Середня зарплата для відпускних та лікарняних: в чому різниця?

Середній заробіток для відпусток і для лікарняних розраховують по-різному. Розберемо відмінності на конкретних прикладах і покажемо типові помилки.

При обчисленні відпускних керуємось Порядком  обчислення середньої заробітної плати, затверджений постановою КМУ від 08.02.95 № 100. 

При обчисленні лікарняних — Порядком обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266.

Правила розрахунку середньої зарплати

Відпускні

Лікарняні

Середньоденну зарплату знаходимо, розділивши суму зарплати та інших виплат, нарахованих за розрахунковий період, що беруть участь у розрахунку середньоденної зарплати, на загальну кількість календарних днів у розрахунковому періоді без урахування святкових і неробочих днів (визначені ст. 73 КЗпП) та часу, протягом якого працівник відповідно до чинного законодавства не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, а також часу, за який відсутні дані про нараховану заробітну плату працівника внаслідок проведення бойових дій під час дії воєнного стану

Середньоденна зарплата (дохід) обчислюється шляхом ділення нарахованої за розрахунковий період (12 календарних місяців) зарплати (доходу), на яку нарахований ЄСВ, на кількість календарних днів зайнятості у розрахунковому періоді, без урахування календарних днів, не відпрацьованих з чітко визначених поважних причин

Відпускні. Для відпускних ми беремо всю зарплату та інші виплати, які були нараховані працівникові за розрахунковий період. Зазвичай це 12 місяців перед місяцем, в якому працівник іде у відпустку. Потім ми ділимо цю суму на кількість календарних днів у цьому розрахунковому періоді. Але Не враховуємо святкові та неробочі дні, визначені законом. Не враховуємо час, коли працівник не працював і йому не зберігався заробіток (або зберігався частково). Наприклад, це може бути відпустка без збереження зарплати. Не враховуємо час, за який немає даних про зарплату через бойові дії під час воєнного стану.

Лікарняні. Для лікарняних ми також беремо зарплату (або дохід), яка була нарахована за розрахунковий період (зазвичай це 12 календарних місяців). Важливо, що на цю зарплату має бути нарахований ЄСВ (єдиний соціальний внесок).

Цю суму ми ділимо на кількість календарних днів зайнятості  у розрахунковому періоді. З цього періоду виключаються дні, не відпрацьовані з чітко визначених поважних причин. Це можуть бути дні тимчасової непрацездатності, відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустки для догляду за дитиною до 3 років, тощо.

Поширені помилки

Давайте розберемося з найпоширенішими помилками, які допускають при включенні зарплатних виплат у розрахунок середньоденної зарплати для відпускних і лікарняних.

Виплата	Для відпускної середньої	Для непрацездатної середньої
Суми зарплати, окрім премій та винагород за підсумками роботи певного періоду	Різний порядок включення у розрахунок
	Включають до розрахункового періоду того місяця, ЗА який вони нараховані	Включають в тому місяці, в якому вони нараховані в бухобліку та відображені в Д1, у тій сумі, на яку нарахований ЄСВ. Виплати включаємо в розрахунок у тому місяці, за яким вони зазначені в графі «10. Місяць та рік, за який проведено нарахування» Д1 Об’єднаного звіту, тобто у поточному місяці

Зарплата (окрім премій та винагород за підсумками періоду). Для відпускних: ці суми включаються у розрахунок того місяця, за який вони нараховані. Для лікарняних: враховуються у тому місяці, коли їх відобразили в бухобліку  та у звіті Д1, тобто у місяці фактичного нарахування і сплати ЄСВ.

Виплата	Для відпускної середньої	Для непрацездатної середньої
Премії та винагороди за підсумками періоду	Різний порядок включення у розрахунок
	Розподіляють на кількість місяців, за які вони нараховані, починаючи з місяця нарахування	Включаються в розрахунок у місяці їх нарахування в бухобліку у тій сумі, яка увійшла до поточної бази нарахува

Премії та винагороди за підсумками роботи певного періоду. Для відпускних: такі виплати розподіляють на всі місяці, за які вони нараховані, починаючи з місяця нарахування. Для лікарняних: враховують у тому місяці, коли премію нарахували і відобразили у звіті Д1, у тій сумі, яка увійшла до бази ЄСВ.

