Трудова книжка в електронному вигляді: скануємо ВСІ записи — навіть після 10.06.2021 (пояснює ПФУ)
Під час підготовки до оцифрування трудових книжок працівників у 2026 році у бухгалтерів та кадровиків часто виникає практичне питання: чи потрібно сканувати записи у трудовій книжці, які внесені після 10.06.2021, адже саме з цієї дати роботодавці почали передавати дані про трудову діяльність до електронного реєстру. Відповідь важлива не лише для правильного формування сканкопій, а й для уникнення відмови ПФУ при поданні відомостей у електронній формі через портал ПФУ. Нижче пояснюємо, що саме вимагає Порядок подання відомостей про трудову діяльність, затверджений постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1, та як правильно підготувати сканкопії трудових книжок у 2026 році.
Чи потрібно сканувати записи після 10.06.2021
Так, сканувати потрібно всі заповнені сторінки трудової книжки, незалежно від того, коли саме зроблено записи — до 10.06.2021 чи після цієї дати.
Ключовий принцип полягає в тому, що під час оцифрування необхідно сканувати усі сторінки трудової книжки, до яких внесено записи. Отже, якщо на сторінках є записи, зроблені після 10.06.2021, ці сторінки також підлягають скануванню й поданню до ПФУ.
Нормативна підстава: пункт 5 Порядку за постановою ПФУ №11-1
Вимоги до сканування прямо визначені пунктом 5 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи-підприємця та інших осіб в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1.
Цим пунктом передбачено, що скановані копії:
- виготовляються у кольоровому форматі з оригіналів трудової книжки та документів про стаж;
- мають містити всі сторінки трудової книжки, до яких внесено записи, у хронологічному порядку;
- повинні бути придатні для сприйняття змісту, зокрема повинні чітко читатися дані про серію та номер бланків документів;
- повинні містити поля відповідних документів;
- мають відповідати технічним вимогам щодо роздільної здатності, форматів і розміру файлів.
Технічні вимоги ПФУ до сканкопій трудової книжки (300 dpi, jpg/pdf, до 1 Мб)
Під час сканування трудової книжки слід дотримуватися таких вимог:
- рекомендована роздільна здатність сканування — 300 dpi;
- формат зображення — jpg або pdf;
- розмір кожного файлу — не більше 1 Мб;
- сканування здійснюється в кольорі;
- сторінки з записами формуються у хронологічному порядку та повинні бути читабельними.
Важливе зауваження: скануємо всі сторінки з записами (а не тільки “старі”)
Під час оцифрування трудової книжки не потрібно відбирати сторінки за датою. Вимога ПФУ — сканувати всі сторінки, до яких внесено записи, тобто оцифровувати потрібно також ті сторінки, де записи зроблено після 10.06.2021.
Чи виникає задвоєння даних у системі після сканування
Задвоєння даних не відбувається.
Під час подання сканкопій трудової книжки до ПФУ у Відомостях про трудову діяльність буде заповнена графа 4, яка може виглядати як дублювання інформації, що вже міститься в Реєстрі.
Однак це не є помилкою, оскільки наявність дати у графі 4 означає, що трудова книжка оцифрована / відсканована та передана до ПФУ. Таким чином, графа 4 виконує функцію підтвердження факту оцифрування.
аблиця: що саме потрібно сканувати і як подавати
| Питання | Як правильно |
|---|---|
| Чи сканувати записи після 10.06.2021? | Так, потрібно сканувати всі сторінки з записами, незалежно від дати |
| Які сторінки сканувати? | Усі сторінки, до яких внесено записи, у хронологічному порядку |
| У якому вигляді сканувати? | Кольорові сканкопії з оригіналу трудової |
| Рекомендована якість | 300 dpi |
| Формат файлу | jpg або pdf |
| Максимальний розмір файлу | до 1 Мб кожен |
| Чому графа 4 заповнюється? | Це позначка, що трудова книжка оцифрована; це не задвоєння |
Висновки
- Якщо підприємство вирішило з 01.01.2026 розпочати оцифрування (сканування) трудових книжок, сканувати потрібно всі сторінки трудової книжки, до яких внесено записи, у тому числі сторінки із записами, зробленими після 10.06.2021.
- Вимога сканувати всі заповнені сторінки встановлена пунктом 5 Порядку, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1, і не залежить від того, чи вже відображені ці дані в Реєстрі застрахованих осіб.
- Сканкопії потрібно виготовляти в кольоровому форматі, із рекомендованою роздільною здатністю 300 dpi, у форматі jpg або pdf, при цьому розмір кожного файлу має бути не більше 1 Мб, а сторінки необхідно подавати у хронологічному порядку.
- Заповнення графи 4 у Відомостях про трудову діяльність при поданні сканкопій не є помилкою і не означає задвоєння даних, оскільки дата у графі 4 лише підтверджує факт, що трудова книжка оцифрована / відсканована.
Також вас може зацікавити:
Скануємо трудові книжки: практичні ситуації