Складаємо штатний розпис
Штатний розпис є важливим документом у діловодстві будь-якого підприємства. Давайте пригадаємо особливості оформлення такої кадрової документації.
Що таке штатний розпис
По-перше, звернімо увагу на ст. 21 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП), за якою сторонами трудового договору є працівник і власник або уповноважений ним орган (роботодавець). Процес прийняття працівника на роботу (на посаду) включену до штатного розпису підприємства передбачає виконання певних робіт (певних функцій) за конкретною кваліфікацією, професією або посадою. Кожен працівник підпорядковується правилам внутрішнього трудового розпорядку та іншим нормам.
При формуванні штатного розпису визначають кількість працівників для кожної професії (кваліфікації) з розподілом штатних одиниць по структурних підрозділах підприємства. Таким чином, штатний розпис є необхідним документом для визначення чисельності персоналу підприємства. Крім того, згідно з п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗпП, трудовий договір можна розірвати з ініціативи власника або уповноваженого ним органу у разі скорочення чисельності або штату працівників. Штатний розпис визначає, які посади підлягають скороченню. Тому цей документ відіграє важливу роль.
У частині 3 ст. 64 Господарського кодексу України (далі – ГКУ) зазначено, що кожне підприємство має право самостійно визначати свою організаційну структуру, чисельність працівників і штатний розпис.
Варто відзначити, що ні КЗпП, ні ГКУ не встановлюють типової форми штатного розпису для комерційних підприємств. Така форма встановлена лише для бюджетних установ (див. наказ Мінфіну України від 28.01.2002 р. № 57). Тому підприємства мають можливість самостійно створювати штатний розпис відповідно до своїх потреб та організаційної структури.
Зміст штатного розпису
Штатний розпис – це організаційно-розпорядчий документ, згідно з Класифікатором управлінської документації НК 010:2021 (див. наказ Мінекономіки України від 12.03.2021 р. № 526).
В листі від 27.06.2007 р. № 162/06/187-07 Мінпраці України штатний розпис характеризується як документ, що встановлює структуру, штати та посадові оклади працівників підприємства. Основні елементи, які має містити штатний розпис, це назви посад, чисельність персоналу та оклади для кожної посади.
Такі ж вимоги щодо змісту організаційно-розпорядчих документів, зокрема штатного розпису, висловлює Мінсоцполітики в листі від 22.03.2012 р. № 42/06/186-12.
При оформленні штатного розпису необхідно дотримуватись вимог ДСТУ 4163:2020 “Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів” (див. наказ ДП “Український науково-дослідний i навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості” від 01.07.2020 р. № 144).
Також рекомендується ознайомитись із Збірником уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленим протоколом Методичної комісії Держкомархивів України від 20.06.2006 р. № 3. Цей збірник містить уніфіковану форму штатного розпису та надає пояснення щодо його оформлення, що сприятиме в складанні відповідного документа.
Затвердження штатного розпису – процес, в якому власник або уповноважений ним орган підприємства погоджує та офіційно затверджує цей документ. При розробці штатного розпису, зважають на внутрішні документи підприємства, де зазначена структура, чисельність працівників, оплата праці та інші аспекти.
Штатний розпис включає штатні одиниці, які відповідають Класифікатору професій ДК 003:2010, затвердженому наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 р. № 327. Кожна штатна одиниця має відповідну назву та кваліфікаційні характеристики.
В штатному розписі також зазначають посадовий оклад (тарифну ставку), надбавки та доплати, що можуть бути взяті з локальних актів підприємства, наприклад, з колективного договору або положення про оплату праці. Для працівників із відрядною системою оплати праці можуть не зазначатись розміри оплати, а фіксуватись лише кількість штатних одиниць. Однак, надбавки та доплати вказують у штатному розписі за умови постійного характеру таких виплат.
Штатний розпис затверджується наказом по підприємству до початку календарного року. Це офіційний акт, що надає законності та оформлює організаційну структуру підприємства, кількість працівників, посади та умови оплати праці для кожної штатної одиниці.
Зміни штатного розпису можуть здійснюватись на комерційних підприємствах за необхідності, і період дії штатного розпису не обмежений. Протягом року можуть вноситись зміни до штатного розпису, наприклад, зміна штатних одиниць, посадових окладів, назв посад, розрядів, категорій та інші.
Зміни штатного розпису можуть бути ініційовані оптимізацією організаційної структури підприємства, реорганізацією, зміною обсягів діяльності та іншими факторами. Штатний розпис може бути змінений за рішенням керівника підприємства через наказ, складений в довільній формі, що затверджує зміни до існуючого штатного розпису або новий штатний розпис.
Зазначено, що у штатному розписі не повинно бути вакантних посад, і нових працівників не можна приймати на роботу, якщо такі посади не передбачені штатним розписом.
Строки зберігання штатного розпису залежать від організації. У державних органах та органах місцевого самоврядування, інших установах, підприємствах та організаціях строк зберігання штатного розпису визначається 75 роками, а в інших організаціях – 3 роки. Проектів штатних розписів та документів, що стосуються їх розробки, зберігають протягом 3 років.
Існує ще один важливий аспект стосовно штатного розпису. Для прийняття працівника на підприємство необхідно, щоб в штатному розписі була вакантна штатна одиниця, що відповідає його професії (посаді) з визначенням розряду (категорії). У листі Міністерства соціальної політики України від 13.09.2019 р. № 1127/0/204-19 зазначається, що прийняття працівників повинно відбуватися відповідно до штатного розпису та посадового окладу, визначеного цим штатним розписом.
Держпраці при перевірках приділяє особливу увагу штатному розпису. Відсутність штатного розпису може призвести до застосування штрафу в розмірі однієї мінімальної заробітної плати згідно зі ст. 265 Кодексу законів про працю України. Лист Міністерства соціальної політики України від 17.06.2008 р. № 165/06/186-08 вказував на те, що відсутність штатного розпису може також призвести до адміністративної відповідальності роботодавця згідно з ч. 1 ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення у вигляді штрафу від 30 до 100 неоподаткованих мінімальних державних гарантій (від 510 до 1700 гривень).
Зазначено, що ФОП не зобов’язаний складати штатний розпис згідно з Господарським кодексом України, який передбачає штатний розклад лише для юридичних осіб. Тому ФОП може це зробити за власним бажанням, якщо вважає за необхідне. Цю позицію підтверджує лист Міністерства соціальної політики України від 21.05.2019 р. № 34/0/23-19/133.
