Термін зберігання електронних звітів з ЄСВ
🗂️ Скільки років треба зберігати архів файлів електронних документів – звітів з ЄСВ?
Відповідь Головного управління ДПС у Дніпропетровській області – 75років.
Загальне правило зберігання електронних документів
📌 Відповідно до ст. 13 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», електронні документи повинні зберігатися не менше строку, встановленого для паперових документів. Тобто, якщо закон вимагає зберігати документ у паперовій формі певну кількість років, то електронний файл звітності має зберігатися стільки ж.
Обов’язок підприємства щодо зберігання документів
📚 Згідно зі ст. 8 Закону № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», на керівника підприємства покладається відповідальність за:
- організацію бухгалтерського обліку;
- фіксацію фактів здійснення господарських операцій;
- збереження первинних документів, регістрів і звітності не менше трьох років, якщо законом не встановлено довший строк.
Це загальна мінімальна планка для документів, пов’язаних із фінансовою діяльністю.
Перелік № 578/5: спеціальні строки для звітності по ЄСВ
🗂️ Ключове значення для звітності з ЄСВ має Перелік типових документів, затверджений наказом Мін’юсту № 578/5.
У розділі I, глава 7, ст. 678, п. 7.1 Переліку встановлено:
Відомості про застраховану особу, включно з персоніфікованими даними (звіти з ЄСВ), зберігаються 75 років.
До таких документів належать:
- Звіт про суми нарахованої зарплати застрахованих осіб;
- суми нарахованих страхових внесків;
- дані персоніфікованого обліку;
- усі форми звітів з ЄСВ, включно з поданими в електронному вигляді.
Як довго зберігати архів електронних файлів ЄСВ?
▶️ Висновок для бухгалтера: електронні файли звітів з ЄСВ необхідно зберігати 75 років.
Це стосується всіх періодів, починаючи з 2011 року, коли звітність по ЄСВ була інтегрована у систему персоніфікованого обліку.
