Що не можна звалити на бухгалтера? Вся правда і підводні камені

Міщенко Катерина 31 Липня 2025 18

Часто керівництво каже: „Ти ж бухгалтер, веди ї кадри, і військовий облік“. Та без доплат та навіть без оформлення наказу. То чи можна так робити? Давайте розберемося.

Що каже закон?

У законодавстві ви не знайдете заборони доручити бухгалтеру вести кадри. Адже підприємство самостійно визначає свою структуру і штат.

Щодо військового обліку, то тут є свої правила згідно з Порядком № 1487. Якщо у вас більше 500 працівників, військовий облік має вести окремий працівник (наприклад, інспектор з військового обліку код КП – 3439). Якщо менше — облік можна покласти на того, хто веде кадри. А у разі відсутності штатної одиниці служби персоналу обов’язки з ведення військового обліку покладаються на особу, яка веде облік працівників на підприємстві (п. 8 Порядку № 1487).

Тож, якщо на бухгалтера покладено обов’язки з ведення кадрового обліку, то й ведення військового обліку також може бути покладено на нього.

✍️ Чи може бухгалтер вести військовий облік?

Але майте на увазі: така особа має пройти підвищення кваліфікації кожні 5 років, і про неї слід повідомити ТЦК протягом 7 днів з моменту видання відповідного наказу (п. 13 Порядку №1487). Повідомлення подається за формою, наведеною у додаток 1 до Порядку №1487

Як усе правильно оформити?

Тут усе залежить від того, чи є у штатному розписі посада кадровика.

1️⃣ Перший варіант – якщо кадровика немає в штатному розписі, обов’язки з ведення кадрів можна прописати в посадовій інструкції бухгалтера. Тобто ви просто розширюєте його функціонал. Але є нюанс. Якщо робите це вже під час роботи бухгалтера, то це вважається зміною істотних умов праці. Згідно зі ст. 32 КЗпП, працівника треба попередити за 2 місяці. Хоча, у період дії воєнного стану діють спрощені правила: згідно з ч. 2 ст. 3 Закону № 2136, достатньо повідомити бухгалтера до моменту змін.

🗂️ Отже, що потрібно зробити:

внести зміни в посадову інструкцію бухгалтера;
ознайомити бухгалтера з нею під підпис.

У цьому випадку доплата не передбачена, бо обов’язки вже включено в посадові. При цьому підписуючи документи, бухгалтер лишається бухгалтером — саме цю посаду і вказує.

Але якщо бухгалтеру додається ще й ведення військового обліку, то тут інша ситуація.

Має бути доплата до 50 % посадового окладу (п. 10 Порядку № 1487)

Якщо ці обов’язки прописані в інструкції — вважається, що вони вже оплачені в межах окладу. А ТЦК все ж наполягають на тому, щоб доплата була. Тож краще обрати інший варіант оформлення.

2️⃣ Другий варіант – якщо кадровик у штатному розписі є, тоді обираємо або суміщення, або сумісництво.

Почнемо із Суміщення: його суть в тому, що ви домовляєтесь із бухгалтером, що він додатково виконує обов’язки інспектора з кадрів і/або з військового обліку. Тобто паралельно зі своєю основною роботою він має вести і іншу роботу.

🗂️ Що потрібно оформити:

перевірити штатний розпис (щоб була посада інспектора);
отримати заяву від бухгалтера;
видати наказ про суміщення із зазначенням доплати;
ознайомити з посадовими інструкціями;
повідомити до ТЦК (додаток 1 до Порядку № 1487).

З цього моменту в документах бухгалтер може підписуватися як «інспектор з кадрів і інспектор х військового обліку».

І останній варіант – Сумісництво: йдеться про те, що бухгалтер в основний робочий час буде виконувати обов’язки бухгалтера, а у вільний від цієї роботи час буде виконувати обов’язки щодо ведення кадрового та військового обліку (за сумісництвом).

У цьому випадку: • У бухгалтера буде 2 або навіть 3 трудових договори; • В табелі — окремі рядки на кожну посаду; • Оплата — окремо за кожну посаду.

🗂️ Що потрібно оформити: