Середня зарплата для відпускних: як правильно рахувати у 2025
Правила розрахунку середньої зарплати для відпускних у 2025 році. Чи є зміни? Маємо для вас алгоритм та приклади розрахунку.
Які бувають відпустки?
- ✅ Щорічна основна
- ✅ Додаткова за шкідливі умови
- ✅Додаткова за особливий характер праці
- ✅ Соціальна (наприклад, по догляду за дитиною)
- ✅ «Чорнобильська»
- ✅ Навчальна
- ✅ Інші оплачувані відпустки
📌 Якщо відпустка — оплачувана, середня зарплата для розрахунку відпускних ОБОВ’ЯЗКОВА.
Нормативна база
Основний документ — Порядок № 100, а саме Постанова КМУ від 08.02.1995 № 100 «Про Порядок обчислення середньої заробітної плати»
Для всіх типів оплачуваних відпусток розрахунок йде саме за цим документом.
⚠️ Виняток: декретна відпустка. Для відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами середню зарплату рахуємо за іншим Порядком:
Постанова КМУ від 26.09.2001 № 1266 «Про Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням»
Коротко: порядок дій
| Крок | Дія | Коментар |
|---|---|---|
| 1️⃣ | Визначити розрахунковий період | Зазвичай 12 місяців перед місяцем відпустки |
| 2️⃣ | Порахувати зарплату за цей період | Ураховуються всі виплати, які включаються до розрахунку (див. далі) |
| 3️⃣ | Визначити середньоденну зарплату | Сума зарплати / кількість календарних днів |
| 4️⃣ | Помножити на кількість днів відпустки | Отримаєте суму відпускних |
Алгоритм розрахунку відпускних
Розрахунок середньої зарплати для оплати відпустки — не складний, але з нюансами, які треба знати, щоб уникнути помилок.
🔍 Загальна формула:
Середня ЗП = Загальний заробіток за розрахунковий період / Кількість календарних днів у цьому періоді (без свят і неробочих)
Відпускні = Середня ЗП × Кількість днів відпустки
📌 Покроковий алгоритм
| Крок | Що робимо | Коментар / Порада |
|---|---|---|
| 1️⃣ | Визначаємо розрахунковий період | Зазвичай — 12 повних місяців до місяця виходу у відпустку. Якщо працівник працює менше — беремо фактичний період |
| 2️⃣ | Підраховуємо кількість календарних днів у розрахунковому періоді (Д_рп) | ВИКЛЮЧАЄМО святкові та неробочі дні згідно зі ст. 73 КЗпП. Такі дні, які припали на період воєнного стану, є звичайними календарними і з розрахунку не виключаються |
| 3️⃣ | Обчислюємо загальну суму заробітку за період (ЗП_рп) | Ураховуємо лише ті виплати, що входять до розрахунку середньої (зарплата, премії, надбавки тощо) 👉 Відпускні та компенсація: які виплати включати і не включати в розрахунок |
| 4️⃣ | Розраховуємо середню зарплату: 📌 ЗП_сер = ЗП_рп ÷ Д_рп | Отримуємо середньоденну зарплату |
| 5️⃣ | Рахуємо суму відпускних: 📌 Відпускні = ЗП_сер × Кількість днів відпустки | Застосовуємо до відпустки в календарних днях |
Як визначити розрахунковий період для відпускних
Щоб правильно порахувати відпускні, потрібно чітко визначити розрахунковий період — той час, за який береться заробіток для обчислення середньої зарплати.
📌 Головне правило (за п. 2 Порядку № 100):
Розрахунковий період — це останні 12 календарних місяців, що передують місяцю, в якому надається відпустка.
