Як зробити та засвідчити копію наказу: інструкція

Копію наказу (наприклад, про звільнення працівника) слід правильно оформити та засвідчити. Як це зробити? Даємо алгоритм дій.

📖 Також читайте статтю Як правильно оформити копію наказу про звільнення працівника

Копію наказу оформлюйте відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.

‼️Для набуття такою копією юридичної сили її треба засвідчити.

Відповідно до п. 2 гл. 11 розділу ІІ Правил юридична особа має право засвідчувати копії документів, що створюються в ній, за винятком копій документів, які відповідно до законодавства потребують засвідчення в нотаріальному порядку. Право засвідчувати копії та витяги зазвичай надається певним посадовим особам підприємства (директору, заступнику, керівнику кадрової служби) відповідними внутрішніми розпорядчими документами.

 Загальні вимоги до змісту копії наказу

Копія наказу повинна відтворювати текст його оригіналу дослівно. Зокрема, копія має містити:

• назву установи;
• дату та номер наказу;
• назву наказу;
• повний текст наказу – з обов’язковим посиланням на підстави, зокрема, звільнення працівника;
• посаду, прізвище та ініціали посадової особи, яка підписала наказ (без самого «живого» підпису).

На лицьовому боці копії наказу зазначте слово «Копія».

Як підприємство засвідчує копію наказу

У нижній частині паперової копії зробіть напис про засвідчення, який складається з наступних складових:

• напис «Згідно з оригіналом»;
• посада, прізвище та ініціали уповноваженої посадової особи, яка засвідчила копію наказу та її «живий» підпис;
• дата засвідчення копії наказу;
• відбиток печатки підприємства (якщо підприємство її застосовує) або відповідного структурного підрозділу. Допускається печатка відділу кадрів, або окрема – «Для копій».

Висновки:

1. Підприємство має право створювати та засвідчувати копії тільки своїх внутрішніх документів, зокрема, з кадрових питань.
2. Копія не містить «живого» підпису чи факсиміле керівника, який підписав оригінал наказу.
3. Виправляти чи додатково коментувати оригінальний зміст наказу в його копії заборонено.