Все про відрядження

Відрядження працівників у різні установи – явище, що зустрічається залежно від сфери діяльності. Вони можуть бути щоденними або виникати не так часто. Зазвичай відрядження відбуваються в межах країни, але можуть також охоплювати інші країни. Працівникам, які перебувають у відрядженні, компенсуються витрати на час поїздки, а також виплачуються добові на відрядження. Погляньте на цей огляд, щоб дізнатися, яким чином визначається розмір добових, види витрат і які саме витрати слід компенсувати.

Що таке відрядження

Відрядження – це подорож працівника до іншого населеного пункту для виконання службових обов’язків або з метою навчання згідно з наказом керівника. Це визначено пунктом 1 розділу I Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13 березня 1998 року № 59 (далі – Інструкція № 59). Зазначена Інструкція застосовується виключно до органів державної влади, підприємств, установ і організацій, які повністю або частково фінансуються з бюджетних коштів.

Таким чином, подорожі працівника в межах одного міста не вважаються відрядженням. Однак можна оформити відрядження навіть до найближчого населеного пункту, щоб виконати формальні вимоги.

Обов’язковість оплати відрядження

У разі відрядження працівника установі необхідно:

• компенсувати можливі витрати, виплативши добові на відрядження та відшкодувавши інші витрати, пов’язані з відрядженням, зокрема транспортні і проживання (п. 2 ст. 121 Кодексу законів про працю, надалі – КЗпП);
• оплатити дні відрядження, нарахувавши зарплату за час відрядження (п. 3 ст. 121 КЗпП).

Проте можливими є й відрядження за власний рахунок працівника, коли він подає заяву про направлення на відрядження за власні кошти, наприклад, на конференцію. Така практика розповсюджена у сфері освіти та науки. Це не порушує діючого трудового законодавства, оскільки працівники мають право на відшкодування витрат та отримання інших компенсацій у зв’язку з службовими відрядженнями (п. 1 ст. 121 КЗпП). Проте працівник може не скористатися цим правом, якщо він не подасть відповідну заяву.

Якщо такої заяви не має, відшкодування витрат на відрядження є обов’язковим.

Обов’язковість авансу на відрядження

Аванс на відрядження є обов’язковим, що випливає з частини 2 статті 121 КЗпП, де зазначено, що “працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються …”. Тобто компенсація майбутніх витрат виплачується в момент направлення працівника у відрядження, а не після нього.

Крім того, згідно з пунктом 11 розділу II Інструкції № 59 “відряджений працівник перед від’їздом у відрядження забезпечується авансом у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найм житлового приміщення і добові витрати”. Таким чином, бюджетна установа перед направленням працівників у відрядження обов’язково повинна видати їм аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найм житлового приміщення і добові витрати. Це підтверджено роз’ясненням Держпраці.

Добові на відрядження у 2024 році: правила виплати та обліку

Які наслідки можуть виникнути, якщо відправити працівника без авансу?

Відправлення працівника у відрядження без авансу може призвести до порушення трудового законодавства і, відповідно, до штрафу. Така практика є поширеною, особливо у бюджетних установах, через неясність положень Кодексу законів про працю щодо виплати авансу (чи має він бути виплачений до відрядження, в день відрядження чи під час нього). У більшості випадків компенсація витрат на відрядження та виплата добових здійснюється разом з наступною зарплатою після повернення працівника та затвердження керівником звіту про відрядження. Проте такий підхід не є безпечним, оскільки може призвести до штрафу за порушення трудового законодавства у вигляді санкції у розмірі 1 мінімальної зарплати за кожне порушення (згідно зі статтею 265 КЗпП).

Для бюджетних установ це особливо ризиковано, оскільки існує чітка вимога до виплати авансу, яка встановлена пунктом 11 розділу II Інструкції № 59. Для інших суб’єктів господарювання ця Інструкція має лише рекомендаційний характер і використовується як допоміжний документ.

У своїх роз’ясненнях Держпраці рекомендує встановлювати порядок виплати авансу внутрішнім документом установи, таким як колективний договір чи положення про відрядження.

Незалежно від цього працівник має право вимагати аванс на відрядження, щоб уникнути витрат на власний рахунок. Він також має право на компенсацію витрат, пов’язаних з відрядженням. У разі потреби у додаткових коштах працівник може звернутися до керівника з проханням про видачу додаткового авансу.

Що означають добові на відрядження?

Добові – це частина витрат на відрядження, призначена для компенсації працівнику витрат на харчування та інші потреби, пов’язані з відрядженням. Такі витрати не потребують прямого документального підтвердження, за винятком документів, що підтверджують сам факт відрядження, таких як наказ про відрядження чи звіт після відрядження, затверджений керівником. У бюджетних установах добові на відрядження в межах України зазвичай мають стандартний розмір, який може бути зменшений у разі наявності харчування в готелі.

