Як обліковувати користування бухгалтерською програмою?

Придбали ключі та ліцензію на «М.Е.Doc» (Медок) на рік. Який податковий та бухгалтерський облік? Які проводки показати?

Облік витрат на річний доступ до програмного забезпечення може мати два підходи:

1️⃣ як витрати майбутніх періодів;
2️⃣ як нематеріальний актив (НМА).

Розглянемо особливості кожного з цих підходів.

Нематеріальний актив (НМА)

Такий підхід підтримують фахівці ДПС – див. консультацію з категорії 102.05 ЗІР ДПС.

📌 Бухгалтерський облік

Податкові органи часто рекомендують обліковувати витрати на доступ до програмного забезпечення саме як нематеріальний актив. У цьому випадку операції відображаються так:

Визнання витрат на придбання права користування програмою як НМА: Дт 154 “Придбання (створення) нематеріальних активів” – Кт 631 “Розрахунки з вітчизняними постачальниками”.

Введення об’єкта в експлуатацію: Дт 127 “Інші нематеріальні активи” – Кт 154 “Придбання (створення) нематеріальних активів”.

Щомісячне нарахування амортизації: Дт 92 “Адміністративні витрати” – Кт 133 “Знос нематеріальних активів”.

📌 Податковий облік

Витрати на придбання НМА підлягають амортизації протягом строку корисного використання.

Високодохідні підприємства повинні коригувати фінансовий результат на податкові різниці відповідно до статті 138 ПКУ.

При цьому право користування програмою відноситься до групи 5 НМА «Авторське право та суміжні з ним права». Тобто мінімальний строк нарахування податкової амортизації на об’єкти має становити не менше 2 років. Тож будьте уважні: можуть виникнути розбіжності в бухгалтерському та податковому обліку, якщо строки строках використання НМА будуть різники (1 рік у бухобліку і 2 роки в податковому обліку).

Детально про це читайте у статті Річний доступ до бухгалтерської програми: як облікувати витрати?

Водночас витрати на придбання кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів слід відносити в НМА-групу 6 «Інші нематеріальні активи». Податкову амортизацію на такі об’єкти НМА слід нараховувати протягом строку дії права користування відповідно до правовстановлюючого документа. Тобто — один рік. Тут розбіжностей в бухгалтерському та податковому обліку не буде.

Витрат майбутніх періодів

Такий підхід вважають більш підходящим експерти.

📌 Бухгалтерський облік

Якщо річна плата за програму є абонплатою за доступ, її можна визнати витратами майбутніх періодів, оскільки вона забезпечує право користування на певний термін:

• Спочатку відображають передоплату: Дт 39 “Витрати майбутніх періодів” – Кт 371 “Розрахунки за виданими авансами”.
• Щомісяця списують частину витрат у витрати поточного періоду: Дт 92 “Адміністративні витрати” – Кт 39 “Витрати майбутніх періодів”.

📌 Податковий облік

Витрати на річну ліцензію враховуються за правилами бухобліку без необхідності коригування фінансового результату.