Призначаємо лікарняні-2023: хто замінить комісію із соцстрахування

* Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV.

Хто ж як не він?

До 01.01.2023 у ст. 30 Закону про соцстрахування було чітко заначено, що рішення про призначення матзабезпечення приймається комісією (уповноваженим) із соціального страхування.

Проте у новій редакції ст. 30 Закону про соцстрахування згадки про комісію (уповноваженого) із соцстрахування вже немає. Однак у ч. 3 ст. 22 цього документа вказано, що рішення про призначення страхової виплати приймається страхувальником або уповноваженими ним особами.

Отже, починаючи з 01.01.2023 саме страхувальник або уповноважені ним особи:

— здійснюють контроль за правильністю нарахування і своєчасністю здійснення страхових виплат;

— приймають рішення про відмову в призначенні або припинення страхових виплат (повністю або частково);

— розглядають підстави і правильність видачі документів, які є підставою для надання страхових виплат.

Що це означає? Що з 01.01.2023 комісія (уповноважений) із соцстрахування вже не потрібна. А отже, її (його) повноваження слід припинити (відповідним наказом (розпорядженням)).

З цієї дати рішення про призначення страхових виплат приймає:

— або сам керівник підприємства (фізособа-підприємець);

— або уповноважена ним особа;

— або комісія із уповноважених ним осіб.

Як це оформити документально? Розберемо далі.

Виплати призначає сам керівник

Якщо рішення про призначення допомоги по тимчасовій втраті працездатності, по вагітності та пологах, допомоги на поховання прийматиме сам керівник підприємства, то достатньо оформити таке рішення відповідним наказом (розпорядженням) (див. рис. 1).

Частину «начинки» цього наказу можна запозичити у старій формі протоколу комісії із соціального страхування…

1. Якщо призначаємо допомогу по тимчасовій непрацездатності, вагітності та пологах, то в наказі зазначається така інформація:

— П. І. Б. застрахованої особи (застрахованих осіб), якій (яким) призначаються страхові виплати;

— номер страхового свідоцтва;

— номер е-лікарняного (або номер і серію паперового листка непрацездатності), на підставі якого призначаються страхові виплати;

— причину непрацездатності;

— чи це первинний лікарняний лист, чи продовження;

— період непрацездатності;

— кількість днів, що підлягають оплаті (у тому числі за рахунок ПФУ);

— розмір допомоги (%).

2. Якщо призначаємо допомогу на поховання, то в наказі потрібно вказати:

— П. І. Б. застрахованої особи (застрахованих осіб), якій (яким) призначаються страхові виплати;

— номер страхового свідоцтва;

— документ, на підставі якого призначаються страхові виплати;

— розмір допомоги.

3. У разі відмови в призначенні допомоги по тимчасовій непрацездатності потрібно вказати:

— П. І. Б. застрахованої особи (застрахованих осіб);

— номер страхового свідоцтва;

— номер е-лікарняного (або номер і серію паперового листка непрацездатності);

— період непрацездатності;

— кількість днів, що НЕ підлягають оплаті;

— причину відмови в призначенні виплат.

Рис. 1. Приклад наказу про призначення страхових виплат

До наказу додаються документи, на підставі яких було ухвалено рішення про призначення лікарняних (декретних) або про відмову у призначенні таких виплат. Зокрема:

— оригінал лікарняного листа, якщо його видано у паперовій формі;

— роздрукований е-лікарняний (якщо внутрішніми документами підприємства передбачено їх друкування);

— інші документи (для сумісника — довідка про середню зарплату з основного місця роботи, для пільговиків — документи, що підтверджують право на пільги тощо).

На підставі цього документа бухгалтерія розраховує «непрацездатну» середню та нараховує лікарняні виплати (за перші 5 днів хвороби + допомогу за рахунок ПФУ) працівникам.

Зауважте: складати якісь додаткові документи щодо призначення керівника відповідальним за призначення страхових виплат не потрібно.

Призначаємо уповноважених

Уповноважених осіб з питань призначення страхових виплат призначає керівник підприємства. І це може бути:

— або одна уповноважена особа (за наявності відокремлених підпрозділів — декілька уповноважених осіб);

— або комісія з призначення страхових виплат.

Зауважте, що кількість уповноважених осіб визначає сам керівник підприємства (законодавством вже не встановлено вимог щодо кількості уповноважених осіб залежно від чисельності працівників).

Також керівник приймає рішення, на кого саме буде покладено такі повноваження.

