Відпускна компенсація: тонкощі розрахунку під час війни

Обов’язкова виплата при звільненні

При звільненні працівника йому виплачується грошова компенсація за всі не використані ним дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи (ч. 1 ст. 24 Закону про відпустки*).

* Закон України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР.

Також роботодавець має нарахувати відпускну компенсацію працівнику, з яким припиняє трудові відносини у разі смерті працівника. Але виплачує її в цьому разі вже членам його сім’ї.

Запам’ятайте, наразі немає винятків, коли при звільненні працівника не потрібно виплачувати компенсацію за невикористану відпустку.

Але доволі часто в бухгалтерських чатах спостерігаються помилкові думки. Наприклад, що компенсацію не треба виплачувати при звільненні під час призупинення дії трудового договору, або після тривалої відпустки без збереження зарплати, або коли звільняємо працівника після його відсутності із нез’ясованих причин більш ніж 4 місяці поспіль за п. 8³ ч. 1 ст. 36 КЗпП.

Так от, у всіх цих випадках треба з’ясувати, чи всі дні щорічних відпусток він використав, і за невикористану її частину (якщо є) виплатити компенсацію при звільненні.

Робочий рік

Перше, з чого починаємо визначення кількості днів відпускної компенсації, — це робочий рік. Він відлічується з дня укладення трудового договору. Це визначення прописане в ч. 1 ст. 6 Закону про відпустки. І протягом всього терміну перебування трудових відносин відлік (число і місяць) кожного нового робочого року залишаються незмінними. Тобто не зсувається, не переміщується, не ставиться на паузу.

На відлік кожного робочого року не впливає ні відпустка для догляду за дитиною, ні призупинення дії трудового договору, ні тривала відсутність працівника за будь-яких причин (нез’ясованих, відпустки без збереження зарплати тощо).

Кількість днів відпускної компенсації

За повністю відпрацьований працівником робочий рік невикористані дні відпустки визначити просто. Але якщо протягом робочого року були періоди, які не входять до відпускного стажу, або робочий рік відпрацьовано не повністю (при звільненні), то кількість днів щорічної відпустки потрібно розрахувати. Для цього, в загальному випадку, доречно використовувати таку формулу:

ДК = ДВрік х ((КДфакт – Сфакт) : (КДрік – Срік)),

де ДК — кількість днів невикористаної відпустки, за які надається компенсація;

ДВрік — тривалість щорічної відпустки, що надається за повний відпрацьований рік;

КДфакт — кількість календарних днів у поточному робочому році, які входять до стажу роботи, що надає право на щорічну основну відпустку (відпускний стаж);

Сфакт — кількість святкових і неробочих днів, установлених ст. 73 КЗпП, які припадають на поточний робочий рік (у році звільнення — до дня звільнення);

КДрік — загальна кількість календарних днів у поточному робочому році;

Срік — загальна кількість святкових і неробочих днів у поточному робочому році.

При підрахунку відпускного стажу (показник КДфакт) слід керуватися ст. 9 Закону про відпустки та ст. 82 КЗпП. Інформацію про ці періоди ви можете знайти у наступній нашій статті цього номера «Відпускний стаж: періоди, які «заробляють» відпустку».

Розглянемо, як розрахувати кількість днів невикористаної щорічної основної відпустки при звільненні, на прикладі.

Приклад. Працівника прийнято на роботу 15.02.2022. З 01 по 30 квітня він перебував у карантинній відпустці без збереження зарплати. З 2 травня по 23 червня з ним було призупинено дію трудового договору. З 24.06.2022 він приступив до роботи. 18.01.2023 працівник звільняється за власним бажанням. За скільки днів потрібно виплатити йому відпускну компенсацію, якщо тривалість щорічної відпустки для його посади становить 24 к. дн.?

Повний робочий рік для працівника 15.02.2022 — 14.02.2023. Це 365 календарних днів. Якби він був відпрацьований повністю, то тривалість відпустки була б 24 к. дн. (ДВрік = 24).

Підрахуємо кількість календарних днів відпускного стажу. Зверніть увагу, карантинна відпустка без збереження зарплати входить до відпускного стажу, а от період призупинення дії трудового договору — ні. Отже, з 15.02.2022 по 01.05.2022 маємо 76 к. дн. Потім з 24.06.2022 по 18.01.2022 ще 209 к. дн. Тому відпускний стаж КДфакт = 285 к. дн. (76 + 209).

На період трудових відносин припадає тільки один святковий день. Це 8 березня. Оскільки з 24 березня 2022 року на період воєнного стану святкових і неробочих днів, установлених ст. 73 КЗпП, не маємо. Отже, Сфакт = 1.

Так само на цей робочий рік припадає 1 святковий день, оскільки воєнний стан триває (Срік = 1).

Розрахуємо кількість днів відпускної компенсації:

24 х ((285 – 1) : (365 – 1)) = 18,72527473 ≈ 19.