Свідоцтво про народження дітей при працевлаштуванні у 2025 році

Коли працівник повинен подавати свідоцтво про народження дітей при прийнятті на роботу? Чи вносити у Списки військового обліку?

При прийомі на роботу у кадровиків часто виникає питання: чи повинен новий працівник надавати свідоцтво про народження дитини? А тим паче, якщо він не вписаний у нього як батько та не перебуває у шлюбі з матір’ю дитини? І чи потрібно вносити таку дитину у Списки персонального військового обліку?

Нормативна база при працевлаштуванні

Відповідно до ч. 2 ст. 24 КЗпП України, при укладенні трудового договору працівник подає:

• паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
• трудову книжку (за наявності) або відомості з реєстру застрахованих осіб;
• за потреби – документ про освіту, медичну довідку, військово-обліковий документ;
• інші документи, передбачені законодавством.

📌 Свідоцтво про народження дитини у цьому переліку відсутнє.

Чи потрібне свідоцтво, якщо батько – не батько?

Свідоцтво про народження дітей потрібно роботодавцю для того, щоб підтвердити право працівника на пільги. Зокрема, додаткову соціальну відпустку на дітей, податкову соціальну пільгу

Якщо у свідоцтві про народження працівник не зазначений як батько і немає судового рішення про встановлення батьківства:

• подавати документ не обов’язково;
• роботодавець не має підстав вимагати таке свідоцтво;
• пільги та гарантії, що надаються батькам, на такого працівника не поширюються (наприклад, додаткова відпустка на дітей, податкова соціальна пільга).

Свідоцтво про народження дитини запитують лише у випадках, коли працівник офіційно є батьком та претендує на соціальні пільги чи відпустки, передбачені законом.

Внесення даних про дитину до Списків ВО

Згідно з додатком 5 у редакції постанови КМУ № 916 від 30.07.2025, внесення інформації про дітей працівника, який не є їхнім офіційним батьком, не передбачено.

Тому:

• у Списки персонального військового обліку (призовників, військовозобов’язаних, резервістів) такі дані не вносяться;
• кадрова служба не зобов’язана їх збирати чи зберігати.

✍️ Нові списки персонального військового обліку з 31 липня 2025

Висновок для кадровика

1. При працевлаштуванні працівника, який не зазначений у свідоцтві про народження як батько та не перебуває у шлюбі з матір’ю дитини, свідоцтво подавати не потрібно.
2. Військовий облік не вимагає внесення таких дітей до Списків ВО.
3. Запитувати документ можна лише для оформлення пільг чи гарантій, якщо батьківство юридично підтверджене.