Звісно, такі обов’язки не передбачені трудовим договором, адже це нововведення запрацювало нещодавно. Тому при призначенні уповноважених осіб варто отримати їх згоду на виконання цих функцій. Або ж ввести зміни до посадових інструкцій і у встановленому порядку ознайомити працівників із ними.

Звичайно, для такої роботи доцільно обирати працівників, які розуміються на порядку та умовах призначення страхових виплат (бухгалтери, кадровики тощо). А головою комісії призначити, наприклад, можна самого керівника підприємства.

Якщо на підприємстві буде призначена лише одна уповноважена особа з питань призначення страхових виплат, то таке призначення керівнику слід оформити відповідним наказом (розпорядженням) (див. рис. 2).

Рис. 2. Приклад наказу про призначення уповноваженої особи з питань призначення страхових виплат

В той же час якщо мова йде про комісію із уповноважених осіб, то в такому разі доречно:

— не тільки оформити наказ про створення комісії з уповноважених осіб з питань призначення страхових виплат (див. рис. 3);

— а ще й розробити Положення про комісію з уповноважених осіб з питань призначення страхових виплат (далі — Положення) та затвердити цей документ відповідним наказом (розпорядженням) керівника.

Зверніть увагу, що при створенні комісії із уповноважених осіб та розробці Положення вже не потрібно дотримуватися вимог, які раніше були встановлені для комісії із соцстрахування.

Тобто не обов’язково:

— делегувати до членів комісії у рівній кількості представників від роботодавця та від працівників;

— вимагати від членів комісії брати участь у її засіданнях особисто без права передачі своїх повноважень іншим посадовим особам.

Натомість нарешті можна передбачити можливість проведення засідань онлайн, прописати порядок обміну документами про призначення страхових виплат та оформлення рішення протоколом в електронному вигляді з правом підпису КЕП;

— прописувати у Положенні всі ті функції, що передбачалися для комісії із соцстрахування у Положенні № 13*. Наприклад, тепер можна забути про ведення обліку осіб, які часто і довго хворіють, а також осіб, які отримали листки непрацездатності у зв’язку з невиробничими травмами, про контроль за правильністю нарахування та своєчасністю виплати матзабезпечення застрахованим особам тощо.

* Положення про комісію (уповноваженого) із страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, затверджене постановою правління ФСС від 19.07.2018 № 13.

Водночас не забувайте, що комісія повинна керуватися у своїй діяльності нормами Закону про соцстрахування (дотримуватися строків та порядку призначення або відмови у призначенні страхових виплат тощо). Тут послаблень немає.

Рис. 3. Приклад наказу про створення комісії з призначення страхових виплат

Рішення щодо призначення (відмову у призначенні) страхових виплат комісія з уповноважених осіб (уповноважена особа) оформлює або протоколом, або рішенням. Форму цих документів визначає сам роботодавець.

Тобто її можна розробити самостійно. Або взяти за зразок форму протоколу засідання комісії із соцстрахування (рішення уповноваженого), наведену у додатку до Положення № 13.

Проте яку б форму не обрав роботодавець, в такому документі доцільно наводити наступну інформацію:

— дані про страхувальника, присутніх на засіданні членів комісії (або лише уповноваженого), номер протоколу (рішення) та дату його складання;

— в разі призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності, вагітності та пологах: П. І. Б. застрахованої особи; номер її страхового свідоцтва; номер е-лікарняного / номер і серію паперового листка непрацездатності; причину непрацездатності; період непрацездатності, кількість днів, що підлягають оплаті (у тому числі за рахунок ПФУ), розмір допомоги (%);

— в разі призначення допомоги на поховання: П. І. Б. застрахованої особи; номер її страхового свідоцтва; документ, на підставі якого призначаються страхові виплати; розмір допомоги;

— в разі відмови в призначенні допомоги по тимчасовій непрацездатності (П. І. Б. застрахованої особи; номер її страхового свідоцтва; номер е-лікарняного / номер і серію паперового листка непрацездатності; період непрацездатності; кількість днів, що НЕ підлягають оплаті; причину відмови в призначенні виплат.

До протоколу (рішення) обов’язково додайте документи, на підставі яких було ухвалено рішення про призначення лікарняних (декретних) або про відмову у призначенні таких виплат. Зокрема:

— оригінал паперового лікарняного листа;

— роздрукований е-лікарняний (якщо внутрішніми документами підприємства передбачено їх друкування);

— інші документи (для сумісника — довідка про середню зарплату з основного місця роботи, для пільговиків — документи, що підтверджують право на пільги тощо).