Відрядження без штампів у закордонному паспорті: як підтвердити?
З 12.10.2025 перетин кордону з Польщею буде без штампів у закордонних паспортах, а зі зчитуванням обличчя. Як діяти у цілях відрядження?
📌 З 12 жовтня 2025 року прикордонники Польщі та України переходять на нову біометричну систему контролю, що передбачає зчитування обличчя та відбитків пальців при в’їзді та виїзді. У закордонних паспортах більше не буде звичних штампів про перетин кордону. Для бухгалтерів це означає новий підхід до підтвердження права працівника на неоподатковувані добові у відрядженні.
🧳 Нові правила перетину кордонів ЄС для українців з 12 жовтня 2025 року
Нормативна база
Виплата та оподаткування добових регулюється:
- пп. 170.9.1 Податкового кодексу України (ПКУ) – визначає умови для неоподатковуваних добових;
- наказом роботодавця про відрядження – обов’язковий документ;
- документальними доказами перебування у відрядженні – раніше це були прикордонні штампи, тепер — альтернативні документи.
Як визначається тривалість відрядження
Кількість днів у відрядженні бухгалтер фіксує відповідно до наказу про відрядження. Для підтвердження цих днів мають бути наявні один або кілька документальних доказів.
До таких доказів належать:
- посадкові талони та електронні квитки на літак, поїзд, автобус;
- рахунки на проживання в готелі або хостелі;
- запрошення від приймаючої сторони;
- договори чи контракти, що підтверджують ділову мету поїздки;
- документи про участь у конференціях, семінарах, переговорах;
- чеки за витрати під час відрядження (заправка, платні дороги, паркування тощо).
Добові без оподаткування: що потрібно мати
Щоб добові не включалися до оподатковуваного доходу працівника, бухгалтер повинен мати:
- Наказ про відрядження (обов’язковий документ).
- Документи, що підтверджують мету відрядження, зокрема:
- запрошення або лист приймаючої сторони;
- договір/контракт з контрагентом;
- програма заходу (конференції, переговорів тощо).
- Документи, що підтверджують перебування за кордоном у конкретні дні: квитки, чеки, рахунки.
❗ Важливо: будь-які документи повинні мати діловий характер та бути пов’язані з господарською діяльністю підприємства.
Приклад підтвердження без штампів
Працівника направлено у відрядження до Польщі з 5 по 10 жовтня 2025 року.
У бухгалтера на руках:
- наказ про відрядження;
- електронні квитки Київ–Варшава–Київ;
- рахунок за проживання у готелі з 6 по 9 жовтня;
- договір із польським контрагентом.
👉 Такий пакет документів є достатнім для підтвердження перебування у відрядженні та виплати добових без оподаткування ПДФО та ВЗ.
Висновки
- З жовтня 2025 року штампи у закордонних паспортах зникають через впровадження біометричної системи контролю.
- Для бухгалтерів підтвердження відряджень тепер базується на наказі та альтернативних документах (квитки, чеки, рахунки, договори).
- Добові залишаються неоподатковуваними, якщо зібрано повний пакет підтверджень, що доводить ділову мету поїздки.
- Без належних документів витрати на відрядження можуть бути визнані додатковим благом і оподатковані ПДФО та військовим збором.
