Як не наробити помилок в Об’єднаному звіті

Звісно, не помиляється лише той, хто нічого не робить. Але багатьох помилок можна уникнути. Тож сьогодні маю для вас 3 практичні ситуації, на яких покажу, як правильно заповнити додатки Об’єднаного звіту.

1. Перехідна відпустка

І перша з них – перехідна відпустка. Ну та, яка починається в одному місяці, а закінчується в іншому. 

Перехідні відпускні в бухобліку нараховуються у 2 способи:

1) одразу за всі дні відпустки у місяці виплати (і за місяць початку, і наступний або наступні місяці);

2) частинами — окремо за кожен місяць, на який припадають календарні дні відпустки.

Перший спосіб більш заморочливий. Тож давайте розглянемо приклад із ним.

Приклад. Працівник (основний, без інвалідності) був у щорічній основній відпустці з 20.05.2024 20 календарних днів. Усю суму відпускних було нараховано і виплачено у травні.

Оподаткування перехідних відпускних

Вид нарахування	Нараховано, грн
	За видами нарахування	Додаткова база ЄСВ	ЄСВ, 22 %
Нараховано в травні:
Зарплата за червень	4804,41	—	1056,97
Відпускні за травень	3425,76	—	753,67
Відпускні за червень	2283,84	—	502,44
РАЗОМ у травні	10514,01	—	2313,08
Нараховано в червні:
Зарплату за червень	5543,55	—	1219,58
Додаткова база ЄСВ за червень	—	172,61	37,97
РАЗОМ у червні	5543,55	172,61	1257,56

Працівник був у щорічній основній відпустці з 20 травня 2024 на 20 календарних днів. Усю суму відпускних було нараховано і виплачено у травні. Суми зарплати та відпускних наведені у таблиці. У травні маємо зарплату, а також відпускні за травень і червень. А у червні – зарплату. У таблиці також бачимо суми ЄСВ з цих виплат. І забігаючи наперед бачимо, що у червні також є доплата по ЄСВ. Саме так по місяцях, У ЯКИХ НАРАХОВАНО, будемо відображати виплати у додатку Д1.

Звісно, далі покажемо, як це буде виглядати. Але спочатку зауважу: для порівняння із максимальною і мінімальною межею ЄСВ, відпускні відносимо до місяців, ЗА ЯКІ ВОНИ НАРАХОВАНІ.

Зарплата і відпускні за травень: 8230,17 грн (4804,41 + 3425,76)

ЄСВ: 1810,64 грн (8230,17 грн х 22 %)  

От дивіться, загальна сума зарплати та відпускних за дні травня – 8230 грн 17 коп. А це більше за мінімальну базу нарахування ЄСВ (вона ж мінзарплата 8000 грн). І ЄСВ від фактичної бази дорівнює 1810 грн 64 коп.

Тож для травня визначати додаткову базу та донараховувати ЄСВ НЕ ПОТРІБНО.

Фрагмент додатка Д1 за травень 2024 року

Додаток Д1 за травень має бути заповнений. У травні показуємо зарплату і відпускні за травень. У графі 10 показуємо місяць п’ятий. А також відображаємо відпускні за червень (адже нараховані вони у травні) із шостим місяцем у графі 10. Кількість днів у трудових відносинах вказуємо лише по зарплатному рядку травня. І жодної додаткової бази з ЄСВ немає.

Зарплата і відпускні за червень: 7827,39 грн (5543,55 + 2283,84). 

Доплата по ЄСВ: 37,97 грн (8000 – 7827,39) х 22 %.

А от із червнем інша історія. Після того як нарахували зарплату за червень, порівнюємо загальну суму зарплати і відпускних за цей місяць. Вона становить 7827 грн 39 коп. А це МЕНШЕ за мінімальну базу нарахування ЄСВ. Отже, треба розрахувати додаткову базу і нарахований на неї внесок. А це виходить 37 грн 97 коп.

