Річний перерахунок ПДФО — 2024: детальна інструкція + приклади

Річний перерахунок ПДФО — це один із обов’язкових пунктів передсвяткового плану бухгалтера. Як його провести швидко та вірно, що врахувати і як відобразити результат у звітності. Читайте у нашій статті.

Основні положення щодо річного перерахунку

1. Перерахунок – це обов’язок роботодавця (п.п. «а» п.п. 169.4.2 ПКУ). Його слід провести перерахунок під час нарахування зарплати за грудень. Перерахунок також роблять у разі остаточного розрахунку з працівником при звільненні.
2. Мета перерахунку: виправлення можливих помилок у нарахуванні ПДФО за звітний період та визначення правильності застосування податкової соціальної пільги (ПСП).
3. Перерахунок проводять за всіма працівниками (за кожним окремо), які є у трудових відносинах станом на 31 грудня звітного року.
4. Перерахунок проводять усі роботодавці: і юридичні особи, і ФОП, і самозайняті особи.
5. Штрафи за недостовірне декларування податкового зобов’язання з ПДФО не застосовують, якщо їх самостійно виявити та виправити під час проведення перерахунку ПДФО відповідно до норм ПКУ.

Далі наведено покроковий алгоритм проведення річного перерахунку.

Рис. 1. Покроковий алгоритм річного перерахунку

А тепер до прикладів.

Приклад № 1 (переплата: утримали ПДФО більше, ніж треба було)

Працівниця – одинока мати трьох дітей віком до 18 років. Оклад — 20000 грн. Має право на ПСП в сумі 6813,00 грн (2271, 00 грн х 3 дітей) за умови неперевищення доходу розміру 12720,00 грн (4240,00 грн х 3 дітей).

У квітні  — липні 2024 року працівниця була у неоплачуваній відпустці.

У період з 26.08.2024 до 06.09.2024 перебувала на лікарняному. Загальна сума лікарняних, нарахована у вересні 2024 р., (умовно) становить 4000,00 грн, із них на серпень 2024 р. припадає 1900,00 грн, на вересень 2024 р. — 2100,00 грн.

Загальний дохід за серпень 2024 року становить 11200,00 грн (9300,00 зарплата умовно) + 1900,00 лікарняні), а за вересень 2024 року — 11250,00 грн (9150,00 зарплата умовно + 2100,00 лікарняні).

Результат перерахунку – із доходу працівниці зайво утримано ПФД в сумі 1226,34 грн. (8416,62 – 7190,28).

Якщо виявлено надмірне утримання ПДФО, діємо так.

Основне правило: Сума переплати зменшує податкове зобов’язання за грудень 2024 року.

Якщо переплата більша за податкове зобов’язання за грудень: зменшуємо ПДФО у наступних місяцях (січень, лютий 2025 року) до повного повернення.

Бухгалтерський облік переплати: Проводка: Дт 661 — Кт 641/ПДФО (методом «червоне сторно»).

У додатку 4ДФ за грудень відображаємо так, як показано на рис. 2.

Рис. 2. Фрагмент додатка 4ДФ за грудень 2024 року (переплата з ПДФО)

Приклад № 2 (недоплата: утримали менше, ніж треба було)

Візьмемо за основу умови прикладу № 1. Лише зминемо те, що з жовтня 2024 року працівниці підняли оклад на 1000 грн. І він складав 13000,00 грн. Тобто це більше за граничний дохід для застосування ПСП (12720, 00 грн). Але бухгалтер помилково продовжила утримувати ПСП.

В результаті перерахунку ПДФО маємо недоплату з податку в сумі 2452,68 грн (11409,30 – 8956,62).

Якщо виявлено заниження зобов’язання з ПДФО, діємо так.

Основне правило: Недоплату утримуємо із будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування), починаючи з грудня 2024 року.

Якщо суми доходу недостатньо: Переносимо залишок недоплати на наступні місяці (січень, лютий 2025 року тощо) до повного погашення.

Обмеження за ст. 128 КЗпП: Розмір відрахувань із зарплати не може перевищувати 20% суми, що підлягає виплаті працівнику на руки. Якщо працівник подасть заяву на утримання всієї суми недоплати одноразово, обмеження у 20% не застосовується.

Бухгалтерський облік недоплати: Проводка Дт 661 — Кт 641/ПДФО.

Відображення у додатку 4ДФ. У розд. I 4ДФ за грудень 2024 року:

• У графах 4а та 4 вказуємо суму ПДФО з урахуванням недоплати.

• Якщо недоплата перевищує 20% або оподатковуваний дохід, залишок показуємо у 4ДФ за наступні звітні періоди.