Скільки зберігати первинні документи: 3, 5 чи 7 років?
Вимоги щодо строків зберігання первинних документів поширюються на усіх суб’єктів господарювання – зокрема, на ФОПів: 1095, 1825, 2555 днів?
Згідно з п. 44.1 ПКУ для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Протягом якого строку платник повинен зберігати первинку?
Мінімальні строки зберігання первинних документів, установлені ПКУ.
Згідно з п. 44.3 ПКУ платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів та інформації, визначених п. 44.1 ПКУ, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менше:
- 2555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю, зокрема, щодо трансфертного ціноутворення, контрольованими іноземними компаніями та нерезидентами (пп. 44.3.1 ПКУ);
- 1825 днів – для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, зокрема, платниками податку на прибуток (резидентами та нерезидентами), неприбутковими організаціями та юрособами на ЄП (груп3 та 4), за винятком документів, до яких строк зберігання установлений 2555 днів (пп. 44.3.2 ПКУ);
- 1095 днів – для інших документів, на які не поширюються вимоги п.п. 44.3.1, 44.3.2 ПКУ (пп. 44.3.3 ПКУ). Зокрема, це мінімальний строк зберігання первинних документів ФОПами;
- 1095 днів – для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи (абзац перший пп. 44.3.4 ПКУ). Зокрема, це РРО-первинка.
Від якої дати відлічувати строки зберігання документів
Строки зберігання документів розраховуйте з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої ПКУ, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання – з передбаченого ПКУ граничного строку подання такої звітності. Для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, – з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – з дня завершення строку їх дії) (абзац другий пп. 44.3.4 ПКУ).
Вимоги законодавства щодо строків зберігання типових документів
Мінімальні строки зберігання типових документів визначені Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мінюсту від 12.04.2012 № 578/5 (з наступними змінами).
Зокрема, щодо документів з кадрових питань, наприклад, з оплати праці та копій військово-облікових документів в особовій справі працівника – мінімальний строк зберігання 75 років.
Висновки
- Вимоги щодо мінімальних строків зберігання первинки поширюються на усіх суб’єктів господарювання, зокрема – на ФОПів.
- Строк зберігання за загальним правилом відлічуйте від дати подання звітності, яку формували на підставі такої первинки.
- Загальний строк зберігання типової первинки для юросіб – зокрема на ЄП – 1825 днів (тобто 5 років), для ФОПів – 1095 днів (тобто 3 роки).
