Як ФОП подає сканкопії трудових книжок працівників: покрокова інструкція 2025
До 10 червня 2026 року всі паперові трудові книжки мають бути в електронному вигляді. Працівників ФОП це також стосується. тож маємо покроковий алгоритм дій.
Головне управління Пенсійного фонду України в Чернівецькій області надає інструкцію по поданню трудової книжки на оцифрування.
Нормативна база
Процедура визначена Законом України № 1217-IX від 05.02.2021 року.
Роботодавці, у тому числі фізичні особи-підприємці (ФОПи), зобов’язані подати до Пенсійного фонду України скановані копії паперових трудових книжок своїх найманих працівників.
‼️Зауважимо, що обов’язок так само рівноцінний і для самих застрахованих осіб.
Тобто, дані мають б
⏰ Термін виконання — 5 років від дати набрання чинності законом, тобто до 10.06.2026 року.
Алгоритм подання сканкопій трудових книжок ФОПом
Крок 1️⃣. Вхід на вебпортал Пенсійного фонду України
- Зайдіть на офіційний сайт: 👉 https://portal.pfu.gov.ua.
- Натисніть кнопку «Вхід».
- Авторизуйтесь через:
- Кваліфікований електронний підпис (КЕП), або
- Дія.Підпис.
- Після входу відкрийте розділ «Кабінет страхувальника» — він доступний лише тим ФОПам, які зареєстровані в ПФУ як роботодавці.
Саме через цей розділ подаються документи щодо найманих працівників.
Крок 2️⃣. Перехід до подання сканкопій
- У головному меню оберіть послідовно:
Електронні послуги → Відомості про трудову діяльність → Подати скан-копії документів. - Відкриється електронна форма, де потрібно заповнити:
- Прізвище, ім’я, по батькові працівника;
- Реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП).
Крок 3️⃣. Завантаження сканованих сторінок
📎 До форми додаються відскановані сторінки трудової книжки — усі, що містять записи про трудову діяльність.
Вимоги до файлів:
- Формат: PDF або JPG;
- Якість: достатня для зчитування тексту та печаток;
- Відображення всіх реквізитів (підписи, дати, записи про прийняття, переведення, звільнення).
Крок 4. Підписання та надсилання
- Після заповнення і перевірки даних натисніть «Підписати» — оберіть ваш КЕП.
- Натисніть «Надіслати до ПФУ».
- Система сформує електронний документ і відправить його до Пенсійного фонду.
Крок 5. Перевірка статусу обробки
📊 У вкладці «Вхідні/Надіслані документи» ви зможете:
- перевірити статус обробки поданих файлів;
- отримати повідомлення про успішне внесення даних до Реєстру застрахованих осіб.
Після перевірки інформація автоматично з’явиться у персональному електронному кабінеті працівника — і буде врахована при обчисленні пенсійного стажу.
📒 Електронні трудові книжки: загальні питання
📒 Електронні трудові книжки: приймаємо працівника
Чому важливо оцифрувати трудові книжки
- З 10 червня 2026 року основним джерелом даних про трудовий стаж стане електронний реєстр.
- Якщо паперова книжка не буде внесена до системи, частина стажу може не врахуватись при розрахунку пенсії.
- Оцифрування гарантує повноту інформації про трудову діяльність працівників і захищає їхні пенсійні права.
Поради для ФОПів
✅ Не відкладайте подання сканкопій до останнього моменту — обробка документів у ПФУ займає певний час.
✅ Зберігайте копії всіх відправлених файлів і підтвердження подання.
✅ Перевіряйте, щоб усі записи у трудових книжках були читабельними, пронумерованими і завіреними підписом та печаткою (за наявності).
✅ Якщо працівник уже має електронну трудову книжку — подання сканкопії не потрібно.