Які заяви працівника треба зберігати в особовій справі?
Особова справа працівника: які заяви треба зберігати в ній, а які не потрібно. Зокрема, про прийняття, про звільнення, про відпустку тощо.
Що входить до особової справи працівника
Ведення особових справ регламентує Наказ Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1 000/5 «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів»
Згідно з п. 12 глави 2 розділу IV Правил № 1000/5, в особових справах групуються документи, що відображають трудові відносини працівника в хронологічному порядку.
До особової справи включають
- 🟢 заяву про прийняття на роботу;
- 🟢 заяву про переведення на іншу посаду чи роботу;
- 🟢 заяву про звільнення з роботи.
Також можуть зберігатися: копії наказів з особового складу, копії паспортів, трудових книжок, довідки, характеристики, автобіографії тощо — залежно від внутрішнього положення підприємства.
Які заяви не належать до особової справи
🚫 Заяви про:
- відпустку,
- відрядження,
- соціальні відпустки,
- відпустки без збереження зарплати
тощо не включаються до особової справи, оскільки вони належать до документації з обліку використання робочого часу.
Такі документи зберігаються окремо відповідно до Переліку типових документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (стаття 515).
📚 Строк зберігання заяв про відпустки:
1 рік — після закінчення календарного року, за який вони складалися, після чого документи можуть бути знищені в установленому порядку.
Як організувати зберігання правильно
| Вид заяви | Де зберігати | Строк зберігання |
|---|---|---|
| 🟢 Заява про прийом на роботу | Особова справа працівника | 75 років (разом із справою) |
| 🟢 Заява про переведення | Особова справа | 75 років |
| 🟢 Заява про звільнення | Особова справа | 75 років |
| ⚪ Заява про відпустку | Окрема справа «Заяви про надання відпусток» | 1 рік |
| ⚪ Заява про відрядження | Справа «Відрядження працівників» | 1 рік |
| ⚪ Заява про відпустку без збереження зарплати | Справа «Соціальні відпустки» | 1 рік |
Додатково: як групувати документи в особовій справі
Особова справа формується з моменту прийняття працівника і ведеться до дня його звільнення.
Документи в ній групуються в хронологічному порядку.
Після звільнення працівника справа підлягає архівному зберіганню 75 років.
🗂️ Особова картка працівника П-2: правила 2025
🗂️ Особова картка працівника не обов’язкова: думка Мінекономіки
Висновок
- ✅ У особову справу включаються заяви про прийняття, переведення, звільнення.
- 🚫 У особову справу не включаються заяви про відпустки, відрядження, соціальні відпустки — вони зберігаються окремо 1 рік.
- 📎 Всі документи мають бути систематизовані та підшиті у порядку надходження.
