Видатковий касовий ордер: правила заповнення + приклад (інкасація)

Видатковий касовий ордер (ВКО) є первинним документом, що використовується для оформлення операцій з видачі готівки з каси. Наприклад, при здачі готівки до банку або видачі коштів у підзвіт. Як правильно оформити ВКО — розглянемо детально.

Типова форма ВКО

Форма № КО-2 видаткового касового ордера затверджена Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні (Постанова НБУ від 29.12.2017 № 148, далі — Положення № 148). Заповнюють його наступним чином:

Основні реквізити

1. Найменування підприємства: повна назва підприємства, яке видає готівкові кошти.
2. Ідентифікаційний код: код ЄДРПОУ підприємства.
3. Дата оформлення: вказується дата складання ордера.

Таблиця видаткового касового ордера

Графа 1 (№ з/п): завжди зазначається цифра «1».

Графи 2, 3 (номер і дата ордера): мають відповідати даним Журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (типова форма № КО-3 або № КО-3а).

Графа 4 (номер рахунку): зазначається субрахунок, який кореспондує з кредитом субрахунку 301 «Готівка в національній валюті» (наприклад, субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами»).

Графи 5–7: за потреби вказують код аналітичного рахунку, суму, код цільового призначення.

Інші реквізити

1. «Видати»: зазначається ПІБ особи, яка отримує кошти. Якщо кошти видаються за довіреністю, наводяться дані довіреної особи.
2. «Підстава»: зазначається причина видачі коштів (наприклад, на відрядження, господарські потреби, виплата заробітної плати).
3. «Сума»: зазначається сума готівки (гривні прописом, копійки — цифрами).
4. «Додаток»: вказуються документи, що додаються до ордера.
5. Підпис одержувача: особа, яка отримує кошти, повинна поставити свій підпис.

Особливості заповнення

Сума отриманих коштів: одержувач вписує гривні прописом, копійки — цифрами.

Дата отримання готівки: одержувач також вказує дату отримання.

Обов’язковий підпис одержувача: ВКО без підпису не є дійсним для обліку залишку готівки в касі.

Зверніть увагу

ВКО без підпису одержувача додається до залишку готівки в касі на день оформлення ордера та перевіряється на перевищення ліміту каси.

Штраф за перевищення ліміту каси наразі не застосовується.

Приклад. Здаємо готівку в банк

У графі 4 таблиці видаткового касового ордера (ВКО) зазначають відповідний субрахунок:

• 333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті» – коли здаємо виручку до каси банку особисто або через інкасаторів;
• 311 «Поточні рахунки в національній валюті» – якщо використовуємо  платіжний термінал для інкасації в реальному часі.

У випадках, коли ВКО оформлюється на загальну суму касових операцій, зокрема при здаванні готівки до банку, реквізити «Одержав», «Дата», «Сума», «Підпис одержувача», а також дані про документ, що посвідчує особу одержувача, не заповнюються (пункт 32 Положення № 148).

У реквізиті «Видати» зазначають повне ім’я касира або іншого працівника, відповідального за здавання готівкових коштів до банку (лист НБУ від 12.06.2018 № 50-0007/32326). У полі «Додаток» вказують підставу для оформлення ВКО, наприклад, договір на інкасацію чи документ, що підтверджує здавання готівкової виручки.

Приклад заповнення ВКО у такому випадку наведено на рис. нижче.

Рис. Приклад заповнення видаткового касовогой ордеру (інкасація готівки в банк)

У нашій статті Як правильно заповнити ВКО, видаючи готівку підзвіт? ви також знайдете корисну інформацію та приклад заповненя видаткового касового ордеру.