Важливо зауважити, що добові виплачуються навіть у разі відрядження на один день, і їх розмір розраховується за 1 добу, незалежно від фактичної тривалості відрядження.

Нормативні документи для оформлення відряджень у 2024 році

Для коректного оформлення відрядження працівника та відшкодування витрат на нього у 2024 році бухгалтеру бюджетної установи важливо керуватися статтею 121 КЗпП та Інструкцією № 59. Проте, існує ще один ключовий документ – Постанова Кабінету Міністрів “Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів” (далі – Постанова № 98). Важливим у цьому документі є Додаток 1, де вказані суми добових по країнах та граничні суми оплати за проживання – також по країнах.

Окрім згаданих нормативних актів, у бюджетних установах можуть існувати внутрішні документи, які регулюють відрядження, наприклад, Положення про відрядження.

Потреба в Положенні про відрядження у бюджетній установі

У роз’ясненні Держпраці рекомендує установам розробляти та затверджувати внутрішні документи, що регламентують видачу відряджень. Це може бути у формі колективного договору або положення про відрядження тощо. У такому документі слід зазначити:

порядок оформлення відряджень; порядок розрахунку та виплати авансу на відрядження; порядок і строки подання звіту після повернення з відрядження; режим роботи на основному місці у день від’їзду та приїзду; порядок повідомлення працівника про необхідність перенесення термінів відрядження; порядок оплати вихідних днів, у які працівник перебував у відрядженні; порядок оплати листків непрацездатності під час відряджень; стандартні норми добових для відряджень по Україні та за кордон; граничні суми оплати за проживання тощо.

Також наказами про відрядження може бути встановлено обов’язок видачі авансу на відрядження.

Тривалість службового відрядження

Кількість днів, на які відправляється працівник у відрядження, визначає керівник установи і вказується у відповідному наказі про відрядження. Залежно від тривалості поїздки встановлюється загальна сума добових на відрядження у 2024 році. Однак службове відрядження може тривати не більше:

30 календарних днів – у межах України; 60 календарних днів – за кордоном.

Зазначена тривалість може бути збільшена в окремих випадках, згідно з визначеними законодавством умовами. Наприклад: робітники, яких відправляють за кордон за зовнішньоекономічним контрактом; державні службовці для ліквідації стихійного лиха, епідемій тощо.

Також визначено особливі терміни відряджень для окремих категорій працівників, наприклад, військовослужбовців, поліцейських, аспірантів тощо.

Граничні розміри добових на відрядження у 2024 році

Установи, які компенсують витрати на відрядження своїх працівників за рахунок бюджетних коштів, мають керуватися граничними розмірами, встановленими у Додатку 1 до Постанови № 98. Відповідно до цього документа, максимальні розміри добових для бюджетних установ у 2024 році складають:

По Україні – 300 грн, а гранична сума на оренду житла не може перевищувати 900 грн на добу. За кордоном – розмір добових залежить від держави призначення та встановлюється відповідно до Додатку 1 до Постанови № 98. Забезпечення працівників коштами для відряджень за межі України здійснюється з урахуванням сум витрат на відрядження, або їх еквівалентів у валюті країни призначення за офіційним курсом НБУ.

У приватному секторі суми добових можуть бути вищими. Проте існує неоподаткований розмір добових, який не оподатковується ПДФО та ВЗ. У 2024 році ці розміри складають:

Для відряджень по Україні – 710 грн (або 0,1 розміру мінімальної зарплати на 01 січня 2024 року) за кожен календарний день відрядження. Для відряджень за кордон – не більше 80 євро за кожен календарний день відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, встановленим НБУ. У разі, якщо сума виплачених добових перевищує зазначені неоподатковувані розміри, різниця підлягає оподаткуванню ПДФО та ВЗ за встановленими ставками. Також в такому випадку необхідно подати авансовий звіт.

Витрати на відрядження по Україні у 2024 році

Добові витрати під час відрядження в Україну становлять лише частину загальних витрат. Окрім оплати добових, працівникові необхідно компенсувати також такі витрати (відповідно до пунктів 2, 7 Постанови № 98 та пунктів 5, 6 розділу II Інструкції № 59):

Оренду житла, включаючи витрати на примусову зупинку в дорозі, в межах граничних сум, зазначених у Додатку 1 до Постанови № 98.

Бронювання місця у готелі – не більше 50% його вартості за добу.

Побутові послуги, такі як прання, прасування і т. д., включені до рахунків за проживання – не більше 10% від суми добових за весь період перебування.

Телефонні розмови – розмір погоджується з керівником.

Харчування, яке включене до вартості проживання або квитків – у випадку одноразового, дворазового та триразового харчування зменшується відповідно на 80%, 55% та 35% від суми добових (пункт 5 розділу II Інструкції № 59).

Проїзд до місця відрядження та назад – відшкодовується у розмірі вартості проїзду, з урахуванням включених в неї витрат.

