Як працівник інформує роботодавця по зміну контактних даних
Новий обов’язок роботодавця та працівника: як правильно інформувати про зміну контактних даних під час війни. Зміни за Законом № 4412.
1 травня 2025 року Верховна Рада ухвалила Закон № 4412-IX, який змінює порядок обміну контактними даними між працівниками та роботодавцями під час воєнного стану. Це нововведення зачіпає всіх – незалежно від місця роботи чи умов трудового договору – і буде діяти весь час воєнного стану.
Закон чітко встановлює, хто, як та у які строки має інформувати іншу сторону про зміну своїх контактних даних.
Нормативне регулювання
🔹 Закон № 4412-IX вносить зміни до Закону № 2136-ІХ.
🔹 Набере чинності після підписання Президентом та опублікування.
🔹 Основна вимога: обидві сторони мають своєчасно повідомляти про зміну адреси проживання (місцезнаходження), e-mail (якщо є) та номера телефону.
Хто підпадає під дію
✅ Усі працівники та роботодавці (зокрема ті, хто працює дистанційно, в офісі, або перебуває на окупованих територіях).
✅ Зобов’язання поширюється незалежно від стану трудового договору (діючий / призупинений).
Як діє роботодавець
✔️ Оновлює свої контактні дані у ЄДР (єдине джерело офіційної інформації).
✔️ Для оновлення потрібен кваліфікований електронний підпис (КЕП).
✔️ Строк для оновлення – 60 календарних днів після набрання чинності законом.
Як повідомляє працівник
✔️ Поштовий лист або електронний лист (на e-mail, вказаний у ЄДР).
✔️ Інші канали (месенджери, соцмережі) – не допускаються!
✔️ Якщо немає доступу до пошти чи інтернету – дозволено повідомлення через телефон або SMS на офіційний номер з ЄДР.
Повідомлення у формі письмової заяви
📝 Працівник може подати інформацію у вигляді письмової заяви (зразок має надати роботодавець).
📝 Для тих, хто працює в офісі, паперова заява є належною формою повідомлення.
Строк повідомлення
⏳ 10 календарних днів – загальний строк для обох сторін:
- Для роботодавця: строк для оновлення контактних даних у ЄДР.
- Для працівника: строк для надсилання повідомлення.
Перехідний період: особливості для окремих працівників
✅ Для працівників, які відсутні понад 90 днів або чиє робоче місце знаходиться на окупованій території – також діє 60-денний строк повідомлення.
Наслідки неповідомлення
❌ Якщо працівник або роботодавець не повідомили про зміну контактів, повідомлення, надіслане на останні відомі реквізити, вважається юридично отриманим.
Рекомендації для оновлення внутрішніх документів
🔹 Включіть новий обов’язок у ПВТР та інші локальні акти.
🔹 Уточніть механізм фіксації повідомлень (наприклад, зміни в особовій картці П-2 або додатки до справи).
🔹 Розміщуйте актуальні контакти роботодавця на корпоративному сайті або у внутрішній системі комунікації.
Коли нові правила не застосовуються
⚠️ Якщо зв’язок за останніми відомими реквізитами відсутній – норми про обмін контактними даними не застосовуються.
‼️ Чекаємо додаткових роз’яснень Мінекономіки щодо таких випадків.
Висновки
- Новий Закон № 4412 запроваджує чіткі правила комунікації в умовах війни.
- Оновлення контактних даних – це обов’язок і роботодавця, і працівника.
- Дотримання 10-денного строку, актуалізація ПВТР та правильна фіксація контактних даних допоможуть уникнути спірних ситуацій.