Як правильно табелювати вихідні у відрядженні: актуальні поради для роботодавців

Тема табелювання вихідних під час відрядження часто викликає запитання у роботодавців та працівників. Оскільки нормативні акти не завжди чітко регулюють ці ситуації, важливо розуміти, як правильно діяти, щоб уникнути помилок. Розглянемо основні проблеми та рішення, що допоможуть забезпечити правильний облік робочого часу і оплату праці у відрядженні.

📍 Приклад 1: Відсутність чіткого регулювання у ПВТР

Помилка: У Правилах внутрішнього трудового розпорядку (ПВТР) не визначено, чи потрібно працівникам виходити на роботу у день вибуття у відрядження та прибуття з нього.

Рішення: Це питання варто чітко прописати у ПВТР, а також у Положенні про направлення у відрядження. Можна передбачити:

• Невихід працівника на роботу у дні вибуття та прибуття.
• Якщо працівник вирушає у відрядження пізно ввечері (наприклад, о 20:00-24:00), він має бути на роботі до відправлення. Якщо ж прибуває до 8:00 ранку — теж.

📍 Приклад 2: Неправильне формулювання у ПВТР

Помилка: У ПВТР зазначено, що дні вибуття у відрядження й прибуття з нього є робочими днями і оплачуються як звичайні робочі дні.

Проблема: Таке формулювання не відповідає вимогам статті 121 КЗпП. Оплата днів відрядження має бути прописана у Положенні про оплату праці.

Рішення: У ПВТР і Положенні про відрядження потрібно вказати, що дні вибуття і прибуття є днями відрядження й оплачуються у такому ж порядку, як і інші дні відрядження.

📍 Приклад 3: Вихідні дні під час відрядження

Помилка: У ПВТР прописано, що за вихідні дні, коли працівник вибуває у відрядження або прибуває з нього, надаються інші дні відпочинку, але ці дні не оплачуються.

Проблема: У такому випадку не буде виконано місячну норму робочого часу, що порушує гарантії статті 121 КЗпП.

Рішення: У ПВТР можна передбачити надання інших днів відпочинку за дні вибуття і прибуття у вихідні. Проте у Положенні про відрядження та оплату праці потрібно чітко зазначити, що ці дні оплачуються так само, як і інші дні відрядження.

📍 Приклад 4: Табелювання робочих днів у відрядженні

Помилка: Дні вибуття у відрядження і прибуття з нього у табелі обліку робочого часу позначають як робочі дні «Р» з 8 годинами.

Проблема: Через таке позначення бухгалтер може оплатити ці дні, як звичайні робочі, навіть якщо інші дні відрядження оплачені за середнім заробітком, що може викликати питання у податкових органів.

Рішення: У табелі обліку робочого часу дні відрядження слід позначати як «ВД» з 8 годинами, а якщо це робота у вихідний день — «ВД/ВР» з позначенням «8/8». Це важливо зафіксувати у Положенні про табельний облік.

📍 Приклад 5: Вихідні дні у відрядженні, коли працівник не працював

Помилка: Вихідні дні у відрядженні, коли працівник не працював, позначають у табелі як «ВД» з 8 годинами.

Проблема: Виникає питання, чи потрібно оплачувати ці дні або надавати інший день відпочинку.

Рішення: Якщо це вихідний день у відрядженні, табелювати його потрібно як «ВД» без зазначення годин. У ПВТР і Положенні про відрядження слід чітко прописати, що такі дні не оплачуються і інші дні відпочинку за них не надаються. Однак добові виплачуються, а витрати на найм житла компенсуються.

Щоб уникнути помилок і непорозумінь під час табелювання та оплати робочого часу у відрядженні, важливо чітко регламентувати ці процеси у внутрішніх документах підприємства. Це забезпечить правильне і своєчасне виконання норм трудового законодавства.