловодством, тобто створенням службових документів, які містять управлінську інформацію. Такі працівники відповідають за правильне документування та організацію управлінської інформації на підприємстві. Це важлива функція, оскільки правильна документація забезпечує ефективне управління та контроль на підприємстві. Тому також бухгалтерам слід ознайомитися з основними вимогами щодо створення організаційно-розпорядчих документів, оскільки вони також можуть зіштовхуватися з такими видами документів у своїй роботі.

Згідно з ДСТУ 2732:2004, організація роботи зі службовими документами включає такі процеси: приймання, реєстрування, огляд документів, опрацювання та надсилання вихідних документів, контроль виконання документів, а також складання номенклатур документів. Документообіг службових документів охоплює рух цих документів в межах установи (підприємства) від дати їх створення або одержання до дати завершення виконання або надсилання. Юридична сила службового документа визначає його здатність здійснювати правове регулювання та управлінські функції на підставі чинного законодавства (п. 3.12).

Звертаємо увагу на Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів (Збірник № 7), який затверджений Нормативно-методичною комісією Укрдержархіву. Він містить стандартизовані форми найпоширеніших організаційно-розпорядчих документів, які створюються на підприємствах, установах, організаціях та інших юридичних осіб незалежно від форм власності. Збірник надає також пояснення щодо заповнення цих уніфікованих форм.

Оформлення організаційно-розпорядчих документів регулюється ДСТУ 4163:2020 “Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів”. Цей стандарт визначає структуру та зміст постійної інформації реквізитів для організаційно-розпорядчих документів незалежно від їх носія (паперовий або електронний). Зокрема, зазначено, що документи мають бути складені державною мовою, за винятком випадків, передбачених законодавством про мови в Україні. Документи, які адресовані державним органам, повинні бути написані лише українською мовою.

Міністерство юстиції розповідало про 10 новел вимог до оформлення документів. Щоб дізнатися, як оформлювати реквізити документів згідно з ДСТУ 4163:2020, можна скористатися посиланням, що наведено вище.

Також Міністерство фінансів у своєму листі від 22.09.2021 р. № 41020-07/К-64/1/2109 звернуло увагу на те, що для бухгалтерського обліку господарських операцій необхідно дотримуватися вимог до оформлення первинних документів, встановлених Законом про бухоблік та Положенням № 88. Цим підкреслено, що законодавством не передбачено прямого обов’язку застосовувати ДСТУ 4163:2020 при складанні первинних документів для бухгалтерського обліку.

Варто відзначити, що з назви ДСТУ 4163:2020 випливає сфера його застосування – це організаційно-розпорядча документація (код 01 за Класифікатором управлінської документації НК 010:2021).