Штрафи за зберігання та неоцифрування трудових книжок після 10.06.2021

🚨 Чи є відповідальність для роботодавця та що потрібно знати бухгалтеру і кадровику про оцифрування та зберігання паперових трудових книжок працівників?

Після переходу до електронного обліку трудової діяльності роботодавці, бухгалтери та кадровики все частіше стикаються з чутками про штрафи:

• за зберігання трудових книжок після 10.06.2021,
• за неоцифрування (несканування) паперових трудових книжок.

Розберемо ситуацію виключно з позиції чинного законодавства та практики контролюючих органів.

Чи є штраф за зберігання трудових книжок після 10.06.2021

Норми КЗпП та Закону № 1217

Відповідно до частини третьої статті 48 КЗпП України, роботодавець зобов’язаний на вимогу працівника вносити записи до трудової книжки, яка зберігається у працівника, про прийняття на роботу, переведення, звільнення, заохочення та нагороди.

Ця норма діє з 10 червня 2021 року — дати набрання чинності Законом України від 05.02.2021 № 1217-IX.

Додатково частина друга розділу ІІ Прикінцевих положень Закону № 1217 зобов’язує роботодавця видати працівнику належно оформлену трудову книжку у день звільнення, якщо трудовий договір укладено до 10.06.2021, а звільнення відбувається до завершення процедури оцифрування, але не пізніше 10.06.2026.

Практичні висновки для роботодавця:

🔹 Працівники, прийняті до 10.06.2021
Трудові книжки продовжують зберігатися у роботодавця і видаються працівнику при звільненні (до 10.06.2026).

🔹 Працівники, прийняті після 10.06.2021
Трудові книжки не приймаються на зберігання роботодавцем і зберігаються виключно у працівника.

⚠️ Закон не передбачає права вибору для роботодавця. Прийняття трудових книжок після 10.06.2021:

• не допускається ні за заявою працівника;
• ні наказом керівника;
• ні змінами до Правил внутрішнього трудового розпорядку.

❓ Чи можливий штраф, якщо трудові книжки все ж зберігалися?

Формально, у разі порушення цієї вимоги теоретично можливий штраф за абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗпП:

• 1 мінімальна заробітна плата — за порушення інших вимог законодавства про працю.

Проте на практиці є важливі застереження.

✔️ Стаття 16 Закону № 2136-ІХ встановлює, що у період воєнного стану штрафи за ст. 265 КЗпП не застосовуються, якщо роботодавець виконав припис контролюючого органу у встановлений строк.

✔️На сьогодні відсутні відомі прецеденти, коли Держпраці реально штрафувала роботодавців лише за факт зберігання трудових книжок після 10.06.2021.

✔️ Можливий адміністративний штраф за ст. 41 КУпАП (хоча невідомі випадки притягнення до неї):

• від 30 до 100 нмдг (від 510 до 1700 грн) — для посадових осіб;
• амністія на період воєнного стану тут не передбачена.

Також теоретично можлива дисциплінарна відповідальність відповідальних осіб.

Чи є штраф за неоцифрування (несканування) ТК

Відповідно до п. 4 Порядку № 11-1, відомості про трудову діяльність подаються:

• працівником особисто через органи ПФУ;
• працівником через вебпортал ПФУ з КЕП;
• страхувальником (роботодавцем) або його представником — за наявності делегованих повноважень.

🔹 Тобто роботодавець має право, але не має обов’язку оцифровувати трудові книжки.

❓ Чи передбачений штраф за неоцифрування?

❌ Ні, штраф не передбачений.

Причина проста і юридично обґрунтована:

• відсутній прямий обов’язок роботодавця щодо сканування або передачі трудових книжок до ПФУ;
• немає обов’язку — немає складу правопорушення;
• відповідно, немає і підстав для штрафних санкцій.

Додатково нагадуємо:
👉 якщо трудова книжка не буде оцифрована до 10.06.2026, страховий стаж не втрачається.

Висновки

🔹 Штрафу за неоцифрування трудових книжок не існує, оскільки це не є обов’язком роботодавця.

🔹 Зберігання трудових книжок після 10.06.2021 для новоприйнятих працівників формально є порушенням, але:

• у період воєнного стану штрафи за ст. 265 КЗпП фактично не застосовуються;
• реальної штрафної практики наразі немає.

🔹 За можливості допомагайте працівникам з оцифруванням трудових книжок, адже це спрощує облік і не потребує наказів чи заяв.