Прибутковий касовий ордер: заповнюємо правильно на прикладі

Прибутковий касовий ордер, він же ПКО – це важливий первинний документ. Ним оформляють прийняття готівки в касу. Які особливості потрібно враховувати під час заповнення, розповімо і покажемо.

Типова форма ПКО

Типову форму ПКО № КО-1 регламентує додаток 2 до Положення про ведення касових операцій у національній валюті, затвердженого постановою НБУ від 29.12.2017 № 148 ( далі – Положення № 148). ПКО є первинним документом, що використовується для фіксації надходження готівки в касу.

Основні реквізити

У рядку “Найменування підприємства/установи/організації” зазначається назва підприємства, яке отримує гроші, з обов’язковим зазначенням коду в ЄДРПОУ.

У рядку “Прибутковий касовий ордер № ___” вписується номер документа, а в наступному рядку – дата його складання.

Ці реквізити повинні збігатися з даними Журналу реєстрації касових документів (форма № КО-3). Нумерація ПКО може бути наскрізною або починатися з “1” кожного місяця(лист НБУ № 50-0007/32822 від 14.06.2018).

Таблиця ПКО

Табличну частину заповнюємо таким чином:

• Графа 1 (“№ з/п”): зазначаємо номер запису (наприклад, “1”).
• Графа 2: зазначається номер рахунка, який кореспондує з дебетом субрахунку 301 “Готівка в національній валюті” (наприклад, 311, 308 або 361).
• Графа 3: вноситься код аналітичного рахунку, якщо підприємство веде аналітичний облік.
• Графа 4: фіксується сума готівки цифрами.
• Графа 5: зазначається код цільового призначення (за наявності).
• Графа 6: заповнюється примітками (за потреби).

Інші реквізити

У рядку “Прийнято від” зазначаємо інформацію про особу або організацію, від якої надійшли гроші.

У рядку “Підстава” зазначається причина внесення грошей, наприклад, “повернення підзвітних коштів”.

У рядку “Сума” прописом записується отримана сума.

У рядку “Додатки” перелічуються документи, які додаються до ПКО (наприклад, накладні або рахунки).

У квитанції до ПКО дублюються відповідні реквізити.

Підписання документа

ПКО підписується головним бухгалтером і касиром.

Печатка на ПКО

Чи обов’язкова печатка на прибутковому касовому ордері? Наявність печатки не є обов’язковою згідно зі ст. ⁵⁸¹ Господарського кодексу України. Якщо печатка використовується, вона ставиться на корінці ПКО.

Відповідальність за помилки в ПКО

Згідно з консультацією з категорії 109.19 ЗІР ДПС і Положенням № 148, відповідальність за помилки в касових ордерах чинним законодавством не передбачена.

Хоча ст. 163¹⁵ КУпАП встановлює відповідальність за порушення правил готівкових розрахунків, включно з перевищенням граничних сум. Оскільки касові ордери не підпадають під цю норму, адміністративна відповідальність за їх помилки не застосовується.

Приклад. Отримуємо готівку з банку за чеком

При заповненні прибуткового касового ордера (ПКО) для отримання готівки з банку за чеком у графі 2 таблиці зазначається кореспондуючий субрахунок 311. Реквізит “Прийнято від” у цьому випадку не заповнюється відповідно до п. 32 Положення № 148.

У реквізиті “Підстава” зазначається, наприклад: “Отримано з УКБ “Ультрабанк” за чеком № 78 на виплату заробітної плати”.

Реквізит “Додаток” також не заповнюється, оскільки додаткових документів у цьому випадку немає: чек подається до банку, а його корінець залишається в чековій книжці.

Якщо гроші отримуються за допомогою картки “Ключ до рахунку”, то ПКО заповнюємо аналогічно. У реквізиті “Додаток” у цьому випадку зазначаються дані квитанції або чека банкомата.

Приклад заповнення ПКО в разі отримання готівки за чеком для виплати зарплати наведено на рис. нижче.

Рис. Приклад заповнення прибуткового касового ордера в разі отримання готівки за чеком для виплати зарплати