Строки зберігання кадрових документів

Розглянемо основні положення щодо строків зберігання документів, у тому ислі кадрових. А також принципи їх знищення.

Строки зберігання документі

Документи поділяються на два типи: тимчасового та тривалого зберігання. Строки зберігання документів (серед них і кадрових) наведено у Переліку № 578/5.

Документи тимчасового зберігання (1, 3 або 5 років):

• 1 рік: правила внутрішнього трудового розпорядку (після заміни новими), графіки відпусток тощо.
• 3 роки: графіки змінності, облік робочого часу тощо.
• 5 років: накази про короткострокові відрядження, надання щорічних оплачуваних відпусток тощо.

Документи тривалого зберігання (понад 10 років):

До них належать, наприклад, накази про прийняття на роботу, звільнення, надання відпусток у зв’язку з важкими, шкідливими умовами праці.

Строк зберігання деяких документів — 75 років (наприклад, накази про відпустки для догляду за дитиною).

Важливо! Строки зберігання документів на електронних носіях такі ж, як і для паперових документів.

Обчислення строків зберігання

Строки зберігання починають обчислювати з 1 січня року, наступного за роком завершення діловодства. Наприклад, для документів, завершених у 2024 році, строк зберігання починається з 1 січня 2025 року.

Важливість правильного зберігання

Накази про додаткові відпустки або компенсації за шкідливі умови праці слід зберігати 75 років. Інші накази, наприклад, про щорічні основні відпустки, зберігаються 5 років. Це важливо для захисту прав працівників і уникнення юридичних проблем у майбутньому.

Процедура знищення документів

1. Створення експертної комісії. Вона складається з фахівців архівної справи, працівників служби діловодства, керівників структурних підрозділів. Комісія оцінює цінність документів.

2. Проведення експертизи цінності документів. Перевіряється строк зберігання документів. Заборонено відбирати документи для знищення лише за заголовками справ.

3. Складання акта вилучення документів. Акт складається за формою, наведеною у додатку 15 до Правил № 1000/5. Його складають у двох примірниках та затверджує керівник підприємства.

4. Погодження акта. Його подають на розгляд експертно-перевірної комісії відповідного архіву чи органу місцевого самоврядування.

5. Знищення документів. Документи здають до організацій із заготівлі вторсировини. Інформація про знищення (дата, вага, номер накладної) зазначається в актах.