Як правильно оформити копію наказу про звільнення працівника

З 10 червня 2021 року набрала чинності оновлена редакція ст. 47 КЗпП, яка зобов’язує роботодавців видавати працівникам у день звільнення копію наказу про звільнення. Це нововведення викликало багато запитань. Світлана Лістрова, незалежний експерт з питань трудового законодавства, бухгалтерського обліку та оподаткування, підготувала відповіді на найактуальніші з них.

Відмінності між витягом з наказу про звільнення та копією наказу

Для розуміння різниці між цими документами звернемося до норм Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).

• Копія документа — це документ, який містить точне відтворення змісту або документної інформації іншого документа і в деяких випадках — його зовнішніх ознак. Копія повинна відповідати оригіналу, тобто повністю відтворювати його інформацію і всі зовнішні ознаки (п. 6 гл. 10 р. ІІ Правил № 1000/5).
• Витяг — це засвідчена копія частини тексту службового документа. Службовий документ — це офіційно зареєстрований або відповідним чином засвідчений документ, що створений або одержаний установою у процесі її діяльності та має відповідні реквізити. Накази з кадрових питань є службовими документами, віднесеними до розпорядчої документації.

Вимоги до оформлення витягу з наказу:

• Назва документа: «витяг з наказу».
• Відтворення вступної частини (якщо вона є) службового документа.
• Основна частина тексту: виписується лише той пункт, інформація якого необхідна.
• Реквізит «Підпис»: відтворюється без особистого підпису.
• Засвідчення копії: ставиться відмітка про засвідчення копії та відбиток печатки служби діловодства. Витяги з наказів засвідчує керівник служби діловодства (кадрової служби) або посадова особа, відповідальна за їх зберігання (п. 12 гл. 10 р. ІІ Правил № 1000/5).

Отже, витяг містить лише частину тексту оригіналу, тоді як копія наказу повинна відтворювати всю інформацію оригіналу. Стаття 47 КЗпП зобов’язує роботодавців надавати працівникам саме копію наказу про звільнення, тому витяг не може замінити копію наказу.

Як засвідчується копія наказу про звільнення працівника?

Копія наказу виготовляється з оригіналу, належним чином оформленого та підписаного керівником. Вона набуває юридичної сили лише після засвідчення у встановленому порядку.

Напис про засвідчення копії включає:

• Слова “Згідно з оригіналом”.
• Назву посади, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали (ініціал імені) та прізвище.
• Дату засвідчення копії.

Напис скріплюється відбитком печатки відповідного структурного підрозділу підприємства або печаткою “Для копій”. Інструкція з діловодства повинна визначати, якою печаткою засвідчувати копії наказів. На лицьовій стороні у верхньому правому куті першого аркуша документа проставляється відмітка “Копія” (п. 8 гл. 10 р. ІІ Правил № 1000/5).

Скільки копій наказу про звільнення потрібно виготовляти роботодавцю?

Спочатку необхідно переглянути Номенклатуру справ підприємства і з’ясувати, де зберігається оригінал наказу та кому надаються копії. Зазвичай:

• Оригінал зберігається у кадровій службі.
• Одна копія надається до бухгалтерії.
• Друга копія видається працівникові, що звільняється.
• Третя копія долучається до особової справи працівника.

Таким чином, має бути виготовлено щонайменше три копії наказу про звільнення.

Як виготовляти факсимільну копію наказу про звільнення? Чи обов’язково її засвідчувати, враховуючи, що там є підпис керівника і печатка?

Копії поділяються на факсимільні та вільні. Факсимільні копії виготовляються за допомогою копіювально-розмножувальної техніки, що точно відтворює всі зовнішні ознаки, художні особливості оформлення реквізитів, їх розташування (включаючи підпис та печатку). Вони повністю відтворюють інформацію з оригіналу.

Якщо факсимільна копія видається іншим підприємствам чи громадянам, вона підлягає засвідченню у загальновстановленому порядку.

Відсутність на копії напису “Згідно з оригіналом” або іншого підтвердження засвідчення дає підстави вважати її незасвідченою. Ця позиція викладена в постанові ВСУ від 08.05.2019 року у справі № 160/7887/18.

Отже, факсимільна копія наказу про звільнення, що видається працівнику у день звільнення, засвідчується так: напис “Згідно з оригіналом”, назва посади, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, ініціали та прізвище; у правому куті — відмітка “Копія”.

Чи можна працівнику, що звільняється, видати витяг з наказу про звільнення замість копії?

Витяг містить лише частину тексту і не є повним відтворенням інформації, а також не містить особистого підпису керівника. Згідно з вимогами ст. 47 КЗпП, у день звільнення працівнику надається саме копія наказу про звільнення, а не витяг.

Тому звільнення працівників доречно оформлювати окремими наказами і надавати працівнику у день звільнення саме копію наказу про звільнення.

Чи треба нумерувати й реєструвати копії наказів про звільнення працівників?

Накази з кадрових питань, включаючи накази про звільнення працівників, підлягають реєстрації. Такі накази належать до розпорядчих документів з кадрових питань тривалого зберігання (75 років).

