Участь у семінарі: навчання, підвищення кваліфікації чи відрядження?
Чи вважається участь працівників у семінарі навчанням? Чи це підвищення кваліфікації або відрядження? Чи утримують ПДФО, військовий збір, нараховують ЄСВ?
Участь працівників у семінарах може розглядатися як навчання або підвищення кваліфікації за певних умов. Згідно з нормативними актами та роз’ясненнями Міністерства соціальної політики, участь у семінарі може бути оформлена як підвищення кваліфікації або відрядження.
Про це ви можете почитати тут 👉 Відправляємо працівника на семінар/тренінг
Підвищення кваліфікації
Якщо після семінару працівники отримують додаткові професійні знання, навички та вміння, що засвідчується відповідними документами. У цьому випадку роботодавець повинен оформити наказ про направлення працівника на підвищення кваліфікації.
ПДФО та ВЗ
Витрати, пов’язані з підвищенням кваліфікації, зокрема добові, витрати на проїзд і проживання, не підлягають оподаткуванню ПДФО. Це випливає з п.п. 165.1.37 ПКУ, згідно з яким такі витрати не враховуються як доходи працівника, оскільки підвищення кваліфікації для певних категорій працівників (наприклад, вчителів) є обов’язковим за вимогою законодавства.
Водночас сума середнього заробітку за час, коли працівник знаходиться на курсах підвищення кваліфікації, є об’єктом оподаткування ПДФО. Це відображається в п.п. 164.2.1 ПКУ, і така виплата оподатковується за ставкою 18% як звичайна заробітна плата, згідно з п. 167.1 ПКУ.
Аналогічна ситуація з військовим збором. Його утримують із середнього заробітку за час підвищення кваліфікації за ставкою 5%.
ЄСВ
Із ЄСВ та ж сама історія.
Витрати на підвищення кваліфікації працівників (такі як добові, проїзд, проживання тощо) не включаються до бази для нарахування ЄСВ. Це пояснюється тим, що ці витрати не входять до фонду оплати праці, відповідно до п. 3.24 Інструкції № 5 та п. 9 розд. II Переліку № 1170. Таким чином, на ці суми не нараховується ЄСВ.
А от сума середнього заробітку за час проходження курсів підвищення кваліфікації відноситься до фонду оплати праці як оплата за невідпрацьований час. Це відображено в п.п. 2.2.12 Інструкції № 5. Таким чином, середній заробіток за час курсів є звичайною заробітною платою, на яку нараховується ЄСВ на загальних підставах за ставкою 22%. Це передбачено ст. 7 та ст. 8 Закону про ЄСВ.
📘 Детальніше про це – у статті Витрати на підвищення кваліфікації: оподаткування та відображення у звітності
Відрядження
Якщо семінар проводиться в іншому населеному пункті і оформлюється службове відрядження. Це найчастіше використовується на практиці, коли укладається договір про надання інформаційно-консультаційних послуг, а організатори семінару надають акт про такі послуги.
Правильне оформлення договору та актів
Інформаційно-консультаційні послуги надаються на підставі укладеного договору між організатором заходу і підприємством (ФОП).
‼️Важливим є те, що договір має чітко вказувати, що одержувачем послуг є підприємство (ФОП), а працівник, який відвідує семінар чи тренінг, є лише представником цього підприємства. Це ключовий момент, адже в такому випадку вартість участі, яку сплачує роботодавець, не розглядається як дохід працівника. В результаті, жоден податок (ПДФО, ВЗ чи ЄСВ) на таку виплату не накладається.
Неоподатковуваність вартості участі
Якщо одержувачем послуг є підприємство або ФОП, а працівник лише представляє його інтереси, то участь у семінарі чи тренінгу не обкладається податками:
- Немає ПДФО: Оскільки сума не є доходом працівника, то вона не підлягає оподаткуванню як зарплата.
- Немає військового збору: Також відсутність доходу означає, що військовий збір не стягується.
- Немає ЄСВ: Відсутність доходу також звільняє від нарахування ЄСВ.
Податкові ризики в разі неправильно оформлених договорів
Натомість, якщо запрошеною стороною є не підприємство (ФОП), а фізична особа, ситуація змінюється. У такому випадку, податківці трактують витрати на участь у семінарі як додаткове благо для працівника. Вони визначають суму, сплачену роботодавцем за участь працівника у заході, як оподатковуваний дохід.
