Табель обліку робочого часу: важливе у 2025 році
Табель обліку використання робочого часу. Кому потрібен? Як заповнити? Умовні позначення. Штраф за неведения. Про все це – у статті.
Мета ведення табеля обліку робочого часу
Згідно з ч. 2 ст. 30 Закону України «Про оплату праці», роботодавець зобов’язаний вести достовірний облік виконаної працівником роботи та облік витрат на оплату праці.
📢 Основний інструмент для цього — табель обліку робочого часу. Це документ, у якому поіменно зазначаються всі працівники підприємства (окремо по відділах або загалом по підприємству), а також фіксується весь відпрацьований час та відхилення — лікарняні, відпустки, відрядження тощо.
Для чого потрібен табель
| Ціль використання | Пояснення |
|---|---|
| 💼 Розрахунок заробітної плати | Для всіх категорій працівників, особливо тих, чия зарплата залежить від кількості годин |
| ⏱ Контроль робочого часу | Допомагає перевірити дотримання графіка та режиму |
| 🧾 Нарахування виплат | Дані для нарахування відпускних, лікарняних, декретних, оплати за відрядження |
| 📈 Статистична звітність | Основне джерело інформації для звітів з праці |
Це не просто формальний документ — табель є базою для всіх розрахунків із працівниками. Він впливає на правильність нарахування зарплати, обліку часу роботи, дотримання трудового законодавства і, звичайно ж, є предметом перевірки з боку Держпраці.
Хто зобов’язаний вести табель обліку робочого часу
‼️Згідно з роз’ясненням Мінпраці (лист від 13.05.2010 № 140/13/116-10), облік робочого часу зобов’язані вести всі роботодавці, незалежно від організаційно-правової форми та кількості працівників. Це стосується як юридичних осіб, так і фізичних осіб-підприємців (ФОПів), які використовують найману працю.
Є працівник — має бути табель! Навіть якщо у штаті лише одна людина, роботодавець зобов’язаний оформлювати табель обліку робочого часу.
📌 Такий підхід дає змогу:
- забезпечити прозорий облік відпрацьованого часу;
- уникнути штрафів під час перевірок Держпраці;
- правильно нараховувати зарплату та інші виплати.
Кого вносять до табеля
✅ Табелюють:
| Категорія працівників | Особливості обліку |
|---|---|
| Постійні штатні працівники | Усі без винятку |
| Працівники за строковими трудовими договорами | Вносяться так само, як і штатні |
| Внутрішні сумісники | Вносяться двічі — окремо по основному місцю і сумісництву |
| Зовнішні сумісники | Отримують окремий табельний номер |
❌ Не табелюють:
| Категорія | Причина |
|---|---|
| Особи за ЦПД (цивільно-правовими договорами) | Це не наймані працівники — табелювання не передбачено |
🆔 Табельний номер:
- Присвоюється кожному працівнику.
- Не рекомендується повторно використовувати табельний номер працівника, який звільнився або переведений, протягом трьох років — для уникнення плутанини.
📍 У випадку суміщення посад у межах одного роботодавця — окремий табельний номер не надається.
Форма табеля обліку робочого часу
Основний документ:
Табель типової форми № П-5 — затверджений наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489.
⚠️ Зверніть увагу!
Цей наказ не зареєстрований у Мін’юсті, тому форма П-5 має рекомендаційний характер.
Що важливо знати:
| Питання | Пояснення |
|---|---|
| 📉 Що містить форма П-5 | Лише мінімальні показники, потрібні для статистичних звітів |
| 🛠 Чи можна змінювати форму? | Так, можна доповнювати власними реквізитами для зручності обліку |
| 📝 Можна розробити власну форму? | Так, головне — облік явок і неявок відповідно до статистичних форм звітності |
| 🔍 Джерела | Примітка 2 до форми № П-5; листи Держкомстату від 19.03.2010 № 17/1-25/ж61/10/59 та Держстату від 12.01.2012 № 9/4-10/9 |
🧩 Власна форма — це не порушення, а гнучкий інструмент для адаптації під потреби підприємства. Головне — щоб вона містила всі необхідні дані для нарахування зарплати та звітності.
Скачати табель обліку робочого часу бланк в ворд та ексель👉
Правила заповнення табеля обліку робочого часу
1️⃣ Щомісячне відкриття табеля. Табель відкривають з 1-го числа кожного місяця і закривають останнім днем цього ж місяця. Для кожного місяця оформлюється окремий табель.
2️⃣ Дата заповнення табеля. Немає затверджених норм, коли саме треба закривати табель. Це визначається локальними документами підприємства. Можна закривати табель в останній робочий день місяця або в перший робочий день наступного місяця.
3️⃣ Підготовка нового табеля. Табель наступного місяця готують за 2 – 3 дні до початку на основі попереднього, враховуючи прийнятих/звільнених працівників.
4️⃣ Ведення табеля. Протягом місяця у табелі фіксують усі події, а наприкінці — підбивають підсумки по годинах кожного працівника.
5️⃣ Хто заповнює табель. Уповноважений працівник веде табель, який підписує також керівник підрозділу. Далі документ перевіряє кадровик і передає в бухгалтерію.
6️⃣ Частота подачі в бухгалтерію. За нормами КЗпП зарплата виплачується двічі на місяць. Тому табель або зведені дані про відпрацьований час слід передавати в бухгалтерію двічі.
7️⃣ Документальне підтвердження. Дані табеля базуються на документах: накази, лікарняні, довідки тощо. За відсутності підтверджень — ставимо код НЗ (нез’ясована причина).
