Трудова книжка чи Відомості про трудову діяльність: що треба при прийомі на роботу
З 2021 року при працевлаштуванні кандидати можуть подавати не лише паперову трудову книжку, а й Відомості про трудову діяльність з реєстру Пенсійного фонду України (ПФУ).
Що вимагає закон при працевлаштуванні
Відповідно до ч. 2 ст. 24 КЗпП, при укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати:
- паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
- трудову книжку (за наявності) або Відомості про трудову діяльність з Реєстру застрахованих осіб;
- документи про освіту, військовий облік, медичні довідки (за потреби).
👉 Тобто працівник сам обирає, який документ надати – трудову книжку чи Відомості про трудову діяльність.
Якщо кандидат подає трудову книжку
Подати потрібно оригінал трудової книжки.
Якщо сторінки закінчилися — оформлюється вкладиш (але він дійсний тільки разом із книжкою).
Якщо книжка втрачена чи зіпсована — надається дублікат.
❌ Не приймаються: копії, скани або вкладиші без самої книжки.
🔎 Важливі нюанси:
- Якщо у книжці немає запису про звільнення з попереднього місця роботи (наприклад, роботодавець залишився на окупованій території) — це не перешкоджає новому працевлаштуванню. Роботодавець не має права вимагати копію наказу про звільнення чи інші підтвердні документи.
- Після 10.06.2021 року працівники самі вирішують, чи продовжувати вести паперову трудову книжку. Тому записи можуть бути відсутні навіть у тих, хто працював після цієї дати.
- З 10.06.2021 роботодавець більше не приймає паперову трудову книжку на зберігання. А лише вносить записи до неї і повертає працівнику.
Якщо кандидат подає Відомості про трудову діяльність
- Документ можна сформувати на порталі ПФУ («Витяг з ЕТК»).
- Може подаватися як у роздрукованому вигляді, так і у форматі pdf.
- У витягу відображаються всі місця роботи, дати прийняття та звільнення, реквізити документів.
⚠️ Але є нюанс: дані про звільнення з’являться у Реєстрі тільки після того, як попередній роботодавець подасть відповідний Податковий розрахунок (додаток Д5). Тому можливі ситуації, коли людина вже звільнилася, але у Відомостях цього запису ще немає. Це також не є перешкодою для прийняття на роботу.
❌ Важливо: витяг з Реєстру застрахованих осіб, довідки ОК-5 чи ОК-7 не прирівнюються до Відомостей про трудову діяльність.
🗂️ Документ нового працівника: ОК-5, ОК-7, Витяг з ЕТК чи Витяг з РЗО?
🗂️ Як отримати витяг з електронної трудової книжки: інструкція 2025
Трудова книжка чи Відомості: що в пріоритеті
Законодавство не визначає пріоритету.
Працівник може надати будь-який з двох документів.
Можлива ситуація, коли у працівника є і трудова книжка, і Відомості про трудову діяльність. У такому випадку можна працювати з обома документами, наприклад:
- роботодавець робить запис у книжці;
- паралельно зберігає копію Відомостей у кадровій справі.
Що подають сумісники
👥 Для сумісників теж діє вимога ч. 2 ст. 24 КЗпП. Але слід враховувати:
- Трудова книжка ведеться лише за основним місцем роботи (п. 1.1 Інструкції № 58).
- Якщо книжка зберігається у роботодавця за основним місцем, для роботи за сумісництвом працівник зазвичай подає Відомості про трудову діяльність.
- Якщо працівник після 10.06.2021 зберігає книжку у себе, він може надати її для ознайомлення, але вносити запис про роботу за сумісництвом у книжку не можна (це робиться тільки за бажанням працівника та окремим порядком).
Висновки
- При працевлаштуванні працівник має подати або трудову книжку, або Відомості про трудову діяльність.
- Пріоритету між цими документами немає — вибір робить працівник.
- Не можна вимагати замість них довідки ОК-5, ОК-7 чи інші довідки з ПФУ.
- У разі роботи за сумісництвом зазвичай подаються Відомості, а не книжка.
- Роботодавець працює з тим документом, який надає кандидат, і не зобов’язаний перевіряти чи підтверджувати факт звільнення з попереднього місця роботи.
