Як заповнити особову картку працівника?

Як правильно заповнити особову картку працівника (типова форма № П-2)?

Типова форма цього документа № П-2 затверджена наказом № 495. Для держслужбовців наказом Нацагентства з питань держслужби від 19.05.2020 № 77-20 затверджена спеціальна форма особової картки.

Також читайте статтю Особова картка працівника НЕ обов’язкова

Особова картка заповнюється на кожного працівника, з яким укладено трудовий договір, незалежно від виду зайнятості – постійної, тимчасової, сезонної або за сумісництвом. Заповненням цієї документації, як правило, займається кадрова служба підприємства.

Заповнення особової картки

Оформлення особової картки (форма № П-2) здійснюється в одному примірнику на основі інформації, отриманої від працівника, та відповідних документів, зокрема:

• паспорта;
• реєстраційного (ідентифікаційного) номера;
• трудової книжки або витягу з Реєстру застрахованих осіб;
• військово-облікового документа (військового квитка, посвідчення про приписку, тимчасового посвідчення військовозобов’язаного);
• документа про освіту;
• інших документів, які дозволено вимагати відповідно до законодавства.

У разі зміни персональних даних працівника (наприклад, зміни освіти, прізвища, сімейного стану тощо) відповідні зміни обов’язково вносяться до картки.

Взаємозв’язок особової картки та трудової книжки

Згідно з п. 2.5 Інструкції № 58, кожен запис у трудовій книжці щодо прийняття на роботу, переведення чи звільнення має бути підтверджений підписом працівника в особовій картці. Сьогодні облік трудової діяльності ведеться в електронному форматі, а внесення записів у трудову книжку здійснюється лише на вимогу працівника або якщо вона зберігається на підприємстві. Однак, навіть у разі відсутності запису в трудовій книжці, працівника слід ознайомлювати під підпис із відповідною інформацією в особовій картці.

🚨Важливо! Будь-які зміни в особовій картці без відома працівника заборонені.

Зберігання особових карток

Документи групуються за структурними підрозділами підприємства згідно зі штатним розписом, а в межах підрозділу – в алфавітному порядку.

Окремо ведуться особові картки військовозобов’язаних працівників. Відповідно до ч. 5 ст. 34 Закону № 2232, військовому обліку підлягають:

• призовники;
• військовозобов’язані;
• резервісти.

Групування військовозобов’язаних

Відповідно до п. 27 Порядку № 1487 картки первинного обліку зберігаються у виконавчих органах сільських, селищних, міських рад в алфавітному порядку за такими групами:

1️⃣ картки первинного обліку військовозобов’язаних та резервістів офіцерського складу;

2️⃣ картки первинного обліку військовозобов’язаних та резервістів рядового, сержантського та старшинського складу;

3️⃣ картки первинного обліку призовників;

4️⃣ картки первинного обліку військовозобов’язаних та резервістів з числа жінок.

Підприємства-роботодавці ведуть облік у списках персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 5 до Порядку № 1487).