Як зберігати ПН та РК та в якій формі надавати їх перевіряючим?

Як правильно зберігати податкові накладні та розрахунки коригування і в якій формі надавати їх контролюючим органам під час перевірки?

❓Бухгалтери часто стикаються з питаннями:

• Як правильно зберігати електронні податкові накладні та розрахунки коригування?
• У якій формі надавати їх податківцям під час перевірки?

Роз’яснюємо вимоги ПКУ, Порядку № 1307 та Закону № 851.

Нормативна база

Норма	Суть
Порядок № 1307 (п. 2)	ПН та РК складаються в електронній формі із накладенням КЕП уповноваженої особи.
ПКУ (п. 44.3 ст. 44)	ПН та РК, зберігаються мінімум 1095 днів з дати подання податкової звітності.
ПКУ (п.п. 20.1.2 ст. 20)	Контролери мають право отримувати роздруковані засвідчені копії ПН та РК, що пов’язані з предметом перевірки.
Закон № 851 (ст. 13)	Електронні ПН та РК зберігайте на електронних носіях у формі, яка дає змогу перевірити їх цілісність.

Як зберігати електронні ПН та РК?

Форма зберігання:

• Електронна, із збереженням накладених КЕП.
• На електронних носіях інформації.
• У форматі, що забезпечує цілісність даних (включаючи метадані, КЕП).

⏳ Строк зберігання: не менше 1095 днів (3 роки) з дати подання звітності, до якої такі ПН і РК уключено.

Як надавати ПН і РК при перевірці?

Дія	Вимоги
📂 Надання копій	Електронні ПН та РК надавайте або для перегляду в електронному вигляді або у вигляді роздруківок, засвідчених підписом посадової особи платника та печаткою (за наявності).
🖥️ Доступ до носіїв	Під час перевірки контролюючому органу необхідно надати доступ до електронного носія, на якому зберігаються ПН і РК.
📑 Форма документів	Оригіналом ПН та РК є електронний примірник з КЕП. На роздруківках має бути вказано, що вони є копіями е-документів.

Висновки

1. ПН та РК мають зберігатися в електронній формі не менше 1095 днів.
2. Електронні документи зберігають на носіях, що забезпечують перевірку цілісності.
3. При документальній перевірці надайте:

• Електронний доступ до ПН/РК;

          за вимогою:

• Засвідчені паперові копії (з підписом і печаткою).

👆 Консультація з категорії 101.16 ЗІР ДПС
Який порядок зберігання податкових накладних та розрахунків коригування до податкових накладних, складених в електронній формі, для їх надання контролюючим органам під час проведення перевірки?