Штатний розпис: як правильно скласти
Як правильно скласти штатний розпис на підприємстві у 2025 році та що загрожує за його відсутність?
Штатний розпис є підставою для розрахунку заробітної плати, призначення працівників на посади та легалізації кадрової структури підприємства. Помилки в оформленні можуть призвести до фінансових санкцій або оскарження трудових рішень. Тому знання основних етапів складання та затвердження штатного розпису — обов’язкова частина компетенцій бухгалтера.
Що таке штатний розпис
Штатний розпис — це організаційно-розпорядчий документ, який визначає:
- ✅ Структуру підприємства;
- 👤 Кількість штатних одиниць (працівників);
- 💰 Посадові оклади;
- ➕ Надбавки та доплати (якщо вони мають постійний характер).
Штатний розпис складається відповідно до Класифікатора професій ДК 003:2010 та норм ДСТУ 4163:2020.
Етапи складання та затвердження штатного розпису
1. 📄 Складання проєкту штатного розпису
| Дія | Пояснення |
|---|---|
| 🔹 Визначення структури | Створіть схему підрозділів підприємства |
| 🔹 Перелік посад | Визначте назви професій відповідно до Класифікатора |
| 🔹 Чисельність | Установіть кількість працівників за кожною посадою |
| 🔹 Оклади і доплати | Розрахуйте посадові оклади, надбавки, премії, доплати |
📌 Порада: обов’язково зафіксуйте всі елементи оплати праці, які мають постійний характер.
2. 🖊 Затвердження штатного розпису
| Дія | Пояснення |
|---|---|
| 📝 Наказ або гриф | Штатний розпис може затверджуватись через окремий наказ або гриф затвердження на самому документі |
| 📅 Дата затвердження і введення в дію | Ці дати можуть не збігатися — краще зазначати обидві |
📌 Рекомендація: затверджувати штатний розпис до початку нового календарного або фінансового року.
3. 🔁 Внесення змін до штатного розпису
| Причини змін | Варіанти оформлення |
|---|---|
| 🔸 Зміна структури | Наприклад, створення або ліквідація відділу |
| 🔸 Скорочення або збільшення штату | Пов’язане зі зміною обсягів робіт |
| 🔸 Зміна окладів або назв посад | Переатестація, зміни у класифікаторі |
| 📃 Якщо змін небагато | Видається наказ про зміни |
| 📃 Якщо змін багато | Штатний розпис оформлюється у новій редакції (з новою датою затвердження) |
4. ⚙ Додаткові вимоги
| Ситуація | Дії |
|---|---|
| 🏛 Підприємство має вищу організацію | Необхідне погодження штатного розпису з материнською структурою |
| 🏘 Підприємство підконтрольне місцевій владі | Здійснюється узгодження з органами місцевого самоврядування, якщо це передбачено статутом або нормативами |
Відповідальність за відсутність штатного розпису
| Порушення | Санкція |
|---|---|
| ❌ Відсутність штатного розпису | Штраф у розмірі однієї МЗП (ч. 2 ст. 265 КЗпП) |
| ⚠ Адмінпорушення | Штраф від 510 до 1700 грн (ст. 41 КУпАП) |
📍 Держпраці перевіряє наявність штатного розпису обов’язково, особливо під час інспекцій з питань праці.
Роль штатного розпису в трудових відносинах
- Без посади в штатному розписі прийняти працівника неможливо.
- Оклад працівника має відповідати штатному розпису.
- Штатний розпис — підстава для виплат, надбавок, зміни умов праці.
- При скороченні посади саме штатний розпис є основою для звільнення.
Висновки: як правильно оформити штатний розпис у 2025 році
🔹 Штатний розпис — це обов’язковий кадровий документ для юридичних осіб.
🔹 Він має містити назви посад, кількість штатних одиниць, оклади та постійні доплати.
🔹 Затверджується до початку року та зберігається не менше 3 років.
🔹 Відсутність штатного розпису — порушення трудового законодавства з фінансовими наслідками.
🔹 Бухгалтеру важливо стежити, аби посади, оклади та доплати у звітності відповідали штатному розпису.
🚀 Корисні матеріали
Штатні розписи і тарифікації закладів освіти: хто затверджує?
Штатний розпис: як скласти та затвердити
Складаємо штатний розпис
Підвищення окладів: наказ, штатний розпис, повідомлення