Але є нюанси, давайте по черзі 👇
Варіанти розрахункового періоду
| Ситуація | Як визначити розрахунковий період | Приклад |
|---|---|---|
| ✅ Працівник працює більше року | 12 повних місяців перед місяцем відпустки | Відпустка з 22.04.2025 → період 04.2024 – 03.2025 |
| 📉 Працівник працює менше року | Фактично відпрацьовані повні місяці — з 1-го числа наступного місяця після прийому до 1-го числа місяця відпустки | Прийом 15.11.2024, відпустка з 21.04.2025 → період 12.2024 – 03.2025 |
| 🗓️ Дата прийняття – не з 1-го, але з першого робочого дня місяця | Цей місяць враховується повністю | Прийом 02.09.2024 (1 вересня— неділя) → грудень враховується |
| ⚠️ Немає жодного повного місяця | Рахуємо від окладу або МЗП, згідно з п. 4 Порядку № 100 (беруть більшу з величин) | Прийом 25.03.2025, звільнення 18.04.2025 → зарплата = від окладу або МЗП (що більше, то й беруть) |
| 📚 Відпустка за два робочі роки в одному наказу | Один розрахунковий період — не треба рахувати два окремих! | Відпустка 28.04.2025, 24 дні (14 за 2025, 10 за 2024) → період 04.2024 – 03.2025 |
| 📄 Відпустки в різних наказах | Для кожної відпустки — свій окремий період | Два окремі накази → дві середні ЗП |
| 🔁 Працівника переведено на іншу посаду | Розрахунковий період — як звичайно: 12 місяців, а не лише період нової посади | Переведення 01.06.2024, відпустка з 01.04.2025 → період 04.2024 – 03.2025 |
⚠️ Важливо пам’ятати: розрахунковий період не залежить від того, за який рік надається відпустка — важливо, КОЛИ її надають.
Мінекономіки (лист від 24.05.2023 № 4707-05/23798-09) підтверджує: “Середня зарплата визначається за останні 12 місяців перед місяцем відпустки — незалежно, чи це за поточний, чи за минулі роки.”
Кількість днів у розрахунковому періоді
Після того, як визначили розрахунковий період — наступний крок:
Порахувати кількість календарних днів у цьому періоді, виключивши певні дні.
🔢 Формула: Кількість днів у періоді = Загальна кількість календарних днів – Святкові дні – Інші виключення
Як рахуємо календарні дні
| Період | Загальна кількість днів |
|---|---|
| 12 місяців (звичайний рік) | 365 днів |
| 12 місяців (високосний рік) | 366 днів |
| Менше 12 міс. | Підсумовуємо кількість днів у кожному місяці вручну |
🚫 ВИКЛЮЧАЄМО з розрахунку:
🔻 1. Святкові та неробочі дні (за ст. 73 КЗпП). Але тільки якщо НЕ діє воєнний стан!
1 січня – Новий рік
8 березня – Міжнародний жіночий день
1 травня – День праці
8 травня – День пам’яті та перемоги
28 червня – День Конституції
15 липня – День Української Державності
24 серпня – День Незалежності
1 жовтня – День захисників і захисниць України
25 грудня – Різдво
Пасха та Трійця – По 1 неділі кожна
⚠️ Якщо період охоплює повністю воєнний стан — святкові дні НЕ виключаємо.
🔻 2. Дні, які не оплачуються або частково оплачуються
| Виключаємо | Умови |
|---|---|
| 🍼 Відпустка по догляду за дитиною | до 3-х або 6-ти років |
| 🆓 Відпустка без збереження ЗП | за згодою сторін, на підставі Закону «Про відпустки» або Закону № 1236 |
| 🕒 Простій не з вини працівника | якщо оплачено з розрахунку 2/3 окладу (якщо оплата за середнім заробітком, то період і оплата залишаються у розрахунку) |
| 🪖 Військова служба без збереження ЗП | під час мобілізації |
| 🧩 Робота в режимі неповного тижня | з незалежних від працівника причин, за ініціативи роботодавця 👉Неповний робочий час: що з відпускними? |
⚠️ Якщо за період простою чи іншої відсутності зберігався середній заробіток — дні включаємо.
Приклад
Працівнику надають відпустку з 25.04.2025
Розрахунковий період: 04.2024 – 03.2025 → 365 днів
З 01.01.2025 по 31.01.2025 — відпустка без збереження ЗП
📉 Виключаємо 31 день: 365 – 31 = 334 календарні дні → саме стільки беремо для розрахунку середньої зарплати.
