Штатний розпис: затверджуємо щороку?
Багато роботодавців щороку затверджують новий штатний розпис. Тож підготувати його треба уже зараз. Наші поради на цю тему вам точно допоможуть.
Чинне законодавство України не дає чіткого визначення поняття штатного розпису (інколи будемо назвати його ШР для скорочення). Але на практиці цей документ є внутрішнім нормативним актом підприємства, який встановлює структуру, чисельність працівників, посадові оклади та тарифні ставки. Його необхідність обумовлена як трудовим законодавством, так і для захисту інтересів роботодавця у разі трудових спорів чи інших ситуацій.
Обов’язковий чи ні?
Відповідно до ч. 3 ст. 64 Господарського кодексу України, підприємство самостійно визначає організаційну структуру, чисельність працівників та затверджує штатний розпис.
Також його обов’язковість підтверджують:
- Листи Мінсоцполітики від 27.06.2007 № 162/06/187-07, від 13.09.2019 № 1127/0/204-19) та листом Міпраці від 17.06.2008 № 165/06/186-08, які вказують на необхідність ведення цього документа;
- Потребою у виконанні законодавчих вимог щодо оплати праці (мінімальні державні гарантії).
Штатний розпис також потрібен для:
- Захисту інтересів роботодавця у трудових спорах.
- Скорочення чисельності або штату працівників.
- Подання відомостей про вакансії до служби зайнятості.
Якщо ШР немає
Відсутність штатного розпису може бути розцінена як порушення трудового законодавства. А за це загрожує:
- Фінансовими санкціями: штраф у розмірі однієї мінімальної зарплати (ч. 2 ст. 265 КЗпП).
- Адміністративним штрафом: від 510 до 1 700 грн (ч. 1 ст. 41 КУпАП).
Примітка: штрафи за ст. 265 КЗпП не застосовуються під час воєнного стану, якщо порушення буде усунуте у терміни, встановлені контролюючим органом (Закон № 2136).
Затверджуємо щороку?
Законодавство України не вимагає обов’язково щороку затверджувати новий ШР. Періодичність його затвердження залежить від внутрішніх процедур підприємства та встановленого порядку документообігу.
Коли потрібно щорічно затверджувати штатний розпис?
- Встановлено внутрішнім порядком: якщо в документах підприємства зазначено, що штатний розпис затверджується щорічно, або якщо в самому штатному розписі вказано, що він діє протягом певного року, тоді новий штатний розпис потрібно затверджувати щороку.
- Зміни в структурі: якщо вносяться зміни до організаційної структури, чисельності працівників, окладів тощо, слід затвердити новий штатний розпис, навіть якщо він ще формально діє.
Коли затвердження не потрібне щороку?
- Тривала дія: якщо в штатному розписі не зазначено періоду дії (наприклад, «на 2024 рік»), а вказана лише дата введення в дію, він може діяти безстроково, поки не виникне необхідність його змінити.
- Відсутність змін: якщо у структурі підприємства чи фонді оплати праці нічого не змінюється, новий штатний розпис затверджувати не обов’язково.
Вимоги до оформлення
- Форма документа:
- Для комерційних підприємств штатний розпис складається у довільній формі.
- Можна використовувати форму, затверджену Мінфіном для бюджетних організацій (наказ від 28.01.2002 № 57), але це необов’язково.
- Відповідність ДСТУ 4163:2020:
- З 01.09.2021 стандарт є обов’язковим для всіх юридичних осіб незалежно від форми власності.
- Документ має містити реквізити: назву підприємства, код ЄДРПОУ, назву документа, дату затвердження, підписи посадових осіб.
- Зміст штатного розпису:
- Найменування структурних підрозділів.
- Перелік посад і професій.
- Кількість штатних одиниць.
- Розміри посадових окладів і тарифних ставок.
- Відомості про фонд оплати праці.
- Розміри доплат і надбавок (за потреби).
ШР затверджують наказом. Його приклад наведено на рис. нижче.
Рис. Наказ про затвердження штатного розпису
Особливості заповнення
Найменування посад у штатному розписі мають відповідати Класифікатору професій (ДК 003:2010) та збігатися із записами в кадрових документах (наказах, трудових книжках).
Застосовувати здвоєні назва не можна. Посади на кшталт «бухгалтер-касир» не допускаються, якщо вони не передбачені Класифікатором.
Посади сумісників обов’язково зазначаються у штатному розписі. Наприклад, для працівника, що виконує 50% норми часу, можна вказати 0,5 штатної одиниці.
Для працівників із відрядною оплатою у штатному розписі можна зазначати лише кількість штатних одиниць.
ВИСНОВКИ
- Штатний розпис – важливий внутрішній документ підприємства, необхідний для дотримання трудового законодавства.
- Його складання у відповідності до ДСТУ 4163:2020 та інших нормативних актів не лише забезпечує виконання вимог закону, а й допомагає роботодавцю уникати непорозумінь під час трудових спорів чи перевірок контролюючими органами.
- За відсутність штатного розпису загрожують штрафи.
- Перезатверджувати ШР щороку не обов’язково. Але можна, якщо це необхідно.
