Як отримати довідку про підтвердження трудового стажу на підприємстві, в установі або організації

Отримання довідки про підтвердження трудового стажу є важливим питанням для багатьох громадян, особливо у випадках, коли необхідно підтвердити трудовий стаж для отримання пенсії, соціальних виплат чи оформлення інших документів. Цей процес може включати звернення до архівів, що зберігають документи з кадрових питань (особового складу) підприємств, установ або організацій. Розглянемо, як отримати таку довідку.

Архівне зберігання документів: що потрібно знати

Документи з кадрових питань, такі як накази з особового складу, особові рахунки, відомості про нарахування заробітної плати тощо, згідно з законодавством України, зберігаються в архівних підрозділах юридичних осіб протягом 75 років. Вони не підлягають передачі до державних архівів. У випадку припинення діяльності юридичної особи, такі документи передаються правонаступнику або в архів організації вищого рівня відповідної галузі, або до трудового архіву за місцем реєстрації юридичної особи.

Куди звертатися для отримання довідки про трудовий стаж?

У залежності від ситуації, заявник може звернутися до:

1. Архівного підрозділу діючого підприємства або установи, якщо організація продовжує свою діяльність.
2. Правонаступника юридичної особи, якщо організація реорганізована або перейменована.
3. Трудового архіву за місцем реєстрації ліквідованої юридичної особи, якщо підприємство або установа припинила свою діяльність і не має правонаступника.
4. Державних архівів — тільки у випадку, якщо документи були передані з інших установ, що не мали змоги забезпечити їх збереження.

Як правильно оформити заяву на отримання довідки про трудовий стаж?

Для отримання довідки заявник має подати заяву до відповідної установи. Важливо, щоб заява містила наступну інформацію:

• Прізвище, ім’я та по батькові заявника.
• Місце фактичного проживання.
• Адресу електронної пошти (за наявності).
• Контактний номер телефону.
• Назву підприємства/установи/організації, в якій працював заявник.
• Місцезнаходження підприємства (село, місто, область).
• Роки роботи на підприємстві.
• Назву займаної посади.
• Стан діяльності підприємства (ліквідоване/не ліквідоване).

Також до заяви варто додати копії документів, що підтверджують особу, та, за можливості, трудової книжки або інших документів, що підтверджують період роботи.

Додаткові рекомендації

1. Перевірка наявності документів: Рекомендується заздалегідь перевірити, чи збереглися документи потрібного підприємства в архівах. Для цього можна звернутися до місцевих архівних установ або скористатися їхніми онлайн-сервісами.
2. Онлайн-ресурси та електронні звернення: У 2024 році більшість архівних установ мають свої вебсайти та пропонують можливість подати заяву онлайн. Це значно спрощує процес та зменшує час очікування.
3. Термін розгляду заяви: Термін розгляду запиту може варіюватися залежно від конкретної архівної установи, але зазвичай це займає від 10 до 30 днів. Рекомендується заздалегідь уточнити терміни, зателефонувавши до архіву або перевіривши інформацію на його вебсайті.

Отримання довідки про підтвердження трудового стажу вимагає певної підготовки та знання процесу. Важливо знати, до якої установи звертатися та як правильно оформити заяву. Сучасні архівні установи пропонують можливості для онлайн-звернень, що полегшує процес та робить його більш зручним. Отримання довідки є важливим етапом у підтвердженні трудового стажу, тому варто підготувати всі необхідні документи та інформацію заздалегідь.