Сукупний дохід у розрахунковому періоді
Щоб правильно розрахувати середню зарплату для відпускних, потрібно знати, які саме виплати включаються в сукупний дохід, а які — виключаються згідно з Порядком № 100.
Що включається в сукупний дохід (п. 3 Порядку № 100)
✅ Включаємо такі виплати
| Вид виплати | Коментар |
|---|---|
| 💼 Оклад, тарифна ставка | За посадовими окладами |
| ➕ Надбавки, доплати | За інтенсивність, класність, вислугу, роз’їзний характер, тощо |
| 💸 Премії | Поточні (за місяць), квартальні, річні — із розподілом по місяцях |
| 📈 Індексація | Повністю включається |
| 🏖️ Відпускні за попередні відпустки | Якщо були в розрахунковому періоді |
| 🚑 Лікарняні | І перші 5 днів, і допомога від ПФУ |
| 🧳 Відрядження | Якщо зберігався середній заробіток |
| ⚖️ Вимушений прогул | Якщо є рішення суду чи наказ |
🚫 Що НЕ включається (п. 4 Порядку № 100):
| Види виплат | Приклад |
|---|---|
| 🎉 Одноразові виплати | До ювілею, професійного свята |
| 💵 Матеріальна допомога | На оздоровлення, неповернена допомога |
| 🏖️ Компенсація за невикористану відпустку | При звільненні |
| 📦 Виплати на поховання | Соціальний характер |
| ⚠️ Інші одноразові соціальні виплати | Які не є частиною зарплати |
👉 Відпускні та компенсація: які виплати включати і не включати в розрахунок
Приклад 1: які суми включати
Розрахунковий період: квітень 2024 – березень 2025
Загальний дохід: 180 000 грн, у т.ч.:
- посадовий оклад — 162 200 грн ✅
- лікарняні — 4 5000 грн ✅
- відпускні — 4 300 грн ✅
- виплата до ювілею — 3 000 грн ❌
- матдопомога на оздоровлення — 4 000 грн ❌
📌 До сукупного доходу включаємо: 180 000 – 3 000 – 4 000 = 173 000 грн
Коли враховуємо виплати?
- Звичайні виплати (оклад, надбавки тощо) — у місяць, за який вони нараховані.
- Перехідні виплати (лікарняні, відпускні, декретні) — теж включаємо до того місяця, за який вони нараховані, а не коли виплачені.
- Несвоєчасні донарахування (премії, нічні, надурочні) — мають бути перераховані назад у той місяць, до якого належать.
Премії — особливий підхід
Премії (особливо квартальні/річні) потрібно розподіляти по місяцях, за які вони нараховані.
Це називається перспективний розподіл (позиція Мінекономіки, лист від 10.09.2021 № 4711-06/45145-07 ).
Розрахунок з окладу (або МЗП)
Інколи буває, що працівник:
- тільки прийнятий на роботу й ще не має жодного повного місяця,
- весь період перебував у неоплачуваній відпустці.
У таких випадках середня зарплата для відпускних не може бути розрахована за фактичним заробітком, тому використовується оклад (або МЗП).
Алгоритм
| Крок | Що робимо | Формула / приклад |
|---|---|---|
| 1️⃣ | Визначаємо оклад (або МЗП, якщо оклад < МЗП) | Наприклад: 10 000 грн |
| 2️⃣ | Обчислюємо умовний дохід за 12 місяців | Оклад х 12 місяців = 10 000 грн х 12 міс = 120 000 грн |
| 3️⃣ | Розраховуємо середньоденну ЗП | 120 000 грн / 365 к. дн. = 328,77 грн |
| 4️⃣ | Рахуємо відпускні | 328,77 грн х кількість днів відпустки Наприклад, 328,77 грн х 5 к. дн. = 1643,85 грн |
⚠️ Увага
🔸 Якщо оклад менший за мінімальну зарплату, беремо МЗП замість окладу (на момент розрахунку).
🔸 У високосний рік — ділимо на 366 днів.
🔸 Якщо нарахування відбувається в середині місяця прийому, місяць НЕ включається до розрахункового періоду.