8️⃣ Метод ведення табеля
- Суцільна реєстрація — відмітки про явку всіх працівників
- Реєстрація відхилень — фіксуються лише відхилення (прогули, відпустки тощо)
9️⃣ Рядки в табелі
- Верхній рядок: години
- Нижній рядок: умовні позначення (відпустки, лікарняні, нічні тощо)
🔟 Коди в табелі. Форма № П-5 має умовні позначення, які можна доповнити власними. Наприклад:
- відпустка при народженні дитини
- відпустка учасникам бойових дій
- відпустка без збереження зарплати через воєнний стан
| Умовні позначення | Код буквений | Код цифровий |
| Години роботи, передбачені колдоговором | Р | 1 |
| Години роботи працівників, яким встановлено неповний робочий день (тиждень) згідно з законодавством | РС | 2 |
| Вечірні години роботи | ВЧ | 3 |
| Нічні години роботи | РН | 4 |
| Надурочні години роботи | НУ | 5 |
| Години роботи у вихідні та святкові дні | РВ | 6 |
| Відрядження | ВД | 7 |
| Основна щорічна відпустка (ст.6 Закону України “Про відпустки”) | В | 8 |
| Щорічна додаткова відпустка (ст. 7, 8 Закону України “Про відпустки”) | Д | 9 |
| Додаткова відпустка, передбачена ст. 20, 21, 30 Закону України “Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи” | Ч | 10 |
| Творча відпустка (ст.16 Закону України “Про відпустки”) | ТВ | 11 |
| Додаткова відпустка у зв’язку з навчанням (ст.13, 14, 15, 151 Закону України “Про відпустки”) | Н | 12 |
| Відпустка без збереження заробітної плати у зв’язку з навчанням (п.12, 13, 17 ст. 25 Закону України “Про відпустки”) | НБ | 13 |
| Додаткова відпустка без збереження заробітної плати в обов’язковому порядку (ст. 25 крім п. 3, 12, 13, 17 Закону України “Про відпустки” ) | ДБ | 14 |
| Додаткова оплачувана відпустка працівникам, які мають дітей (ст. 19 Закону України “Про відпустки”) | ДО | 15 |
| Відпустка у зв’язку з вагітністю і пологами (стаття 17 Закону України “Про відпустки”) та відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (ст. 18 Закону України «Про відпустки») | ВП | 16 |
| Відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею 6-ти річного віку (ст. 25 п.3 Закону України “Про відпустки”) | ДД | 17 |
| Відпустка без збереження заробітної плати за згодою сторін (стаття 26 Закону України “Про відпустки”) | НА | 18 |
| Інші відпустки без збереження заробітної плати (на період припинення виконання робіт) | БЗ | 19 |
| Неявки у зв’язку з переведенням за ініціативою роботодавця на неповний робочий день (тиждень) | НД | 20 |
| Неявки у зв’язку з тимчасовим переведенням на роботу на інше підприємство на підставі договорів між суб’єктами господарювання | НП | 21 |
| Інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних і громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, донорські, відгул і т.ін.) | ІН | 22 |
| Простої | П | 23 |
| Прогули | ПР | 24 |
| Масові невиходи на роботу (страйки) | С | 25 |
| Оплачувана тимчасова непрацездатність | ТН | 26 |
| Неоплачувана тимчасова непрацездатність у випадках, передбачених законодавством (у зв’язку з побутовою травмою та ін. підтверджена довідками лікувальних закладів) | НН | 27 |
| Неявки з нез’ясованих причин | НЗ | 28 |
| Інші види неявок, передбачених колективними договорами, угодами | ІВ | 29 |
| Інші причини неявок | І | 30 |
📌 Порада: Всі додаткові коди і методи заповнення варто закріпити у внутрішніх положеннях підприємства.
Виправлення в табелі
Важливо знати:
Підчищення або самовільне виправлення даних у табелі не допускається. Якщо табель вже передано до бухгалтерії і на його підставі нараховано зарплату — зміни слід оформлювати через коригуючий табель.
📑 Що варто передбачити внутрішніми документами:
- У Положенні про табельний облік потрібно прописати, як саме вносити виправлення.
- Уточніть, хто відповідальний за підготовку коригуючого табеля.
На що спираємося при внесенні змін:
- Виправлення допускаються лише за наявності підтвердних документів: наказів, лікарняних, довідок тощо.
Приклад ситуації: Якщо працівнику неправильно відмітили вихідний день як робочий — це виправляється не виправленням старого табеля, а створенням нового — коригуючого.
Відповідальність за відсутність табеля
🔍 Що каже законодавство?
Згідно з ст. 30 Закону України «Про оплату праці», кожен роботодавець зобов’язаний вести достовірний облік робочого часу працівників і облік витрат на оплату праці. Це — зона уваги під час перевірок Держпраці.
⛔ ВАЖЛИВО:
Табель обліку (форма № П-5) — лише один зі способів фіксації робочого часу. Якщо підприємство веде інший достовірний облік, штраф за відсутність саме табеля не застосовується.
Санкції за відсутність обліку робочого часу
| Вид відповідальності | Сума штрафу |
|---|---|
| 💰 Фінансова (за ст. 265 КЗпП) | 1 мінімальна зарплата (у 2025 = 8000 грн) |
| 👤 Адміністративна (на посадових осіб, ч. 1 ст. 41 КУпАП) | від 510 до 1 700 грн |
Порада: навіть якщо підприємство обирає інший спосіб обліку, це має бути зафіксовано в локальному нормативному акті (наприклад, у Положенні про облік робочого часу)
