Службове відрядження на автомобілі: основні правила обліку та оподаткування

Відрядження працівників на службових автомобілях — це поширена практика для виконання робочих завдань. Розглянемо, які витрати на такі поїздки можна враховувати в обліку, а також що потрібно задокументувати для підтвердження витрат.

Загальні правила відшкодування витрат

Основні положення щодо компенсації витрат працівників у службових відрядженнях, включаючи витрати на транспорт, викладені у статті 121 КЗпП України. Також орієнтиром можуть бути положення Інструкції № 59, що визначає порядок відшкодування витрат на відрядження. Зазначимо, що ця Інструкція обов’язкова лише для державних і бюджетних установ, а комерційні підприємства можуть користуватися нею за власним бажанням.

У службовому відрядженні на автомобілі працівникам можуть бути відшкодовані витрати на:

• придбання пально-мастильних матеріалів (ПММ);
• паркування чи платні стоянки;
• ремонт автомобіля (за необхідності).

Витрати на ПММ

Витрати на паливо підлягають відшкодуванню на основі встановлених норм і затвердженого маршруту, що зазначається у відповідному наказі керівника підприємства. Наразі для розрахунків використовуються Методичні рекомендації з нормування витрат палива, які передбачають базові норми для різних типів палива та автомобілів.

Документація для підтвердження витрат

Для підтвердження фактично витрачених ПММ підприємства застосовують:

• Подорожні листи — документ для обліку маршруту та витрат, складений відповідно до норм Закону України “Про бухгалтерський облік” та Положення про документальне забезпечення записів.
• Маршрутні листи — допоміжний документ для фіксації маршрутів, переміщень і підтвердження витрат на пальне.

Податок на прибуток та ПДВ

• Податок на прибуток: ПКУ не вимагає коригування фінансового результату у разі перевищення витрат пального над нормами, що підтверджено у листах податкових органів.
• ПДВ: До податкового кредиту можна віднести ПДВ, сплачений під час придбання ПММ, якщо є належно оформлена податкова накладна або касовий чек.

Інші витрати

До інших витрат у відрядженні відносяться:

• обов’язкове страхування транспортного засобу за кордоном («Зелена карта»);
• паркування, технічне обслуговування та ремонт автомобіля під час відрядження.

Бухгалтерський облік

Витрати на службові відрядження відображаються у бухгалтерському обліку залежно від мети поїздки:

• загальновиробничі витрати (рахунок 91);
• адміністративні витрати (рахунок 92);
• витрати на збут (рахунок 93);
• інші операційні витрати (субрахунок 949).

Для забезпечення правильного обліку та оподаткування витрат на службові відрядження важливо ретельно оформляти документи, що підтверджують витрати. Якщо вас цікавлять нюанси обліку, приєднуйтеся до каналу Factor.Academy, де розглядаються актуальні теми бухгалтерського законодавства.