Спецодяг працівникам: як облікувати та оподаткувати
Часто під спецодягом можуть розуміти спеціальний, формений чи фірмовий одяг для працівників. Розберемо відмінності між ними. А також правила бухгалтерського та податкового обліку.
Спеціальний одяг (спецодяг)
Призначення та обов’язок видачі
Спецодяг належить до засобів індивідуального захисту (ЗІЗ), які роботодавець зобов’язаний надавати працівникам на роботах із шкідливими та небезпечними умовами праці (ст. 163 КЗпП).
Обов’язок видачі визначається також ст. 8 Закону України «Про охорону праці». Роботодавець може додатково, понад встановлені норми, надавати ЗІЗ, якщо фактичні умови праці цього вимагають.
Норми видачі
Норми безоплатної видачі ЗІЗ для загальних професій у різних галузях промисловості затверджені наказом № 62 від 16.04.2009 (так, він втратив чинність, але потім це скасували).
Додаткові вимоги містять Мінімальні вимоги № 1804 та інші галузеві нормативні документи.
Мета використання
Спецодяг забезпечує захист працівників від фізичних, хімічних, біологічних чи метеорологічних ризиків, що виникають у процесі роботи.
Він є обов’язковим елементом охорони праці на підприємстві.
Особливості галузевих нормативів:
Перелік шкідливих умов та необхідних ЗІЗ різниться залежно від галузі. Наприклад:
- Для підприємств авіаційної галузі – Перелік № 307.
- Для будівельної галузі – Перелік № 576.
Форменний одяг
Призначення
Формений одяг використовується для виокремлення працівників певної галузі чи організації (наприклад, Нацполіція, ЗСУ, митна служба).
Він має символізувати приналежність до організації та виконуваних функцій.
Нормативне регулювання
Умови видачі форменого одягу регулюються галузевими актами або трудовими/колективними договорами.
Наприклад:
- Для працівників митної служби – ст. 552 Митного кодексу України.
- Для посадових осіб Укртрансбезпеки – наказ № 256 від 26.07.2017 (йому на заміну прийде наказ від 16.07.2024 № 642).
Забезпечення
Роботодавець зобов’язаний забезпечувати працівників форменим одягом безоплатно, якщо це передбачено нормативно-правовими актами чи договором.
Фірмовий одяг
Призначення
Основна мета фірмового одягу – рекламування бренду, створення впізнаваності компанії та формування її позитивного іміджу.
Особливості
Видача фірмового одягу не є обов’язковою та здійснюється за рішенням роботодавця.
Одяг може надаватися безоплатно або за плату.
Регулювання
Видача фірмового одягу не регулюється законодавчо, тому підприємство самостійно встановлює порядок забезпечення працівників.
Бухгалтерський облік
Оприбуткування
Спецодяг (ЗІЗ), а також форменний та фірмовий одяг строком корисного використання до 1 року обліковується на рахунку 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети» (МШП). Тобто проводка Дт 22 Кт 631.
Якщо строк корисного використання понад 1 рік:
- При вартості до 20 000 грн – субрахунок 112 «Малоцінні необоротні матеріальні активи» (МНМА): Дт 153 Кт 631 та Дт 112 Кт 153.
- При вартості понад 20 000 грн – субрахунок 109 «Інші основні засоби»: Дт 152 Кт 631 та Дт 109 Кт 152. Зауважте, вартісну межу підприємство установлює самостійно. Зазвичай орієнтуються на норми ПКУ.
Відповідно до п.п. 14.1.138 ПКУ основний засіб (ОЗ) – це матеріальні активи, у тому числі запаси корисних копалин, які мають вартість понад 20 000 грн і поступово зменшуються через фізичний або моральний знос, призначені для використання в господарській діяльності платника податку. І знову ж таки тут ідеться про те, що ОЗ визнаються такими, якщо в них очікуваний строк корисного використання понад один рік.
Передача у використання
МШП списуються одразу на витрати за рахунками Дт 23, 91, 92, 93 залежно від призначення одягу – Кт 22.
МНМА амортизуються одним із методів: 50 % у місяці введення, 50 % – у місяці списання або 100 % у місяці введення. Це відображають проводками Дт 23, 91, 92, 93 Кт 131, 132.
Списання
МШП списуються по аналітиці без бухгалтерського запису. Адже його вже списано під час передачі у використання.
МНМА списуються із залишковою вартістю через рахунок 976:
- Дт 976 Кт 109 (списано залишкову вартість спецодягу, якщо вона є),
- Дт 131 Кт 109 чи Дт 132 Кт 112 (списано знос, нарахований за спецодягом).
Документальне оформлення
- Для ЗІЗ (спецодягу) ведеться особиста картка обліку.
- Формений одяг документується за галузевими нормативами.
- Фірмовий одяг – за самостійно розробленими формами.
Також вам будуть корисними статті Як відрізнити офісні МШП та МНМА
та МНМА та МШП: бухгалтерський та податковий облік.
Податковий облік
Надалі назвемо всі три види одягу – спецодягом.
Податок на прибуток
Витрати на придбання та амортизацію спецодягу відображаються за правилами бухобліку. Податкові різниці виникають лише для необоротних активів, вартість яких перевищує 20 000 грн.
ПДВ
Податковий кредит за придбанням спецодягу можливий за умови наявності зареєстрованої в ЄРПН податкової накладної.
У разі використання в неоподатковуваній діяльності потрібно нарахувати компенсуючі податкові зобов’язання.
ПДФО та ВЗ
Видача спецодягу у тимчасове користування не є об’єктом оподаткування (пп. 165.1.9 ПКУ). Отже, ані ПДФО, ані ВЗ утримувати не потрібно. Але в додатку 4ДФ до Об’єднаного зарплатного звіту його вартість все одно відобразити треба – з ознакою доходу «136».
А от якщо працівник не поверне спецодяг після звільнення, це вважається його доходом із відповідним оподаткуванням. Водночас якщо колишній працівник компенсує роботодавцю залишкову вартість такого спецодягу, то оподаткування не загрожує (ди. консультацію з категорії 103.04 ЗІР ДПС).
ЄСВ
ЄСВ на вартість виданого спецодягу не нараховують. Це прямо передбачено п. 5 р. II Переліку № 1170.
Єдиний податок. Операції з придбання та видачі спецодягу не впливають на об’єкт оподаткування єдиним податком. Дохід, який є об’єктом оподаткування, рне виникає (ст. 292 ПКУ).
ВИСНОВКИ
- Забезпечення працівників спецодягу (ЗІЗ) та форменим одягом є обов’язком роботодавця, а фірмовий одяг надається виключно за його рішенням.
- В бухобліку облік усього одягу для працівників залежить від призначення, строку корисного використання та його вартості.
- На єдиний податок закупівля та видача одягу не впливає.
- Податкові різниці з податку на прибуток відсутні.
- ПК з ПДВ відображають за наявності зареєстрованої ПН. А при використанні одягу в неоподатковуваних операціях слід нарахувати “компенсуючі” ПЗ з ПДВ.
- Видача одягу у тимчасове користування не є оподатковуваним доходом працівника. Тому ПДФО та ВЗ не утримують. А оподаткування при “присвоєнні” одягу працівником можна уникнути, якщо компенсувати залишкову вартість.
- ЄСВ на вартість одягу, виданого працівникам, не нараховують.
