Що потрібно знати про штатно-посадову книгу: детальний огляд та практичні поради
Штатно-посадова книга — це один з важливих документів, який допомагає підприємствам вести облік працівників і їхніх посад. Хоча ведення цієї книги не є обов’язковим за законом, її використання значно спрощує управління персоналом, особливо на великих підприємствах.
📚 Що таке штатно-посадова книга і для чого вона потрібна?
Штатно-посадова книга — це робочий обліковий документ, який ведеться службою персоналу або кадровою службою підприємства. Вона служить для оперативного обліку інформації про працівників, їхні посади, а також про зміни в структурі підприємства або в штатному розписі.
На відміну від штатного розпису, який відображає інформацію про штатні одиниці (кількість посад, оклади та інші показники), штатно-посадова книга фокусується на конкретних працівниках і їхніх індивідуальних характеристиках. Це робить її незамінним інструментом для управління персоналом, дозволяючи швидко отримати доступ до необхідної інформації.
📄 Структура та оформлення штатно-посадової книги
Книга поділяється на розділи, які відповідають найменуванням структурних підрозділів підприємства, що полегшує її використання. Якщо на підприємстві відсутні структурні підрозділи, розділи книги можна організувати за функціональним принципом, наприклад: «Управління», «Фінанси», «Кадри», «Маркетинг» тощо.
Кожен розділ книги повинен починатися з нового розвороту, що дає можливість залишити кілька вільних рядків для внесення змін у майбутньому. Це важливо, оскільки зміни в штатному розписі або кадрові зміни можуть відбуватися досить часто.
Записи в книгу слід вносити відразу після видання наказу про прийняття, переведення або звільнення працівника. Це забезпечує актуальність даних і полегшує їхній подальший аналіз.
✏️ Практичні аспекти ведення книги
Оскільки штатно-посадова книга є оперативним документом, записи в ній можна робити олівцем. Це дозволяє легко виправляти інформацію у разі змін, таких як:
- Зміна розміру посадового окладу.
- Переведення працівника на іншу посаду.
- Надання надбавок або доплат.
Якщо працівник звільняється або переводиться на іншу роботу, дані про нього витирають, а на їхньому місці записують інформацію про нового працівника.
🔧 Переваги ведення штатно-посадової книги
- Оперативність: Книга дозволяє швидко внести зміни в облікові дані, що важливо для ефективного управління персоналом.
- Зручність: Легкий доступ до інформації про кожного працівника і його посаду.
- Актуальність: Завдяки простоті внесення змін, інформація завжди залишається актуальною.
📝 Що врахувати при веденні книги?
- Регулярне оновлення: Щоб забезпечити актуальність даних, записи в книзі повинні регулярно оновлюватися, особливо після внесення змін у штатний розпис або кадрові переміщення.
- Збереження історії: Попри те, що інформація може витиратися, важливо зберігати історію змін в окремих документах або в електронному вигляді.
- Конфіденційність: Оскільки книга містить персональні дані, важливо дотримуватися правил їхнього захисту.
Штатно-посадова книга — це корисний інструмент для управління персоналом, який дозволяє ефективно вести облік працівників і їхніх посад. Незважаючи на те, що її ведення не є обов’язковим, вона може стати незамінною частиною кадрової документації підприємства, забезпечуючи актуальність і оперативність у роботі з персоналом.