Виплата	Для відпускної середньої	Для непрацездатної середньої
Збережений середній заробіток за час попередньої щорічної відпустки	Схожий порядок включення у розрахунок
	Включаються у розрахунковий період у тих місяцях, за дні відпустки яких вони нараховані	Включаються у розрахунок у тих місяцях розрахункового періоду, за дні відпустки яких вони нараховані і увійшли до бази нарахування ЄСВ

Збережений середній заробіток за час попередньої щорічної відпустки. Для обох випадків: ці суми включаються у ті місяці, за дні відпустки яких вони були нараховані й увійшли до бази ЄСВ.

Виплата	Для відпускної середньої	Для непрацездатної середньої
Оплата простою виходячи з розрахунку 2/3 окладу	Різний порядок включення у розрахунок
	Не враховуємо у розрахунку як суму, так і дні простою	Включають в тому місяці, в якому вони нараховані в бухобліку та відображені в Д1, у тій сумі, на яку нарахований ЄСВ

Оплата простою (2/3 окладу). Для відпускних: не враховується ані сума, ані дні простою. Для лікарняних: включається у місяці, коли її нарахували і вона потрапила до бази ЄСВ.

Виплата	Для відпускної середньої	Для непрацездатної середньої
Оплата простою виходячи із середньої зарплати	Схожий спосіб включення у розрахунок
	Включаємо у місяцях, за які нарахована оплата	Включають в тому місяці, в якому вони нараховані в бухобліку та відображені в Д1, у тій сумі, на яку нарахований ЄСВ

Оплата простою із середньої зарплати. Для відпускних: враховується у тих місяцях, за які була нарахована. Для лікарняних: також враховується у місяці нарахування і відображення у звіті Д1.

Виплата	Для відпускної середньої	Для непрацездатної середньої
Виплати одноразового характеру (матеріальна допомога, виплата за виконання окремих доручень, відпускна компенсація, премія до святкових та ювілейних дат тощо) не включаються у розрахунок відпускної середньої	Різний порядок включення у розрахунок
	Не враховуємо у розрахунку	Включають в тому місяці, в якому вони нараховані в бухобліку та відображені в Д1, у тій сумі, на яку нарахований ЄСВ

Виплати одноразового характеру (матеріальна допомога, премії до свят, компенсації тощо). Для відпускних: не враховуються у розрахунку. Для лікарняних: включаються у місяці нарахування, якщо вони увійшли до бази ЄСВ.

Виплата	Для відпускної середньої	Для непрацездатної середньої
Донараховані/сторновані зарплатні виплати (крім, наприклад, сторнованої зарплати у зв’язку з хворобою працівника)	Різний порядок включення у розрахунок
	Включають до розрахункового періоду того місяця, ЗА який проведене донарахування чи сторнування	Включають в тому місяці, до бази нарахування ЄСВ якого вони увійшли та з яким вони зазначені в графі 10 Д1 Об’єднаного звіту, у цьому випадку до бази поточного місяця

Донараховані або сторновані зарплатні виплати. Для відпускних: враховують у місяці, за який проведене донарахування чи сторнування. Для лікарняних: включають у місяці, коли ці суми потрапили до бази ЄСВ і відображені у звіті Д1.

Виплата	Для відпускної середньої	Для непрацездатної середньої
Сторновані суми зарплати у зв’язку з хворобою працівника	Схожий порядок включення у розрахунок
	Включають до розрахункового періоду того місяця, ЗА який проведене сторнування	Включають в тому місяці, до бази нарахування ЄСВ якого вони увійшли та з яким вони зазначені в графі 10 Д1 Об’єднаного звіту, у цьому випадку у місяці, ЗА який проведено сторнування

Сторновані суми зарплати через хворобу працівника. Для обох випадків: враховують у місяці, за який проведено сторнування і коли ці суми потрапили до бази ЄСВ.

Оплачені лікарняні у розрахунку відпускної та непрацездатної середньої

Виплата	Для відпускної середньої	Для непрацездатної середньої
Допомога у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю	Включається у розрахунковий період у тих місяцях, за дні хвороби яких вона нарахована	Не враховуємо у розрахунковому періоді як суму, так і дні хвороби
Оплата перших п’яти днів за рахунок роботодавця

Щодо лікарняних, тут також існують свої особливості під час врахування їх у розрахунку середньоденної зарплати. Ви бачите їх на екрані. Оплачувані лікарняні враховують лише при розрахунку відпускних, а при обчисленні лікарняних — ні. Неоплачені дні хвороби  (наприклад, дні хвороби, які не оплачуються через порушення режиму або алкогольне сп’яніння) не враховують у жодному з розрахунків.

Ще більше корисної теорії та практики ви знайдете в онлайн-курсі “Заробітна плата: розрахунок, облік, податки”

✍️ Приклад 1. Працівника прийняли на роботу 3 червня 2024 року. Це понеділок — перший робочий день місяця за графіком його роботи (1 та 2 червня — вихідні дні). Працівник захворів у травні 2025 року (підтверджено е-лікарняним). Після хвороби (у травні) працівник йде у щорічну основну відпустку.

Для відпускної середньої	Для непрацездатної середньої
Якщо працівника прийнято на роботу не з першого числа місяця, але дата прийняття на роботу є першим робочим днем місяця, то цей місяць враховується до розрахункового періоду як повний	Місяць, в якому працівника прийнято на роботу з першого робочого, але не з першого календарного дня місяця, не включається у розрахунковий період

Отже, у ситуації, яка наведена в прикладі 1, розрахунковим періодом для обчислення:

— відпускних буде червень 2024 року — квітень 2025 року (11 місяців);

— лікарняних — липень 2024 року — квітень 2025 року (10 місяців).

✍️ Приклад 2. Працівницю прийняли на роботу з 7 квітня 2025 року з режимом роботи за звичайною п’ятиденкою, повною зайнятістю. З 5 по 12 травня 2025 року вона хворіє (підтверджено е-лікарняним). З 19 травня 2025 року їй надано соціальну дитячу відпустку на 10 днів.

Розрахунковий період, якщо відпрацьовано менш ніж повний календарний місяць

Для відпускної середньої	Для непрацездатної середньої
Умовний розрахунковий період: 12 календарних місяців, що передують місяцю, на який припадає початок відпустки.Розрахунок проводимо виходячи з посадового окладу або мінімальної зарплати (якщо оклад менший за МЗП)	Фактично відпрацьований час (календарні дні) перед настанням страхового випадку

У таких випадках між початком відпустки або лікарняного та попереднім періодом немає повного календарного місяця. На екрані ви бачите як  визначати розрахунковий період для обчислення середньої зарплати для відпускних і лікарняних за таких умов.

Для розрахунку відпускних використовуємо умовний розрахунковий період — це 12 місяців, які передують місяцю, коли працівник іде у відпустку (з травня 2024 по квітень 2025 року). У цьому періоді — 365 календарних днів. Середню зарплату для відпускних обчислюємо, виходячи з посадового окладу, але не менше за мінімальну зарплату, і пропорційно до зайнятості. Для цього оклад або МЗП множимо на 12 місяців і ділимо на кількість календарних днів у розрахунковому періоді, не враховуючи святкові та неробочі дні ( якщо такі дні були). 

Розрахунковим періодом для визначення середньої зарплати для лікарняних є фактично відпрацьовані календарні дні перед початком хвороби. У наведеному прикладі це 28 днів: 24 дні за квітень (з 7 по 30 квітня) і 4 дні за травень (з 1 по 4 травня).

Ще більше прикладів ви знайдете в онлайн-курсі “Заробітна плата: розрахунок, облік, податки”