Придбання ТМЦ підзвітною особою: бухоблік, прибуток, ПДВ

Розглянемо, як правильно відобразити в бухобліку придбання томарно-матеріальних цінностей підзвітною особою. Та як це показати в податковому обліку + ПДВ.

Бухгалтерський облік

За правилами бухобліку, авансовий звіт, поданий працівником (або інший документ, розроблений підприємством для необов’язкових випадків), стає підставою для відображення операцій у бухгалтерському обліку після того, як його затвердить керівник підприємства.

Затвердження звіту підтверджує доцільність та обґрунтованість витрат, понесених працівником.

При цьому, якщо працівник придбав товари чи послуги для потреб підприємства (включаючи використання власних коштів у відрядженні), авансовий звіт обов’язково подається за формою, затвердженою Наказом Мінфіну № 841 (див. консультацію з категорії 109.14 ЗІР ДПС).

Ключова умова відшкодування витрат — наявність підтвердних документів, які надаються разом із звітом після завершення операції (наприклад, витрат на відрядження або виконання доручення).

Дата відображення підзвітних придбань у бухобліку

• Підзвітні придбання зазвичай відображаються у бухобліку на дату затвердження авансового звіту.
• До моменту затвердження звіту підприємство не має підстав для визнання витрат, оскільки немає документального підтвердження факту придбання активів чи послуг.

Податок на прибуток

У податковому обліку витрати на підзвітні придбання враховуються у формуванні бухгалтерського фінансового результату, що є базою для обчислення податку на прибуток.

Спеціальних різниць щодо підзвітних витрат ПКУ не передбачає. Тому ці витрати враховуються у фінрезультаті в загальному порядку.

Податок на додану вартість (ПДВ)

Умови для податкового кредиту (ПК) з ПДВ

Вхідний ПДВ за підзвітними придбаннями можна включити до податкового кредиту при дотриманні таких умов:

1. Наявність зареєстрованої податкової накладної (ПН) або її замінника (пп. 198.6, 201.11 ПКУ).
2. ПН має бути виписана на підприємство-покупця.

Рекомендації податківців:

Податковий кредит радять відображати на дату подання авансового звіту працівником (консультація з категорії 101.13 ЗІР ДПС), оскільки зазвичай товари або послуги разом із первинними документами надходять на підприємство одночасно зі звітом.

Нестандартні випадки:

• Якщо товари та первинка надходять раніше, ніж авансовий звіт, і ПН уже зареєстрована, підприємство може визнати ПК.
• У деяких випадках податківці дозволяли визнавати ПК навіть до отримання товарів (наприклад, коли товари в дорозі; див. лист ГУ ДФС у м. Києві від 11.05.2018 № 2094/ІПК/26-15-12-01-18).

Застереження:

• Відображати ПК до подання авансового звіту не рекомендується без отримання індивідуальної податкової консультації (ІПК).

Податковий кредит при оплаті корпоративною карткою

ПК можна визнати на дату здійснення оплати з корпоративної платіжної картки, тобто за першою подією — списанням коштів із рахунку платника (п. 198.2 ПКУ).

ВИСНОВКИ

1. Бухгалтерський облік: Витрати за підзвітними придбаннями визнаються після затвердження авансового звіту та отримання підтвердних документів.
2. Податок на прибуток: Підзвітні витрати враховуються у фінансовому результаті без спеціальних коригувань.
3. ПДВ: Податковий кредит відображається за наявності ПН, зазвичай на дату подання авансового звіту.