Харчування, включене до рахунків на проживання, оплачується працівниками за рахунок добових витрат, тобто ці кошти не відшкодовуються готелем (пункт 2 Постанови № 98).

Витрати на відрядження за кордон у 2024 році

Добові витрати під час відрядження за кордон є лише частиною загальних витрат. Під час відрядження за кордон працівнику компенсуються витрати на:

Проживання у готелях та інших житлових приміщеннях – у межах граничних розмірів на найм житла, визначених у Додатку 1 до Постанови № 98.

Побутові послуги, такі як прання, чищення одягу і т. д., що включені до вартості проживання – не більше 10% від суми добових витрат для країни, до якої відряджений працівник.

Проїзд (включаючи перевезення багажу, користування постільними речами в поїздах тощо) до місця відрядження та назад, а також на місці відрядження (у тому числі на орендованому транспорті).

Бронювання місць у готелях – не більше 50% від вартості місця за добу.

Оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), страхових полісів, якщо це вимагається законодавством країни відрядження.

Обов’язкове страхування та інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування в країні відрядження.

Службові телефонні розмови, якщо це затверджено керівником.

Комісію у разі обміну валюти.

Харчування, що включене до рахунків на найм житлового приміщення або до проїзних документів, оплачується у відсотках від суми добових для відповідної країни (80% – при одноразовому, 55% – дворазовому, 35% – триразовому харчуванні) (п. 2, п. 7 Постанови № 98, а також п. 5, п. 6 розділу III Інструкції № 59).

Харчування з визначеною сумою, включене до рахунків на оплату вартості проживання у готелях, мотелях та інших житлових приміщеннях або до проїзних документів, оплачується відрядженим працівникам за рахунок добових витрат. Це означає, що ці кошти не відшкодовуються готелем (п. “д” п. 16.1 розділу III Постанови № 98).

Оподаткування добових під час відрядження

Сума витрат на відрядження, яка відшкодовується працівнику, не вважається його доходом і не підлягає оподаткуванню у разі наявності підтверджувальних документів (п. “а” пп. 170.9.1 ПКУ). Сюди входять витрати на:

• Проїзд;
• Проживання у готелях або інших житлових приміщеннях;
• Харчування, включене до вартості проживання або проїзду;
• Побутові потреби;
• Телефонні розмови;
• Оформлення закордонних паспортів;
• Оформлення дозволів на в’їзд/виїзд (візи);
• Обов’язкове страхування;
• Інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебуванням у місці відрядження.

Норми робочого часу для “шестиденки” та “п’ятиденки” у 2024 році, а також табель обліку робочого часу можна знайти у відповідних документах.

Чи потрібно подавати авансовий звіт після відрядження?

Для бюджетників – так, авансовий звіт обов’язковий. Офіційна назва авансового звіту – “Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт”.

Згідно з пп. 170.9.4 ПКУ, авансовий звіт подається лише у разі:

• Наявності оподатковуваного доходу, для розрахунку податку. Це стосується випадків перевищення оподатковуваної суми добових, зокрема при відсутності документального підтвердження витрат;
• Використання платником податку готівки понад суму добових витрат.

Проте відповідно до п. 11 розділу ІІ Інструкції № 59, що є обов’язковою для бюджетників, авансовий звіт все ж подається незалежно від вимог пп. 170.9.4 ПКУ. Це означає, що авансовий звіт потрібно подати завжди, незалежно від обставин.

Оподаткування непідтверджених добових та інших витрат на відрядження

Також непідтверджені добові на харчування та інші особисті витрати, понесені під час відрядження, не вважаються оподатковуваним доходом.

При цьому для обчислення податку з доходу використовується “натуральний” коефіцієнт 1,2195 (п. 164.5 ПКУ), який дозволяє врахувати ставку ПДФО. Наприклад, з 1000 грн непідтверджених витрат нараховується:

• ПДФО: 1000 грн × 1,21951 × 0,18 = 219,51 грн;
• ВЗ: 1000 грн × 0,015 = 150 грн.

Код ознаки доходу для понаднормових добових у Додатку 4 до ПКУ – “118”.

Облік витрат на відрядження у бухгалтерських проведеннях для бюджетної установи здійснюється за допомогою субрахунку 2116 “Дебіторська заборгованість за розрахунками з підзвітними особами”. Детальна інформація про цей облік подана в таблиці нижче.

БУХГАЛТЕРСЬКІ ПРОВЕДЕННЯ З ОБЛІКУ ВІДРЯДДЖЕНН
№	Господарська операція	Дт	Кт	Сума
1	отримано асигнування	2313	7011	5000
2	видано аванс на відрядження, у т.ч. добові, на картковий рахунок працівника	2116	2313	5000
3	затверджений авансовий звіт у сумі виданого авансу	8411	2116	5000
4	наприкінці звітного періоду витрати віднесено на фінансовий результат	5511	8411	5000