Реєстраційний номер наказу встановлюється під час його реєстрації. Копія наказу реєстрації не підлягає, але повинна відтворювати реєстраційний номер і дату оригіналу наказу.

Чи може працівник проставити підпис і дату про отримання копії наказу на зворотному боці оригіналу наказу про звільнення? Чи краще вести окремий журнал?

Для роботодавця важливо зафіксувати факт видачі копії наказу про звільнення у день звільнення працівника. Це можна зробити кількома способами:

1. Завести журнал видачі копій наказів про звільнення, де працівник ставить підпис і дату отримання копії.
2. Передбачити напис про отримання копії на зворотному боці оригіналу наказу, де працівник ставить підпис і дату.

Деякі роботодавці використовують для цього Книгу обліку руху трудових книжок, де фіксується факт отримання не лише трудової книжки, а й копії наказу про звільнення. Ця процедура мала бути унормована Кабінетом Міністрів, але відповідні заходи не були вжиті у визначений термін.

Чи вважатиметься ксерокопія наказу про звільнення, підписана керівником і працівником, та завірена печаткою, копією наказу про звільнення?

Ні, ксерокопія набуває юридичної сили лише після засвідчення в установленому порядку. Відповідно до п. 8 гл. 10 р. ІІ Правил № 1000/5, копія повинна містити: напис “Згідно з оригіналом”, назву посади, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали та прізвище; у правому куті — відмітка “Копія”.

Чи можна зробити ксерокопію оригіналу наказу про звільнення працівника після того, як він проставить підпис про отримання копії наказу, й завірити печаткою?

Так, можна зробити ксерокопію оригіналу наказу про звільнення після того, як працівник проставить підпис про отримання копії наказу, і завірити її печаткою. Але, як і в попередньому випадку, така ксерокопія набуде юридичної сили тільки після її засвідчення відповідно до встановлених правил.

Чи обов’язково нумерувати й реєструвати копії наказів про звільнення працівників?

Накази з кадрових питань, включаючи накази про звільнення працівників, підлягають реєстрації, оскільки вони належать до розпорядчих документів з тривалим терміном зберігання (75 років).

Реєстраційний номер наказу встановлюється під час його реєстрації. Копії наказів не потребують окремої реєстрації, вони просто відтворюють реєстраційний номер і дату оригіналу.

Чи може працівник проставити підпис і дату про отримання копії наказу на зворотному боці оригіналу наказу про звільнення? Чи краще вести окремий журнал?

Фіксація факту видачі копії наказу про звільнення у день звільнення є важливою для роботодавця. Це можна зробити такими способами:

1. Вести журнал видачі копій наказів про звільнення, де працівник проставлятиме підпис і дату отримання копії.
2. Передбачити напис про отримання копії на зворотному боці оригіналу наказу, де працівник проставить підпис і дату.

Деякі роботодавці використовують для цього Книгу обліку руху трудових книжок, де також фіксується отримання копії наказу про звільнення. Ця процедура мала бути унормована Кабінетом Міністрів, але відповідні заходи не були вжиті у визначений термін.

Чи вважатиметься ксерокопія наказу про звільнення, підписана керівником і працівником, та завірена печаткою, копією наказу про звільнення?

Факсимільна копія наказу про звільнення повинна відповідати оригіналу, який не передбачає поля для підпису про отримання копії. Якщо працівник ставить підпис і дату отримання копії до виготовлення копії, це є недопустимим.

Ксерокопія набуває юридичної сили лише після її засвідчення. Вона повинна містити напис “Згідно з оригіналом”, назву посади, особистий підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали та прізвище, а також у правому куті відмітку “Копія”.

Чи обов’язково проставляти штамп “Копія” у правому верхньому куті копії наказу про звільнення? Чи має цей реквізит юридичну силу?

Якщо у правому верхньому куті не буде штампа або позначки “Копія”, документ не буде вважатися копією наказу про звільнення. Цей реквізит вказує, що з оригіналу виготовлена копія документа.

Відсутність напису “Згідно з оригіналом” та відмітки “Копія” на копії дає підстави вважати її незасвідченою. Ця позиція викладена у постанові ВСУ від 08.05.2019 року у справі № 160/7887/18.

Чи може бути копія наказу без підпису директора?

Якщо директор не підписав наказ про звільнення, то з юридичної точки зору такого наказу не існує.

Розпорядчий документ (наказ, розпорядження) набирає чинності з моменту його підписання і реєстрації, якщо в тексті не встановлено інші строки (п. 10 гл. 9 р. ІІ Правил № 1000/5). Таким чином, без підпису керівника документ не набирає чинності і не може бути підставою для звільнення працівника. Без належно оформленого оригіналу наказу неможливо виготовити копію.

Це питання можна вирішити, надавши повноваження щодо підписання кадрових документів заступнику керівника чи іншій особі на період відсутності керівника. Для цього можна видати окремий наказ про наділення повноваженнями чи передбачити такі повноваження у посадовій інструкції іншого працівника. Часто такі питання регламентуються в Інструкції з діловодства.