Три фатальні помилки при розрахунку відпускної компенсації

Навіть досвідчені бухгалтери рахують відпускну компенсацію так, як вже давно рахувати не можна. У цьому відео — реальні помилки. Перевірте — чи не робите ви так само?

Помилка № 1. Нерозподілення  періодів

Перша й дуже поширена помилка — коли компенсацію за невикористану відпустку рахують “гуртом”, тобто в один підсумковий розрахунок. Але зараз так не можна!

Дивіться. З 2024 року потрібно окремо рахувати дні відпустки, які були зароблені до 31 грудня 2023 року, і окремо — ті, що зароблені з 1 січня 2024 року.

Для таких окремо розрахованих днів треба відповідно визначити  дві середні зарплати. Інакше компенсація вийде невірною, і ви помилитесь у сумі, яку потрібно виплатити при звільненні.

✍️ Приклад. 15.05.2025 з підприємства звільняється працівник, який має накопичені дні відпустки до 31.12.2023 — 10 календарних днів. А також має 20 календарних днів невикористаної відпустки, які накопиченні з 01.01.2024.

Компенсація за дні відпустки, накопичені до 31.12.2023

Розрахунковий період — січень — грудень 2023.

Заробіток за розрахунковий період: 179 000 грн.

Середньоденна зарплата:

179 000 грн : 365 к. дн. = 490,41 грн,

де 365 к. дн. — кількість календарних днів у розрахунковому періоді.

Сума відпускної компенсації: 490,41 грн х 10 к. дн. = 4904,10 грн

Компенсація за дні відпустки, накопичені з 01.01.2024

Розрахунковий період — травень-2024 — квітень-2025.

Заробіток за період 240 000 грн.

Середньоденна зарплата:

240 000 грн : 365 к. дн. = 657,53 грн,

Сума відпускної компенсації: 657,53 грн х 20 к. дн. = 13150,60 грн,

де 20 — кількість календарних днів відпустки 

🎓 До речі!

Якщо тема розрахунку зарплати — ваша щоденна рутина, запрошуємо вас на наш оновлений курс “Заробітна плата: розрахунок, облік, податки”.

У ньому — всі види нарахувань, утримань, компенсацій, звітності, з прикладами, формулами та підказками для реальної роботи саме на 2025 рік.

Практика, яку ви зможете застосувати одразу.

Помилка № 2. Обрали неправильний розрахунковий період

Ще одна помилка, це коли бухгалтер невірно обирає розрахунковий період. 

Що я маю на увазі. Наприклад, працівник звільняється в останній день календарного місяця, скажімо 30 квітня.  Подекуди бухгалтери включають квітень у розрахунковий період при розрахунку відпускної компенсації. А це помилка.

При звільненні працівника в останній календарний день місяця, такий місяць до розрахункового періоду не попаде. Тож при звільненні працівника 30 квітня 2025,  розрахунковий період буде квітень 2024 – березень 2025. 

А ось в протилежній ситуації, коли працівника прийнято в перший робочий але не в перший календарний день місяця, такий місяць до розрахункового періоду навпаки, ПОПАДЕ. Тобто такий місяць повністю враховується при визначенні кількості днів у розрахунковому періоді.

✍️ Приклад. Працівника прийнято на роботу 2 вересня 2024. У травні  2025 працівник  звільняється і йому нараховують відпускну компенсацію.

Розрахунковий період: вересень 2024 — квітень 2025.

В нашому прикладі є мікс двох правил. Тож будьте уважні. 

Перше. Працівник відпрацював на підприємстві менше року, тож  розрахунковий період  – це  фактичний час роботи з 1-го числа місяця після оформлення на роботу до 1-го числа місяця, в якому надається відпустка.

Друге. Працівника прийнято (оформлено) на роботу не з першого числа місяця, проте дата прийняття на роботу є першим робочим днем місяця (друге вересня понеділок) . Тож  цей місяць враховується до розрахункового періоду як повний). Отже розрахунковий період в нас вересень 2024 року — квітень 2025 року.

Якщо б працівника було прийнято 3 числа чи пізніше, ми б цей місяць не включали до розрахунку.  Тоді розрахунковий період в нас був би жовтень 2024 – квітень 2025 року. 

Помилка № 3. При розрахунку відпускної компенсації з окладу не враховано мінзарплату

Є випадки, коли відпускну компенсацію розраховують виходячи з окладу. Але бухгалтери іноді забувають ще одне правило

Якщо в розрахунковому періоді у працівника не було зарплати, розрахунки проводимо з установленої в трудовому договорі тарифної ставки або окладу.

Якщо місячна тарифна ставка чи оклад нижча за мінімальну зарплату, то в розрахунку середньої використовуємо мінзарплату, встановлену на час розрахунку.

Загальну суму, що візьме участь у розрахунку, визначаємо шляхом множення окладу чи МЗП (з урахуванням зайнятості) на кількість місяців розрахункового періоду.

✍️ Приклад. Працівниця звільняється в травні 2025.

У розрахунковому періоді вона не відпрацювала жодного дня, оскільки перебувала у відпустці за свій рахунок. 

Їй треба нарахувати компенсацію  за 20 днів соціальної  відпустки на дітей за 2024 і 2025 роки.

Розрахунковий період: травень 2024 року — квітень 2025 року (365 к. дн.).

‼️Зверніть увагу, оскільки оклад працівниці (7800 грн) нижчий за мінзарплату (8000 грн), то в розрахунку використовуємо не оклад, а мінзарплату. 

Час відпустки за свій рахунок виключають з розрахункового періоду. Тож маємо ситуацію, коли розрахунковий період «складається» до нуля. В такому випадку розрахунок проводимо за умовний період, що дорівнює 12 місяцям, які передують місяцю надання відпустки. Тобто отримуємо умовний розрахунковий період: травень 2024 року — квітень 2025 року. 

Середньоденна зарплата: 8000 грн х 12 міс. : 365 =263,01 грн/к. дн.

Сума відпускних: 263,01 грн/к. дн. х 20 к. дн. = 5260,20  грн.