Власні витрати працівника у закордонному відрядженні

У якій валюті (гривні чи іноземній) та в які терміни повертають працівнику витрати на відрядження за кордоном?

Відповідь:

В національній валюті України (гривні) за офіційним курсом НБУ на день погашення заборгованості. Строк — до завершення третього банківського дня після затвердження керівником Звіту про використання коштів/електронних грошей.

Вимоги встановлені Інструкцією про службові відрядження № 59.

🔹 Відшкодування витрат працівнику за відрядження за кордоном проводиться лише у гривні за офіційним курсом НБУ.

🔹 Якщо під час поїздки працівник витратив власні кошти, він зобов’язаний:

• Протягом 5 банківських днів після повернення подати Звіт про використання коштів;
• Надати підтверджуючі документи (чеки, квитанції, витяги з банку, копії закордонного паспорта тощо).

🔹 Перерахунок витрат:

• За фактичним курсом банку (якщо є документи);
• За крос-курсом НБУ на день затвердження Звіту — якщо документів про обмін немає.

🔹 Виплата компенсації здійснюється до закінчення третього банківського дня після затвердження Звіту керівником.

🔹 Якщо витрати перевищують встановлені норми (наприклад, Постановою КМУ № 98 для бюджетників), їх відшкодовують за письмовим дозволом керівника.

✅ Важливо:
Всі розрахунки з працівником проводяться в гривні, незалежно від валюти витрат за кордоном.

Витрати на відрядження за кордоном, які підтверджено документально, відшкодовують у національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на день погашення заборгованості.

Але при складанні авансового звіту витрати перераховують (у разі відсутності підтвердних документів про обмін валюти) за крос-курсом, розрахованим за офіційним обмінним валютним курсом, встановленим НБУ на день затвердження звіту.

Це підтверджують податківці в консультації з категорії 109.19 ЗІР ДПС.