Відпустка та виконання обов’язків: два різних накази

Катерина Міщенко • 27 Січня 2025

Чи можна об’єднати наказ про надання відпустки працівнику та наказ про покладення його обов’язків на іншого працівника?

Відповідь

❌Не варто так робити. Краще оформити двома різними наказами.

Ситуація зрозуміла. Працівник Іваненко іде у щорічну основну відпустку. Алев цей час його роботу має хтось ви конувати. Тому слід покласти виконання його обов’язків на працівника Петренка. Чи можна зекономити час і папір і оформити все це одним наказом?

Не варто! А все тому, що ці документи вони мають різні строки зберігання згідно з Переліком № 578/5.

Тут стане у пригоді стаття Строки зберігання кадрових документів.

Наказ про відпустку

Відноситься до документів тимчасового зберігання (строк зберігання — 5 років).
Регламентується нормами, пов’язаними з обліком робочого часу та відпусток.

Наказ про виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника:

Належить до документів тривалого зберігання (строк зберігання — 75 років).
Стосується трудових відносин, які можуть бути важливими для підтвердження стажу чи прав працівника у майбутньому.

Чому важливо розділяти ці накази?

По-перше, різний строк зберігання:
Об’єднання цих двох різних наказів може ускладнити архівне зберігання, оскільки документи з різними строками зберігання потребують різного підходу до обліку та утилізації.

Юридична коректність:
У випадках розгляду трудових спорів або перевірок можуть виникнути труднощі з пошуком відповідного документа, якщо він був об’єднаний.

Приклади наказів наведено нижче.