Компенсація замовником витрат на відрядження працівникам виконавця: які ризики є для обох сторін?

Буває, що приймаюча сторона договору – наприклад, підприємство-замовник – пропонує повністю або частково взяти на себе витрати на відрядження працівників іншого підприємства – виконавця.

Така ситуація законодавством щодо комерційних підприємств прямо не врегульована зовсім, а для бюджетних установ і організацій урегульована частково – тільки щодо компенсації приймаючою стороною відрядженому поточних та добових витрат – тільки за закордонним відрядженням. Тому зосередимось на податкових ризиках ситуації.

Обов’язки роботодавця щодо відряджених працівників:

Згідно зі ст. 121 КЗпП роботодавець зобов’язаний відшкодовувати своєму відрядженому працівникові:

• добові;
• витрати на проїзд;
• витрати на проживання.

Це прямий обов’язок саме роботодавця і саме щодо своїх найманих працівників, яких він відряджає у межах власної господарської діяльності.

Ці виплати роботодавець визнає витратами відповідно до мети відрядження.

Комерційні підприємства

Для комерційних підприємств законодавство не містить жодних виключень з обв’язку щодо відповідних виплат.

• Добові мають бути виплачені відрядженому у будь якому випадку – відповідно до відміток про вибуття та прибуття. Невиплата добових загрожує роботодавцю штрафом 2 МЗП, як за недотримання мінімальних державних гарантій в оплаті праці.
• Витрати на проїзд та на проживання мають бути компенсовані тільки на підставі наданих відрядженим відповідних підтверджуючих документів. Тобто якщо такі документи не надано – підстав для виплат роботодавець не має. 

Бюджетні установи та організації

Для установ що фінансуються за рахунок бюджетних коштів, є чинною Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну 13.03.98 № 59. Вона дозволяє не платити відрядженому добові у разі їх сплати приймаючою стороною – проте тільки для закордонних відряджень.

Згідно з п. 16.8 р. ІІІ Інструкції № 59, відрядженого за кордон працівника приймаюча сторона може забезпечити додатковими коштами в іноземній валюті у вигляді компенсації поточних витрат (окрім витрат на проїзд до держави відрядження і назад та на найм житлового приміщення) або добових витрат. Тож у цьому випадку роботодавець виплату добових:

• або відповідно зменшує;
• або – якщо приймаюча сторона виплатила більше встановлених норм добових – не виплачує добові зовсім.

Ризики отримання виплат від іншого підприємства – приймаючого – для відряджених працівників

Оскільки законодавство компенсацію таких витрат працівникам стороннього підприємства не передбачає, при перевірці приймаючого підприємства податківці напевно розглядатимуть ці виплати як додаткове благо такого працівника з такими наслідками для нього:

• визнання оподатковуваного доходу;
• обов’язок декларування такого доходу за підсумками року;
• сплата з такого доходу ПДФО 18%;
• сплата з такого доходу ВЗ 5%.

Ризики виплат відрядженим працівникам іншого підприємства для приймаючого підприємства

Оскільки законодавство компенсацію таких витрат працівникам стороннього підприємства не передбачає, при перевірці приймаючого підприємства податківці напевно:

• виключать ці виплати за складу господарських витрат;
• застосують штрафи за неутримання з них ПДФО та ВЗ – як податковим агентом;
• вимагатимуть відображення цих сум в об’єднаній звітності.

Ризики виплат приймаючою стороною відрядженим працівникам іншого підприємства для підприємства – їх роботодавця

Оскільки законодавство компенсацію таких витрат працівникам стороннього підприємства не передбачає, при перевірці підприємства – їх роботодавця податківці напевно:

• намагатимуться визнати такі суми як додаткову компенсацію від замовника за відповідним договором, а тому
• вимагатимуть відповідно збільшити оподатковуваний дохід.

Висновки

• Виплати відрядженим працівникам одного підприємства іншим підприємством – приймаючим – загрожують значними податковими ризиками усім сторонам – цим працівникам, їх роботодавцю та приймаючий стороні.
• Добові на відрядження обов’язково виплачує безпосередньо роботодавець.