Видатковий касовий ордер: правила заповнення + приклад (інкасація)
Видатковий касовий ордер (ВКО) є первинним документом, що використовується для оформлення операцій з видачі готівки з каси. Наприклад, при здачі готівки до банку або видачі коштів у підзвіт. Як правильно оформити ВКО — розглянемо детально.
Типова форма ВКО
Форма № КО-2 видаткового касового ордера затверджена Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні (Постанова НБУ від 29.12.2017 № 148, далі — Положення № 148). Заповнюють його наступним чином:
Основні реквізити
- Найменування підприємства: повна назва підприємства, яке видає готівкові кошти.
- Ідентифікаційний код: код ЄДРПОУ підприємства.
- Дата оформлення: вказується дата складання ордера.
Таблиця видаткового касового ордера
Графа 1 (№ з/п): завжди зазначається цифра «1».
Графи 2, 3 (номер і дата ордера): мають відповідати даним Журналу реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (типова форма № КО-3 або № КО-3а).
Графа 4 (номер рахунку): зазначається субрахунок, який кореспондує з кредитом субрахунку 301 «Готівка в національній валюті» (наприклад, субрахунок 372 «Розрахунки з підзвітними особами»).
Графи 5–7: за потреби вказують код аналітичного рахунку, суму, код цільового призначення.
Інші реквізити
- «Видати»: зазначається ПІБ особи, яка отримує кошти. Якщо кошти видаються за довіреністю, наводяться дані довіреної особи.
- «Підстава»: зазначається причина видачі коштів (наприклад, на відрядження, господарські потреби, виплата заробітної плати).
- «Сума»: зазначається сума готівки (гривні прописом, копійки — цифрами).
- «Додаток»: вказуються документи, що додаються до ордера.
- Підпис одержувача: особа, яка отримує кошти, повинна поставити свій підпис.
Особливості заповнення
Сума отриманих коштів: одержувач вписує гривні прописом, копійки — цифрами.
Дата отримання готівки: одержувач також вказує дату отримання.
Обов’язковий підпис одержувача: ВКО без підпису не є дійсним для обліку залишку готівки в касі.
Зверніть увагу
ВКО без підпису одержувача додається до залишку готівки в касі на день оформлення ордера та перевіряється на перевищення ліміту каси.
Штраф за перевищення ліміту каси наразі не застосовується.
Приклад. Здаємо готівку в банк
У графі 4 таблиці видаткового касового ордера (ВКО) зазначають відповідний субрахунок:
- 333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті» – коли здаємо виручку до каси банку особисто або через інкасаторів;
- 311 «Поточні рахунки в національній валюті» – якщо використовуємо платіжний термінал для інкасації в реальному часі.
У випадках, коли ВКО оформлюється на загальну суму касових операцій, зокрема при здаванні готівки до банку, реквізити «Одержав», «Дата», «Сума», «Підпис одержувача», а також дані про документ, що посвідчує особу одержувача, не заповнюються (пункт 32 Положення № 148).
У реквізиті «Видати» зазначають повне ім’я касира або іншого працівника, відповідального за здавання готівкових коштів до банку (лист НБУ від 12.06.2018 № 50-0007/32326). У полі «Додаток» вказують підставу для оформлення ВКО, наприклад, договір на інкасацію чи документ, що підтверджує здавання готівкової виручки.
Приклад заповнення ВКО у такому випадку наведено на рис. нижче.
Рис. Приклад заповнення видаткового касовогой ордеру (інкасація готівки в банк)
У нашій статті Як правильно заповнити ВКО, видаючи готівку підзвіт? ви також знайдете корисну інформацію та приклад заповненя видаткового касового ордеру.