У додатку Д1 червень буде виглядати так. ЄСВ на суму відпускних червня уже нарахований і відображений в Д1 у травні. Тому в червні тут бачимо тільки ЄСВ на зарплату (1219,58) і додаткову базу (37,97). І кількість днів у трудових відносинах у червні також по зарплатному рядку.

Як показати цей випадок у додатку 4ДФ – читайте у статті “Перехідні відпускні: практика оподаткування та звітність”.

2. Звільнення у відпустці для догляду за дитиною

А ми переходимо до другої ситуації. Працівниця звільняється у відпустці для догляду за дитиною. Як це показати у додатку Д5?

Ми знаємо, що в цьому додатку потрібно показувати, зокрема звільнення та закінчення відпустки для догляду за дитиною. А тут у нас комбо: маємо і те, і інше. 

Тому в додатку Д5 формуємо ДВА РЯДКИ:

1) перший — із датою закінчення відпустки для догляду і шестіркою у графі 07 категорія особи;

2) другий — із датою припинення трудових відносин і одиничкою у графі 07.

Підставою у графі 16 буде один і той самий наказ – про звільнення. Лише у рядку зі звільненням ще вказуємо роботу, посаду та код за класифікатором, а також законодавчу підстава звільнення, наприклад, стаття 38 Кодексу законів про працю.

Але із графою 16 є нюанс. Якщо працівниця звільняється ОСТАННІМ ДНЕМ ВІДПУСТКИ ДЛЯ ДОГЛЯДУ, то в цій графі за рядком із датою ЗАКІНЧЕННЯ ВІДПУСТКИ зазначаємо реквізити наказу або розпорядження про НАДАННЯ ТАКОЇ ВІДПУСТКИ, а за рядком із датою ЗВІЛЬНЕННЯ — реквізити наказу ПРО ЗВІЛЬНЕННЯ.

До речі, при звільненні така працівниця може мати виплати. Наприклад, компенсацію за відпустку (щорічну або додаткову соціальну на дітей). Тоді треба буде заповнити ще додатки Д1 та 4ДФ. Як це зробити, читайте та дивіться у статті з журналу Оплата праці за поточний рік.

3. Звільнення без нарахувань

І остання на сьогодні – третя ситуація. Звільняємо працівника, який не має нарахувань. Чи відображати його взагалі в Об’єднаному звіті?

Я знаю, що ви зараз скажете: але ж у більшості випадків при звільненні є хоча б відпускна компенсація?! Так, ви праві. А от, наприклад, коли працівник був у відпустці для догляду за дитиною або неоплачуваній відпустці, яка не заробляє стаж. І при цьому відгуляв зароблені дні оплачуваної відпустки до місяця звільнення. До речі, бесплатних відпусток без стажу від 24 грудня 23 року у нас стало значно більше. Тож і випадків безвиплатного звільнення також побільшало.

Отже, Об’єднаний звіт. Зрозуміло, в додатку Д5 звільнення працівника БУДЕ незалежно від наявності виплат. Там заповнюємо все без особливостей. А що з Д1 та 4ДФ?

Приклад. Працівник звільняється 28.06.2024. З 01.01.2024 по день звільнення – неоплачувана відпустка на період воєнного стану. Всі зароблені дні щорічної основної відпустки використані у 2023 році. 

У додатку Д1 це буде виглядати ось так. Заносимо персональні дані працівника, місяць звільнення, кількість днів перебування у неоплачуваній відпустці та у трудових відносинах. 

А що з 4ДФ? Коли нарахувань та/або виплат працівнику немає, то він взагалі НЕ ПОТРАПЛЯЄ до цього додатку.

Але у розділі I ще є графа 8 «Дата звільнення з роботи». Чи потрібно її заповнювати у нашому випадку? Ні. Не потрібно. Це до речі підтверджують і податківці у консультації ЗІР.