Як правильно внести зміни до трудової книжки при зміни прізвища?
Працівниця вийшла заміж і змінила прізвище. Як внести зміни до трудової книжки? Приклад, зразок запису – саме для вас.
Хто вносить запис про зміну П. І. Б.
Запис про зміну прізвища, імені або по батькові вносить роботодавець за останнім місцем основної роботи працівника. Це передбачено п. 2.13 Інструкції № 58.
Дві ситуації:
| Де зберігається трудова | Хто ініціює внесення змін |
|---|---|
| 📄 У працівника | За його вимогою — усною або письмовою (наприклад, через заяву). |
| 🗂️ На підприємстві | Це обов’язок роботодавця, навіть якщо працівник не звертався. |
Як вносити зміни до трудової книжки
- На титульному аркуші:
- закресліть старе П. І. Б. однією лінією (без замазування!);
- впишіть нові дані, щоб попередні залишалися читабельними.
- На внутрішньому боці обкладинки:
- зробіть посилання на документ-підставу (паспорт, свідоцтво про шлюб/розірвання, зміну імені);
- зазначте назву документа, його номер, дату видачі та орган, який його видав;
- завірте підписом відповідальної особи і печаткою (за наявності).
- Якщо є вкладиш до трудової — внесіть зміни аналогічно.
📌 Приклад:
«Прізвище Василенко змінено на підставі свідоцтва про шлюб серії НОМЕР, виданого Відділом ДРАЦС м. Києва 05.10.2025».
Зміни у Книзі обліку руху трудових книжок
Якщо трудова книжка зберігається на підприємстві, оновити слід і Книгу обліку руху трудових книжок.
Алгоритм дій:
- Закресліть старі дані (прізвище, ім’я, по батькові).
- Впишіть нові П. І. Б. працівника.
- На полях Книги зробіть короткий запис із зазначенням документа-підстави (як у трудовій книжці).
💡 Таку ж позицію висловлювало Мінсоцполітики у листі від 04.07.2016 № 227/06/186-16.
📒 Працівник змінив прізвище, ім’я чи по батькові: як діяти кадровику
📒 Працівниця змінила прізвище: дії кадровика та бухгалтера
Чи потрібно повторно подавати сканкопії трудової до ПФУ
❌ Ні, повторно подавати сканкопії через кабінет страхувальника не потрібно.
Відповідно до п. 6 Порядку № 11-1, повторне подання відомостей здійснюється лише у випадках:
- виправлення неправильного чи неточного запису про періоди роботи після 01.07.2000;
- створення помилкового електронного запису у кабінеті страхувальника або застрахованої особи.
Тобто зміна П. І. Б. не є підставою для повторного подання відомостей про трудову діяльність.
Як оновлюється інформація у ПФУ
Щоб Пенсійний фонд знав про нові дані працівника:
- Працівник може самостійно подати заяву через особистий кабінет на порталі ПФУ:
- заповнює анкету для зміни персональних даних у Реєстрі застрахованих осіб;
- прикріплює сканкопію паспорта з новими даними та документ-підтвердження (свідоцтво про шлюб тощо).
- Роботодавець оновлює інформацію в об’єднаній звітності (додаток Д1) за той місяць, коли було видано наказ про зміну персональних даних.
📍 Додаток Д5 для цього не подається.
Висновок
Зміна П. І. Б. працівника фіксується лише у трудовій книжці та Книзі обліку руху. Повторно сканувати документи до ПФУ не потрібно. Оновлення інформації про особу відбувається через електронний кабінет працівника та об’єднану звітність роботодавця.
